سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، ابزار مدیریت دانش صریح
آرشیو
چکیده
نتیجه اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک و با صرف وقت و هزینه های فراوان فراهم می آیند. این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری ها محسوب می شوند. بنابراین نگهداری و مدیریت صحیح آنها از دغدغه های اصلی هر سازمان به شمار می آید. در این مقاله، پس از بررسی ادبیات مدیریت دانش، اهمیت کدبندی و ذخیره دانش در سازمان ها تشریح شده و سپس با مطالعه سیستمهای مدیریت دانش، سیستم های مدیریت اسناد بعنوان بخشی از سیستم مدیریت دانش در سازمان که وظیفه اکتساب، سازماندهی و اشتراک دانش در سازمان را بر عهده دارند، معرفی می شود. در ادامه به تشریح روشی گام به گام جهت طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در سازمان ها پرداخته خواهد شد. از ویژگی های روش پیشنهادی می توان به طبقه بندی اسناد بر اساس ساختارهای درختی متفاوت مانند ساختار سازمانی، نوع اسناد و ماهیت پروژه ها اشاره نمود. همچنین در روش پیشنهادی الگویی کارآمد جهت کد گذاری اسناد فنی ارائه گردیده است. نتایج حاصل از پیاده سازی شیوه معرفی شده در معاونت مهندسی و توسعه شرکت آب و فاضلاب استان البرز حکایت از کارایی این روش دارد.Electronic document management system (EDMS); Explicit knowledge management tools
In any organization, by spending much time and money, the results of thoughts, activities, and actions are obtained in form of documents. These documents contain valuable information and experiences which have important role in elevating the organizational goals, and are considered as one of the important management tools in preparing administrative programs and decisions. Therefore, the main concern of any organization is to maintain and manage its documents properly. In this article, we describe a step by step method for designing and implementing an electronic management system of the organizations' documents. The documents' classification based on different tree structures, such as organizational structure, document type, and the nature of the projects, is among the characteristics of the proposed method. In order to code the technical documents, an efficient pattern is also presented. The obtained results from implementing the mentioned method in Assistant Engineering and Development of Alborz Province Water & Wastewater Company are an indication of its efficiency.
تبلیغات
