مقدمه: ادامه ی حیات در هر سازمانی نیازمند داشتن ارتباطات اداری است که به دو صورت مکاتبات و مکالمات صورت می پذیرد. مکاتبات اداری جزء وظایف هر سازمان می باشد و لازم است مجموعه ای فراهم آید تا بتوان اصول یکنواختی را برای نگارش صحیح نامه ها و صورتجلسه های اداری ارایه داد. در این مقاله سعی شده است روش مناسبی برای راهنمایی کارکنان در تدوین صحیح نامه ها و صورتجلسه های اداری ارایه شود.
روش بررسی: این پژوهش از نوع پژوهش های کاربردی- توصیفی بود که در آن، 410 نامه ی اداری و 55 صورتجلسه رسمی نگاشته شده در طی سال های 89-1386، در دانشگاه های علوم پزشکی همدان و اصفهان، به صورت سرشماری انتخاب و از نظر شیوه ی تنظیم و قواعد نگارش مورد بررسی قرار گرفت. ابزار جمع آوری اطلاعات جدول هایی بود که بر اساس نکات مهم نگارشی تنظیم و روایی آن ها توسط کارشناسان مربوط با چند بار بازنگری تأییدگردید. در نهایت، داده های جمع آوری شده با استفاده از روش های آمار توصیفی (فراوانی و درصد) مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.
یافته ها: در هیچ یک از نامه های اداری و صورتجلسه ها استاندارد ترسیم آرم و محل قرارگیری آن رعایت نشده بود. 63/43 درصد صورتجلسه ها دستور کار جلسه نداشتند و در 45/45 درصد آن ها اسامی حاضران در جلسه قید نشده بود. درخصوص خط فارسی، بیشترین اشتباه مربوط به شیوه ی نوشتن همزه در واژه ها (228 مورد) و پس از آن به ترتیب کاربرد واژه ها به شکل جمع مکسر (148 مورد) و نوشتار واژه های مقصور عربی (147 مورد) بود. در خصوص نکات دستوری، بیشترین اشتباه مربوط به حذف افعال درآخر جمله ها (90 مورد) بود. همچنین، در خصوص نکات ضروری برای درک مطلب نیز، بیشترین اشتباه مربوط به استفاده از واژه های زاید در متن، عبارات و جمله های طولانی (90 مورد) و بیشترین اشتباه در زمینه ی نشانه گذاری متن، مربوط به کاربرد علامت ویرگول (288 مورد) بود.
نتیجه گیری: یافته های پژوهش نشان دهنده ی آگاهی پایین سازمان از نحوه ی تنظیم صحیح نامه ها و صورتجلسه های اداری است. هر قدر نکات نگارش زبان فارسی و شیوه ی صحیح خط فارسی در نامه ها و صورتجلسه های اداری بیشتر رعایت شود، اطلاعات با بیانی رسا و در کمال فصاحت و بلاغت به افراد منتقل می شود. بدیهی است که با برگزاری کلاس های آموزشی در دانشگاه و سازمان های اداری، می توان تا حدود زیادی به این هدف دست یافت.
