بازیابی اطلاعاتِ مدارک در نظامهای نمایه سازی همارا و کامپیوتری, مستلزم آن است که مفاهیم حوزه های فعالیت به درستی شناخته شوند و ذخیره اطلاعات و نمایه سازی مدارک به شیوه کامپیوتری, به زبان ارتباطی واحد یعنی مجموعه اصطلاحات نظام یافته متکی باشد. در این مرحله, تثبیت اصطلاحات و مفاهیم علمی – فنی و یافتن معادلهای فارسی برای واژه های خارجی, تدوین واژه هاو اصطلاحنامه های گوناگون فارسی بمنظور آموزش و گسترش علوم وفنون جهت استفاده در کار نمایه سازی از سویی و ذخیره و بازیابی اطلاعات از سوی دیگر از اهمیت ویژه ای برخوردار است. بر این اساس مرکز اطلاعات و مدارک علمی بعنوان اولین گام, درصدد ترجمه اصطلاحنامه کلان نظام مبادله اطلاعات در زمینه سیاستهای علمی و فنی (SPINES) از انتشارات یونسکو برآمد که 8000 توصیفگر در 34 مبحث علمی – فنی است, که در دو بخش به چاپ رسیده است. بخش اول شامل متن اصلی به زبان فارسی بهمراه معادل انگلیسی و بخش دوم شامل فهرست انگلیسی – فارسی توصیفگرها می گردد .