سیستم مدیریت اطلاعات

یکی از وظایف مهم دانشگاه ها، انجام پژوهش و تولید دانش است. مخازن سازمانی، سیستم های مناسبی برای سازماندهی این دانش و دروازه اصلی برای نمایاندن سرمایه فکری دانشگاه و دسترس پذیر ساختن آن هستند. از سال 1385، دانشگاه فردوسی مشهد اقدام به طراحی مخزن سازمانی خود، یعنی «سیستم مدیریت منابع علمی دانشگاه فردوسی مشهد» (سیماد) برای گردآوری و سازماندهی اطلاعات علمی اعضای هیات علمی کرده است. هدف عمده این پژوهش، شناسایی ویژگی های یک مخزن سازمانی و بررسی میزان همخوانی وضعیت کنونی مخزن سازمانی موجود (سیماد) با آن ویژگی هاست. این پژوهش، از نوع کاربردی بود و با روش پیمایشی و مطالعه موردی انجام گرفت. برای اینکه بتوان از همه جنبه ها، اطلاعاتی در رابطه با موضوع مورد پژوهش به دست آورد، در گردآوری اطلاعات از چند دیدگاه، یعنی سازمان و سیستم و کاربران، وضعیت بررسی شد و در هر مورد شیوه و ابزار گردآوری مناسب به کار رفت. مشخصات یک مخزن سازمانی مطلوب به شش گروه و یا معیار دسته بندی شدند. این دسته بندی زیرساخت ابزارهای گردآوری اطلاعات و نیز ساختار تحلیل اطلاعات به دست آمده را تشکیل داد. یافته ها نشان داد که در مورد خط مشی ها و مستندات و استفاده از سیستم، ضروریست در مخزن سازمانی دانشگاه به بازنگری و تغییر پرداخته شود. از نظر مدیریت/ اداره، «سیماد» در وضعیت متوسط و در رابطه با چشم اندازها و سیاست ها و ویژگی های فنی، وضعیت مناسبی دارد. نتیجه آزمون فرضیه پژوهش نشان داد که در مقایسه با معیارهای یک مخزن سازمانی مطلوب، به طور تقریبی، ویژگی های مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد در حد متوسط قرار دارد.

مقدمه: خدمات مشاوره و تست اختیاری (VCT یا Voluntary counseling and testing) برای تشخیص عفونت HIV (Human immunodeficiency virus)، ازجمله خدمات محرمانه ای است که در اختیار افراد جامعه قرار داده می شود. هدف این پژوهش، ارایه ی الگوی سیستم مدیریت اطلاعات منطقه ای برای خدمات فوق بود. روش بررسی: پژوهش حاضر کاربردی و از دسته ی مطالعات توصیفی بود. در این پژوهش ابتدا وضعیت موجود سیستم اطلاعات منطقه ای VCT در ایران در سال 1388 بررسی شد. سپس به بررسی سیستم مدیریت اطلاعات منطقه ای VCT در کشورهای منتخب پرداخته شد و بر اساس نیاز کشور، الگوی پیشنهادی برای ایران طراحی و با استفاده از تکنیک دلفی به نظرخواهی گذاشته شد. روایی ابزارهای مربوط بر اساس روش اعتبار محتوا و پایایی آن ها نیز از طریق آزمون مجدد اندازه گیری شد. تحلیل اطلاعات بر اساس مقایسه ی ویژگی های نظام های پیش گفت در کشورهای مورد مطالعه، به صورت تحلیل توصیفی- نظری صورت گرفت. یافته ها: در طی تحلیل وضعیت موجود در ایران و آگاهی بر فقدان یک نظام کامل، پژوهشگران الگوی نظام مدیریت اطلاعات منطقه ای VCT را بر اساس مطالعه ی پیشنهادهای WHO و با استفاده از تجارب آمریکا، استرالیا و بریتانیا بر اساس نیاز کشور، در چهار محور «جمع آوری و گزارش داده ها»، «شفاف سازی داده ها»، «آنالیز داده ها» و «توزیع اطلاعات» ارایه نمودند که بعد از اجرای تکنیک دلفی با 1/38 از 44 (6/86 درصد توافق)، مورد تأیید واقع شد. نتیجه گیری: چون بسیاری از داده ها در مورد شیوع HIV به وسیله ی مراکز VCT جمع آوری می شود و اطلاعات مرتبط با مراحل و نتایج خدمات VCT می تواند نقش با ارزشی در طراحی و بهبود استراتژی های مداخلات HIV/AIDS داشته باشد و با توجه به این که شیوع HIV/AIDS در استان ها و مناطق مختلف متفاوت است، لازم است داده های VCT مربوط به هر استان شفاف سازی و آنالیز شود و منتشر گردد.

