علی رضاییان

در حین طراحی برنامه ، مختصاتی ایجاد می شود که برنامه نویسان را در ساختن برنامه برای سیستم ،و در حین مرحله استقرار آن هدایت خواهد کرد. روشن است که مختصات خوب به مجموعه ای برنامه خواهد انجامید که خواسته های کاربر از سیستم را برآورده ساخته و نگهداری آن نیز آسان خواهد بود. طراحی برنامه نظام یافته مجموعه ای از فنون ، خط مشی ها و روشی برای کدگذاری و ازمایش برنامه است و نگهداری سیستم را با کاهش پیچیدگی برنامه آن آسانتر می سازد. طراحی نظام یافته پیچیدگی برنامه ها را با شکستن آنها به اجزای کوچکی به نام سلول کاهش می دهد . درحالت مطلوب هر سلول برنامه باید وظیفه یا فعالیت متفاوتی را انجام دهد و آن وظیفه را مستقل از سایر سلولهای نسبتاً ساده که کد گذاری ، آزمایش و نگهداری آنها ساده تر از چند برنامه بزرگ و پیچیده در طراحی سیستم معمولی است به انجام برساند . فنونی که برای طراحی برنامه نظام یافته بکار گرفته می شود ، نمودار ساخت و زبان تعریف برنامه است . نمودار ساخت این امکان را فراهم می سازد که فهرستی از رئوس مطالب برنامه با ذکر سلولها و چگونگی اتصال آنها با یکدیگر ایجاد شود . زبان تعریف برنامه قوانینی برای ارزیابی پیچیدگی مدلها به عنوان نمودار ساخت و زبان تعریف برنامه برای هر یک از برنامه ها فراهم می آورد. شکل شماره یک فرایند طراحی برنامه را به طور خلاصه نشان می دهد . ورودیهای فرایند طراحی نمودار جریان اطلاعات (DFD) ، رویه های کاربر ، مشخصات پایگاه اطلاعات و تعامل و ذخیره طراحی یا فرهنگ اطلاعات است و خروجیهای آن نیز عبارت است از فرهنگ اطلاعات و مشخصات برنامه برای هر سلول ، نمودارهای جریان شغل ، سلولهای بار ، استراتژی کد گذاری و ازمایش برای سلولهای برنامه . ممکن است این سؤال به ذهن شما خطور کند که چرا کدگذاری و ازمایش برنامه ها به طور مستقیم از روی نمودار جریان اطلاعات صورت نمی پذیرد تا بدینوسیله نیاز به استفاده از نمودار ساخت و زبان تعریف برنامه پیش نیاید. در پاسخباید گفت نمودار جریان اطلاعات ، شرحی از سیستم را ارائه می دهد که کاربران بتوانند بر اساس آن میزان شناخت خواسته های خود را به وسیله طراحان سیستم مورد ارزیابی قرار دهند. نمودار جریان اطلاعات ، اطلاعاتی را تشریح می کند که مربوط به ورودی سیستم ، خروجی سیستم و چگونگی فرایند تبدیل ورودی به خروجی است . به هر حال شرح اطلاعات شامل اطللاعاتی که برای کنترل فرایند برنامه های کامپیوتری ضروری است نمی شود. اطلاعات تفضیلی طراحی مانند ویژگیهای پایگاه اطلاعاتی ، خطاهای پیام و شرایط پایانی هر پرونده در نمودار جریان اطلاعات ذکر نمی شود. « نمودار ساخت » و « زبان تعریف برنامه » راه هایی را بیان اطلاعات فراهم می اورند و بنابراین برای طراحی برنامه بکار می رود. شکل شماره 2 فرایند طراحی برنامه برای سیستم پیگیری سفارش شرکت عدالت گستر را نشان می دهد . به عنوان نخستین گام ، برنامه « ایجاد صورتحساب » با استفاده از نمودار جریان اطلاعات آن فراهم می شود ( شکل شماره 3 ) و نخستین پیش بینی « نمودار ساخت » ایجاد برنامه در شکل شماره 4 آمده است .

