مقایسه ساختار رسمی و غیررسمی در سازمان ها با استفاده از روش تحلیل شبکه اجتماعی (مقاله علمی وزارت علوم)
درجه علمی: نشریه علمی (وزارت علوم)
آرشیو
چکیده
هدف: ساختار با توجه به اهداف استراتژیک سازمان و فرایندهای شناسایی و تعریف شده طراحی می شود و مبنای طراحی فعالیت ها و ارتباطات کارکنان قرار می گیرد. فرایندها و فعالیت های سازمان ها و شرکت ها نیز، از طریق نقش ها و سمت های سازمانی ای اجرا می شود که بر اساس ساختار و با توجه به دستیابی به اهداف سازمانی، به کارکنان واگذار می شود. اما سؤال مهم این است که ساختار رسمی تا چه اندازه می تواند پاسخ گوی نیازهای ارتباطی مردم و اجرای فعالیت های تفویض شده باشد. این در حالی است که در بسیاری از سازمان ها، به موازات ساختار رسمی، ساختاری غیررسمی نیز شکل می گیرد و بسیاری از فعالیت ها، بر اساس روابط شکل گرفته در ساختار غیررسمی انجام می شود؛ زیرا به دلایل مختلف، کارکنان بعضی سازمان ها مجبورند که از طریق ارتباطات غیررسمی و در قالب تیم های کاری موقت، بخشی از فرایندهای سازمانی را انجام دهند. در واقع، وجود ساختار غیررسمی در بسیاری از سازمان ها اجتناب ناپذیر است. حال که از وجود ساختارهای غیررسمی در سازمان ها گریزی نیست، بهتر است سازمان ها با علم به این موضوع و با دیدی روشن، این ساختارها را مدیریت کنند. موضوع اصلی، نظارت بر ساختار غیررسمی و مدیریت صحیح این ساختار و روابط ناشی از آن است. سنجش میزان تشابه و تفاوت ساختارهای رسمی و غیررسمی سازمان، از اهداف این پژوهش است. روش: ساختار رسمی، از نمودار سازمانی استخراج شده است. ساختار غیررسمی، مبتنی بر ثبت اطلاعات و اطلاعات موجود در منابع و پایگاه های مختلف است. گزارش هایی از رویدادهای ناشی از تعاملات کاری افراد، در فرایند انتخاب تأمین کننده از یک شرکت پروژه محور، در یکی از پروژه های ساختمانی پیچیده جمع آوری شد و به کمک روش تحلیل شبکه های اجتماعی، از این داده ها به عنوان یک شبکه غیررسمی استفاده شد. میزان تشابه و تفاوت ساختار رسمی و غیررسمی شرکت، از طریق معیارهای شبکه اجتماعی و شاخص رند سنجیده شد. یافته ها: بر اساس اطلاعات به دست آمده در فرایند یادشده، کارگروه ها یا جوامع غیررسمی ناشی از تعاملات واقعی افراد شناسایی و تجزیه وتحلیل شد. این جوامع بر اساس ساختار سلسله مراتبی سازمان با اداره ها و واحدهای رسمی مقایسه شدند. با استفاده از شاخص رند، شباهت این دو ساختار 76/0 درصد برآورد شد. این روش می تواند مبنایی برای مقایسه ساختار رسمی و ساختار واقعی شرکت ها باشد. درجه شباهت یا تفاوت ایدئال بین این دو ساختار، بسته به ماهیت، فرهنگ و مأموریت هر شرکت، متفاوت است. نتیجه گیری: استفاده از این روش و شناسایی و تحلیل علل تفاوت های این دو گروه از ساختارهای ارتباطی، می تواند به سازمان ها کمک کند تا ساختارهای خود را بهبود بخشند، آن ها را چابک تر کنند و برخی کاستی های ساختاری را جبران کنند. با استفاده از این روش تحلیل و مقایسه نتایج در این دو گروه، می توان ساختار سازمانی را بررسی کرد، کارگروه ها و تیم های مؤثر را تقویت کرد، از ارتباطات مؤثر حمایت کرد و حتی، از ضعف ارتباطات پیشگیری کرد.Comparison of Formal and Informal Structures in Organizations Using the Social Network Analysis
Objective
Organizational structures are purposefully crafted around the strategic objectives of companies, incorporating well-defined processes that serve as the foundation for employee activities and communication. The processes and activities of organizations and companies are implemented through organizational roles and positions that are assigned to employees based on the structure and goals. However, the crucial question lies in how effectively official structures can address people's communication needs and facilitate the implementation of activities. Within numerous organizations, an informal structure emerges in parallel to the official hierarchy, leading to the execution of various activities based on the relationships established within this informal framework. Because of various reasons, employees in some organizations are forced to carry out organizational processes through informal communication and in temporary work teams. The presence of an informal structure in numerous organizations is an unavoidable phenomenon. However, the primary concern lies in effectively monitoring and appropriately managing this structure and the relationships that arise from it. This study mainly seeks to measure the degree of similarity and difference between the formal and informal structures of the organization.
Methods
In the present study, the official structures were extracted based on the organizational chart. The informal structures were based on data logs and information from different sources and bases. Reports of events taking place via the work interactions of people in the process of supplier selection in a project-oriented company were collected in one of the complex construction projects. The gathered data was used as an informal network using the social network analysis method. The degree of similarity and difference between the formal and informal structure of the company was measured through social network criteria and the Rand index.
Results
Based on the information obtained, the informal working groups or communities resulting from the real interactions of people were identified and analyzed. Also, these communities were compared with departments and formal units based on the hierarchical structure of the organization. In addition, by using the Rand index, the similarity of these two structures was estimated to stand at 0.76%. This method can be a basis for comparing the official structure and the real structure of companies. The ideal degree of similarity or difference between the two structures varies depending on the nature, culture, and mission of each company.
Conclusion
Using this method and identifying and analyzing the causes of the differences between these two groups of communication structures can help organizations improve their structures, make them more agile, and compensate for some structural deficiencies. By using this way of analyzing and comparing the results in these two groups, it is possible to examine the organizational structure, strengthen effective working groups and teams, support effective communication, and even prevent weak communication.
تبلیغات