یکی از چالش های دهه اخیر برای مدیران دانشگاهی مدیریت اطلاعات در دانشگاه ها بوده است. بسترهای گوناگونی برای این امر توسعه و پیشنهاد شده اند. وب سایت های دانشگاه ها (و دانشکده ها، بخش ها و گروه ها) یکی از این راه حل ها بوده اند. اما اتکاء به صفحات وب سایت برای درج منابع دانشی و استفاده از آن بنابه دلایلی هم چون عدم روزآمدی رضایت بخش نیست. به این ترتیب، در طی سال های اخیر بسیاری از دانشگاه ها برای آگاهی از فعالیت های کارکنان و گردآوری دارایی های فکری خود، اقدام به طراحی سیستم های مدیریت اطلاعات دیجیتال کرده اند. دانشگاه فردوسی مشهد به عنوان یکی از دانشگاه های مادر و برتر کشور، با توجه به حجم انتشارات و ضرورت مدیریت آن، سیستمی را با هدف مدیریت اطلاعات پژوهشی در دانشگاه طراحی کرده است. سیستم اطلاعات علمی دانشگاه فردوسی مشهد یا ساعد، توسط معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه فردوسی مشهد در سال 1385 طراحی و اجرا گردید. هدف اصلی این پژوهش بررسی فنی نرم افزار مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد است. این پژوهش کاربردی و از نوع ارزیابانه بوده و با روش مطالعه موردی انجام شد. برای بررسی سیستم نرم افزاری مورد استفاده برای مخزن سازمانی دانشگاه از سیاهه وارسی محقق ساخته استفاده شد. یافته ها نشان داد که وضعیت ""ساعد"" از لحاظ ویژگی های فنی در حد متوسط است. با این وجود، ضعف در برخی از قسمت ها مانند مدیریت محتوا و دسترس پذیری بر کارآرایی سیستم تأثیر دارند. از اینرو باید تمرکز بیشتری بر ویژگیهای کاربرمدار سیستم صورت گیرد. همچنین ویژگی های آرشیو و پشتیبانی از سیستم در وضعیت متوسط هستند که با توجه به استفاده روز افزون از سیستم، می توانند در آینده چالش برانگیز باشند.

پژوهش حاضر با هدف شناسایی و بررسی امکانات دبیران سامانه های مدیریت محتوای همایش ها در سطح ملی و بین المللی انجام شده است. در این پژوهش توصیفی از روش تحلیل سیستم، مصاحبه شفاهی، روش اسنادی، همچنین از بررسی های تجربی و عملی استفاده شده است. جامعه پژوهش شامل سامانه های مدیریت همایش های ملی و بین المللی و نمونه های پژوهش شامل سه سامانه مدیریت همایش داخلی (شرکت یکتا وب افزار شرق، شرکت فراز نت (نگار)، شرکت اداک)، سه سامانه بین المللی (ای.اس.ام.ایی، کانفتول و پی.کا.پی) است. در یافته های پژوهش، سامانه هایی که بیشترین اختیارات و امکاناتی را برای دبیران فراهم کرده بودند، مشخص گردید. همچنین سامانه های مورد بررسی با اختلاف جزئی اکثر قابلیت های موجود دبیر، در یک سیستم استاندارد را دارا بودند. سامانه مدیریت همایش داخلی با اختلاف ناچیزی هم سطح سامانه های مدیریت همایش های خارجی قرار گرفته اند. در پایان می توان این گونه نتیجه گیری کرد که شرکت های داخلی تلاش کرده اند که همپای سامانه های مطرح بین المللی باشند و در راستای ارتقای سامانه های خود می کوشند. این یافته ها می تواند کمک مؤثری در طراحی و توسعه سیستم، خرید و یا استفاده سیستم داشته باشد.v