هر تحلیلگری پیش از هر گونه تلاشی برای تعیین نیازهای سازمان به سیستم های مدیریت باید سازمان را به درستی بشناسد . در این مقاله برای شناخت محیط سازمانی سیستمهای مدیریت از دو شیوه استفاده می شود که عبارتند از : الف – عوامل حیاتی موفقیت: در این شیوه چگونگی استفاده از روش عوامل حیاتی موفقیت در معرفت پذیری نسبت به سازمان و نیازهای آن نشان داده می شود. ب – نمودار محتوایی : این نوع نمودار برای معرفت پذیری نسبت به نقش سیستم پیشنهادی در سازمان بکار گرفته می شود . این روشها در تعیین مجموعه نیازهای مقدماتی و مرزبندی خرده سیستمها به آدمی کمک می کنند.

شنود مؤثر ، مهارت ارتباطی بسیار مهم و فوق العاده دشواری است . شاید فراموش شده ترین فرایند در ارتباطات متقابل شخصی همین موضوع باشد. برخی از خبرگان ارتباطات بر این باورند که شنود مؤثر ، سنگ بنای مهارت ارتباطی مدیران امروزی است . مطالعات گوناگون نشان می دهد که مدیران 45 تا 63 درصد از وقتشان را صرف شنود می کنند . برآوردها نشان می دهد که مدیران 9 درصد روز کاری خود را به خواندن ، 16 درصد به نوشتن ، 30 درصد به گفتگو و 45 درصد را به گوش کردن می گذرانند ( نمودار شماره 1) نمودار شماره 1 – تقسیم اوقات مدیر مدیر باید شنونده خوبی باشد؛ برای مثال هنگامی که می خواهد بر اساس روش قیاسی مستقیم از فکر دیگران بهره گیرد یا هنگامی که مصاحبه می شود ، ارزیابی می کند یا خود مورد ارزیابی قرار می گیرد ، هنگام جمع آوری اطلاعات ، تلفنی حبت کردن ، و یا رفع اختلاف میان کارکنان و شرکت در جلسات آنان ، در همه این موارد مهارت شنود است که مدیر را یاری می کند . اگرچه آدمی زمان زیادی را صرف شنود می کند ولی باید توجه داشت که بسیاری از مسایل وجود دارد که نیازمند شنود مؤثر است. شنودن با شنود مؤثر تفاوت دارد. بسیاری از مردم تنها می شنوند ولی گوش نمی دهند ؛ مدیر موفق کسی است که علاوه بر چیزهایی که می شنود با گوش دادن درست یا شنود مؤثر ، اطلاعات دقیقتری را که برای تصمیم گیری و حل مسأله نیاز دارد جمع آوری کند یا به فکرها و مفاهیم جدیدی دست یابد که هرگز بخودی خود نمی توانست فکرش را هم بکند . آدمی با مهارت شنود مؤثر می تواند دیگران را بهتر بشناسد و بهتر به خواسته هایشان پاسخ دهد و حتی همکاری بیشترشان را جلب نماید . با این همه مطالعات در زمینه تمرین مهارتهای ارتباطی نشان می دهد که بیشتر افراد نیازمند پرورش مهارت شنود مؤثر هستند زیرا هیچکس تمرینی در این زمینه نمی بیند( نمودار شماره 2). نمودار شماره 2- تمرین مهارتهای ارتباطی برای یک فرد معمولی اکنون که به اهمیت فوق العاده شنود به اختصار توضیح داده شد ، نخست تعریفی از شنود مؤثر ارائه می شود و آنگاه به چرایی دشوار بودنش برای بیشتر افراد پرداخته شد.

