۱.
با کاربرد کامپیوتر در تنظیم مدارک، نیاز فوری به حل مسائل نمایه سازی و رده بندی بیش از پیش احساس می شود، دلایل این امر کاملا آشکار است: فهرست نویسی و رده بندی تا زمانیکه فقط برای تنظیم کتابهای کتابخانه بکار میرفت اگر به همان شیوه ای تنظیم می شد که متخصص به موضوع تخصصی خود نگاه میکرد اشکالی ایجاد نمی شد، چنین متخصصی اگر قفسه ها به دقت نشانه گذاری شده بود بیابد با یک نظر می توانست امهاتی را که در زمینه تخصصی اش نوشته شده بود بیابد و با موفقیت در میان کتابهای بسیاری بجستجو بپردازد و احتمالاً نوشته مورد نظرش را هم بیابد. اغلب فراموش می شود که عنوان یک کتاب کاملا معرف محتوای آن نیست و محتوای اطلاعاتی یک قفسه کتاب، بسیار زیاد است.
۲.
با مخفف (CA) نشریه ای است هفتگی بزبان انگلیسی منتشر میشود. این نشریه از بیش از 12000 مجله علمی در زمینه شیمی خالص، مهندسی شیمی و صنایع وابسته به آن، چکیده تهیه میکند، همچنین چکیده مدارک متعددی از قبیل گزارشهای فنی، کنفرانسها، رساله ها، کتابها و سمپوزیم ها در آن درج میگردد CA مهمترین مرجع بازیابی اطلاعات در زمینه شیمی و علوم وابسته است و از نظر شمول بر جنبه های مختلف شیمی و داشتن فهرست های مختلف یک مرجع کامل و جامع است و میتواند بعنوان ماخذی جهت تحقیقات جاری(Current Awarness) و نیز مسائل گذشته (Retrospective) مورد استفاده قرار گیرد. این نشریه از سال 1907 انتشار یافته است و جانشین نشریه ای بنام: (Review of American Research) است. هر شماره از نشریه CA از دو قسمت چکیده و فهرست تشکیل شده است. در زیر هر یک از این دو قسمت تشریح میگردد.
۳.
از مدتها پیش برای شناخت نشریه ادواری نیاز به یک نشانه (Code) مختصر و منحصر بفرد استاندارد شده ای که بتواند بجای اطلاعات کتابشناسی آن بکار رود احساس میشد. بر این اساس طرح SSN بوسیله کمیته Z39 مؤسسه استانداردهای ملی آمریکا (ANST) که وظیفه اش استاندارد کردن امور کتابداری، اطلاع رسانی و امور وابسته به انتشارات در سطح ملی است، آماده شد. لیکن مبادله اطلاعات نشریات ادواری در سطح جهانی بین سیستم های کامپیوترهای سازمانهای مختلف، به یک نشانه استاندارد شده بین المللی نیاز داشت. نشانه ای که الزاماً باید از اعداد تشکیل میشد. زیرا که یک الفبای واحد مورد استفاده این سازمانها نبوده و نیست.
۴.
رکزهای اطلاع رسانی و دکومانتاسیون به شیوه هائی علمی نیاز دارند تا بتوانند مفاهیم را بسادگی و وضوح بازنمایند و با مشخص کردن روابط این مفاهیم به آنها انتظام دهند. با استفاده از این شیوه ها و نظارت اصطلاح شناسانه بر مفاهیم می توان نظام تحلیل، رده بندی، مدرک یابی مؤثر و کم خرجی را در دستگاههای دکومانتاسیون ابداع کرد. در بسیاری از کشورها، بنگاه ها باقتضای مقصود خود یا واژه نامه هائی گردآوری کرده اند یا در کار این گردآوری هستند. واضح است که در انتقال اطلاع نیازمند مجموعه قواعد استاندارد شده ای هستیم تا بر اساس آنها بتوانیم واژه نامه بسازیم. رهنمودهای این استاندارد بین المللی از جهات زیر میتواند مفید باشد:
۵.
سمینار ارزشیابی مدیریت علمی کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با شرکت 52 نفر که اکثر آنها از کشورهای عضو ناتو بودند از 22 مرداد تا 7 شهریور در دانشگاه بریستول تشکیل گردید. موضوع اصلی این جلسات ارزشیابی و مدیریت علمی کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی در ارتباط با کاربرد خدمات کامپیوتری و سیستم های مکانیزه شده در این قبیل مراکز بود.
