از آنجا که با افزایش حجم اسناد الکترونیکی مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش، اطلاع رسانی و مدیریت آن ها مطرح می گردد، نویسندگان در این مقاله توجه خود را به استانداردهای مدیریت اسناد الکترونیکی معطوف کرده اند که یکی از ابزار گذار از مرحله مدیریت اسناد سنتی به مدیریت اسناد الکترونیکی است. ابتدا واژه استاندارد تعریف شده، کارکرد هر استانداردی توضیح داده می شود. انواع استاندارد، سازمان های بین المللی استاندارد معرفی و مراحل تدوین استانداردهای بین المللی ایزو توضیح داده می شود. سپس سند تعریف شده، اهمیت و انواع آن بیان می شود. در پایان، مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای اسناد الکترونیکی و چالش های اسناد الکترونیکی تشریح می شود.
در این مقاله با هدف بررسی چرخه مدیریت اسناد الکترونیکی، چهار مرحله تولید، نگهداری، انتشار، و اداره سوابق (پیشینه ها) شرح داده می شود. پیشن یازهای نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله حفظ زمانب ندی در نگهداشت اسناد، شناسائی و بایگانی اسناد، بازیابی اسناد، انتقال اسناد، و امحای اسناد و همچنین نیازمندی های نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله به وجود آوردن نسخه پشتیبان از اسناد ذخیره شده و ذخیره سازی نسخه های پشتیبان، مورد بحث قرار می گیرد.
توسعه اطلاعات و فناورى هاى ارتباطى در سال هاى اخیر، با شتابى فوقا لعاده، روند
کشانده است. عمیق و غیرخطى بودن این روند، « جامعه اطلاعاتى » سراسر جهان را به سوى
در مقایسه با انقلاب صنعتى قبل، دغدغه هاى فرهنگى، اقتصادى، و اجتماعى بسیار فزونت ری
براى بشریت پدید آورده است. در این عرصه، آرشیوها - که صرفاً حاوى منابع دیدارى و
شنیدارى یا اسناد تاریخى هستند - به عنوان مخازنى کما همیت به شمار نمىآ یند، بلکه در
کانون اطلاع رسانى قرار دارند و محتواى فرهنگى را تامین مى کنند تا افراد، بتوانند از حقوقشان
دفاع کنند؛ آموزش را بیش از پیش رواج دهند، و فرهنگى زنده و پویا داشته باشند. در هر
کشوری، گنجینه اسناد، بخش مهمى از میراث و منابع اطلاعاتى آن کشور شمرده می شود
و منابع آن، به دلیل منحصر به فرد بودن و دربرداشتن اسناد مهم و فاقد جایگزین، بخشى از
سرمایه ملى محسوب مى گردد. بدیهى است که این میراث، در حفظ هویت هاى فرهنگى،
برقرارى ارتباط میان گذشته و حال، و ترسیم آینده، از اهمیت حیاتى برخوردار است و همین
امر، موجب مى شود تا مسئولیتى مهم بر عهده دوستداران، حافظان و صاحبان این حافظه ملى
باشد. مقاله حاضر، بر آن است تا به بررسی نقش یونسکو در حفظ میراث مستند بپردازد و
برنامه هائی را که تاکنون این سازمان به انجام رسانیده است، مورد مداقه قرار دهد.
با پدیدآمدن نوع خاصى از پیشینه ها تحت عنوان پیشینه هاى الکترونیکى - که داراى ابعاد خاص مدیریتى، حقوقى، فرهنگى و تاریخى مىب اشند - حوزها ى چندرشتها ى تحت عنوان براى پاسخگوئى به برخى چالش هاى جهان ،(MRE) مدیریت پیشینه هاى الکترونیکى امروز پدید آمده که امروزه بیش از پیش مورد توجه آرشیوداران قرار گرفته است. اگر در رویکرد سنتى، آرشیودار رسالتى فرهنگى براى خود قائل بود، در چشما نداز مدیریت پیشینه هاى الکترونیکی، افزون بر شئون قبلى در خدمت کسب و کار و سازمان ها نیز قرار مى گیرد تا از این طریق به تحقق دولت الکترونیکی و مدیریت دانش سازمانى در سازمان ها کمک نماید. در این مقاله، ضمن توجه به مسئله پیشینه هاى الکترونیکى و اشاره به تاریخچه مدیریت پیشینه های الکترونیکی، نظام های مدیریت این پیشینه ها، تفاوت مدیریت پیشینه های الکترونیکی با مدیریت اسناد الکترونیکی، الزامات پیشینه های الکترونیکی و مدیریت پیشینه های الکترونیکی به منزله حوزه پژوهشی به تفصیل مورد بحث قرار می گیرد.
در این مقاله، سعى برآن است تا با شناخت کلى از اتوماسیون ادارى و آرشیو ملى رقمی، به تاثیر متقابل این دو بر همدیگر پرداخته شود. ضرورت و مزایای اتوماسیون اداری، چالش های ناشی از اتوماسیون اداری در آرشیوهای رقمی، نقطه اشتراک آرشیو و اتوماسیون، و انواع اسناد الکترونیک از موضوعات مورد بحث هستند. نتیجه گرفته می شود بخشی از منابع آرشیو ملی ایران، اسناد دولتی هستند و از این رو لازم است کارشناسان این سازمان به ارزش اسناد و اهتمام به اتوماسیون اداری آگاه باشند. همچنین گفته می شود اتوماسیون اداری، حاوی برخی اسناد الکترونیکی است که نگهداری آن ها به دلیل ارزش و اعتبارشان توجه و تدابیر خاصی را می طلبد.