باورهای آدمی در چگونگی کار سیستم عصبی و مغز نقش اساسی دارد هنگامی که آدمی باور ندارد که می تواند کاری را انجام دهد ، پیامهای پی در پی برای سیستم عصبی خود می فرستد که توان او را برایایجاد همان نتیجه محدود ساخته ، یا به کلی از میان می برد. از سوی دیگر در صورتی که آدمی به طور پیوسته پیامهای سازگاری به سیستم عصبی خود بدهد که می تواند کاری را انجام دهد ، آنگاه سیستم عصبی پیام را به مغز می برد تا همان نتیجه مطلوب را ایجاد کند و مغز نیز این امکان را فراهم می سازد . باور را شالوده فضیلت می دانند . باورهای ما روشهای خاص ، منظم و مستمری نسبت به ادراک است . باورهای ما گزینشهای اساسی ماست که ادراکمان را از جهان هستی و تدبیر زندگی نشان می دهد . بنابراین اولین گام برای رسیدن به کمال ، یافتن باورهایی است که ما در جهت نتایج هدایت کند . برای الگوی سازی یک کمال باید از سیتم باوری که به کمال ختم می شود آغاز کرد. بررسیهای انجام شده نشان می دهد که باورهای هفتگانه زیربه آدمیان نیرو می بخشد و آنان را به تلاش و کوشش بیشتر وا می دارد تا به کمالات شایسته خویش دست یابند . البته در این راستا باورهای سودمند دیگری نیز وجود دارد و این باورها را می توان نقطه آغاز محسوب داشت .

از آنجا که موضوع ادراک بر رفتار سازمانی تأثیر بسیار زیادی دارد بررسی و بویژه کاربردهای آن حائز اهمیت بسیار تواند بود. اغلب گفته می شود که « هر کس دنیا را با دیدگان متفاوتی می بیند » ، این عقیده کم و بیش حقیقت دارد، زیرا هر کسی در منظری ایستاده و واقعیتهای پویا و سیال زندگی را از آن دیدگاه می نگرد و منظر آنان است : از نظر گه گفتشان شد مختلف آن یکی دالش لقب داد این الف « مولوی » هنگامی که اشخاص در معرض اطلاعات ، وضعیتها یا رخدادهای واحدی قرار می گیرند اغلب واکنشهای کاملاً متفاوتی از خود نشان می دهند و هر کس مایل است که نظر خودش را درست بداند. بنابراین شناخت رفتار سازمانی بدون شناخت ادراک و چرایی تفاوت دیدگاههای مختلف در برابر مشاهده رخداد واحد امکان پذیر نیست. همچنین وجود چنین تفاوتهای دیدگاهی ، این نکته را نشان می دهد که برخلاف آنچه که شعور متعارف حکم می کند آدمی دنیای اطراف خود را بی پیرایه و مستقیم درک نمی کند یا به دیگر سخن ، آدمی از طریق ادراکات صرفاً نظاره گری انفعالی بر گستره زندگی خود نیست بلکه بازیگری فعال است که فعالانه تصویر یا جلوه ای از دنیای پیرامون خود را از طریق فرایند پیچیده و پویای ذهنی ساخته و بر اساس آن به تدوین برنامه زندگی خود کمک کرده و ایفای نقش می کند . ادراک هر موجودی به اندازه سعه وجودی اوست: عالمش جندان بود کش بینش است بحر چندین ، چشم هم چندیش است « مولوی» این ادراکات نه تنها بر رفتار شخص بلکه بر رفتار دیگران نیز مؤثر است.

کمال مدیریت ، از تعهدی که ویژگی مشترک تمامی مدیران و در بین انسانهایی انجام می دهند که پیوسته اخلاق و رفتار ، میزان تحمل و شیوه هدایت آنان را نظاره می کنند و درنتیجه با مشاهداتشان از ارزشها ، باورها و نگرشهای مدیر تأثیر می پذیرند .

بارها دیده شده است که برخی افراد به خاطر شیوه اعمال مدیریت مورد تحسین و تمجید قرار می گیرند ، ولی دلیل موفقیت این افراد همواره آشکار نیست . الفبای مدیریت را ه را برای پی بردن به رموز موفقیت و کمال مدیریت هموار می سازد.