از آنجا که با افزایش حجم اسناد الکترونیکی مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش، اطلاع رسانی و مدیریت آن ها مطرح می گردد، نویسندگان در این مقاله توجه خود را به استانداردهای مدیریت اسناد الکترونیکی معطوف کرده اند که یکی از ابزار گذار از مرحله مدیریت اسناد سنتی به مدیریت اسناد الکترونیکی است. ابتدا واژه استاندارد تعریف شده، کارکرد هر استانداردی توضیح داده می شود. انواع استاندارد، سازمان های بین المللی استاندارد معرفی و مراحل تدوین استانداردهای بین المللی ایزو توضیح داده می شود. سپس سند تعریف شده، اهمیت و انواع آن بیان می شود. در پایان، مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای اسناد الکترونیکی و چالش های اسناد الکترونیکی تشریح می شود.
تشکیل حکومت صفوی در آغاز قرن دهم هجری با ظهور قدرت ازبکها در ماوراء النهر و گسترش امپراتوری آسیایی عثمانها در غرب قلمرو صفویان، همزمان شد. در این میان سیاستهای مذهبی صفویان در جهت ترویج تشیع به عنوان مذهب رسمی، زمینه مناسبی برای ازبکان و عثمانیهای گسترش طلب فراهم ساخت تا ادعاهای ارضی و سیاسی خود را در پناه اختلافات دینی توجیه کنند. از این روست که در این دوره، در کنار درگیریهای سیاسی و نظامی، ما با انبوهی از نوشته-های رسمی و غیر رسمی علیه سیاستهای مذهبی صفویه و گسترش به اصطلاح ادبیات ردیه نویسی روبه رو هستیم. آنچه در این مقاله بررسی خواهد شد، یکی از مسایلی است که در همین گونه از نوشته ها مطرح شده و در تاریخهای رسمی صفویه در قرن دهم و اوایل قرن یازدهم ه. اطلاعی از آن داده نشده است. ماجرا از این قرار است که شاهان صفوی متهم می شوند به اینکه رعایای خود را ملزم ساخته اند به هنگام بار یافتن نزد شاه، بر او سجده کنند. در این مقاله اطلاعاتی که در منابع دست اول علیه این اقدام و یا در توجیه آن آمده است، مطرح می شود. سپس سعی خواهیم کرد سرنخهایی برای یافتن خاستگاه رسم سجده بر شاه در دربار صفوی بیابیم. در این میان، نظریه ای که در پی تایید آن خواهیم بود، این است که سجده کردن بر انسان در اصل آیینی برای تعظیم شخصیتهای انسانی، در میان ترکان آسیای مرکزی بوده، که قزلباشها آن را از آسیای صغیر با خود وارد دربار صفوی کردند و جزو رسوم باریافتن نزد شاه قرار گرفت.
بی تردید پیروی از الگوی مکتوبات حکومتی، سنتی دیوانی محسوب می شود و به نظر می رسد به طور کلی در انتقال مکتوب به عنوان یک واحد نوشتاری دیوانی از یک مجموعه به مجموعه دیگر، تفاوت هائی به وجود می آید که عمدتاً تحت تاثیر شرایط و محیط فکری، زبانی، و سیاسی ... کاتب متاخر است و این مسئله، به لحاظ آگاهی های تاریخی و نیز دانش سندشناختی با اهمیت است. انتشار مجموعه اوزبکان و پژوهش در مورد موضوع اسناد و مکتوبات آن - که حکایت از تاثیرپذیری این اثر از مجموعه مکتوبات شرفنامه داشت - نویسنده را بر آن داشته است تا باتوجه به آنچه پیش از این گفته شد، به مقایسه و سنجش مکتوبات مشابهی از هر دو مجموعه که در دو دوره متفاوت به رشته تحریر درآمده اند، دست یازد. بدین منظور تلاش می شود به کمیت و کیفیت انتقال مکتوبات و تفاوت های احتمالی هر دو اثر پرداخته شود. برای مقایسه تفاوت های مکتوب اصلی (شرفنامه) با مکتوب اخذ شده (مجموعه اوزبکان) به چهار موضوع تصحیف، جابجائی کلمات، افتادگی و افزودگی، و تغییر پرداخته می شود. نتیجه گرفته می شود که مجموعه اوزبکان 1 مکتوب از شرفنامه نسخه برداری کرده است. نسخه برگردان رویمر برای چاپ شرفنامه (دست کم در این مکتوبات) در بیش تر موارد در مقایسه با مجموعه اوزبکان دارای برتری هائی است. افزون بر این، رونویسی مکتوب نه تنها تحت تاثیر لغزش های کاتب قرار داشته، بلکه محیط فرهنگی، اجتماعی، زبانی و غیره کاتب نیز در مکتوب جدید خود را نشان می دهد. افزودگی ها و عباراتی که در نسخه رویمر (نسخه اساس رویمر، نسخه کتابخانه استانبول است) وجود ندارد، باید مورد مطالعه مجدد و دقت بیش تر قرار گیرد. زیرا معلوم نیست که اضافه های موجود از کاتب جدید است یا افتادگی های نسخه رویمر.
در این مقاله با هدف بررسی چرخه مدیریت اسناد الکترونیکی، چهار مرحله تولید، نگهداری، انتشار، و اداره سوابق (پیشینه ها) شرح داده می شود. پیشن یازهای نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله حفظ زمانب ندی در نگهداشت اسناد، شناسائی و بایگانی اسناد، بازیابی اسناد، انتقال اسناد، و امحای اسناد و همچنین نیازمندی های نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله به وجود آوردن نسخه پشتیبان از اسناد ذخیره شده و ذخیره سازی نسخه های پشتیبان، مورد بحث قرار می گیرد.