مخازن سازمانی

یکی از وظایف مهم دانشگاه ها، انجام پژوهش و تولید دانش است. مخازن سازمانی، سیستم های مناسبی برای سازماندهی این دانش و دروازه اصلی برای نمایاندن سرمایه فکری دانشگاه و دسترس پذیر ساختن آن هستند. از سال 1385، دانشگاه فردوسی مشهد اقدام به طراحی مخزن سازمانی خود، یعنی «سیستم مدیریت منابع علمی دانشگاه فردوسی مشهد» (سیماد) برای گردآوری و سازماندهی اطلاعات علمی اعضای هیات علمی کرده است. هدف عمده این پژوهش، شناسایی ویژگی های یک مخزن سازمانی و بررسی میزان همخوانی وضعیت کنونی مخزن سازمانی موجود (سیماد) با آن ویژگی هاست. این پژوهش، از نوع کاربردی بود و با روش پیمایشی و مطالعه موردی انجام گرفت. برای اینکه بتوان از همه جنبه ها، اطلاعاتی در رابطه با موضوع مورد پژوهش به دست آورد، در گردآوری اطلاعات از چند دیدگاه، یعنی سازمان و سیستم و کاربران، وضعیت بررسی شد و در هر مورد شیوه و ابزار گردآوری مناسب به کار رفت. مشخصات یک مخزن سازمانی مطلوب به شش گروه و یا معیار دسته بندی شدند. این دسته بندی زیرساخت ابزارهای گردآوری اطلاعات و نیز ساختار تحلیل اطلاعات به دست آمده را تشکیل داد. یافته ها نشان داد که در مورد خط مشی ها و مستندات و استفاده از سیستم، ضروریست در مخزن سازمانی دانشگاه به بازنگری و تغییر پرداخته شود. از نظر مدیریت/ اداره، «سیماد» در وضعیت متوسط و در رابطه با چشم اندازها و سیاست ها و ویژگی های فنی، وضعیت مناسبی دارد. نتیجه آزمون فرضیه پژوهش نشان داد که در مقایسه با معیارهای یک مخزن سازمانی مطلوب، به طور تقریبی، ویژگی های مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد در حد متوسط قرار دارد.

جنبش دسترسی آزاد امروزه به عنوان یکی از جنبشهای تحول خواه و تأثیرگذار در جوامع علمی مطرح است. ماهیت و هدف این جنبش یعنی دسترسی آزاد به یافته­های علمی با هدف اصلی کتابخانه­ها و کتابداری یعنی دسترس پذیر کردن اطلاعات برای کاربران بدون اعمال سانسور و یا هر گونه سوگیری، ارتباط تنگاتنگ دارد. منابع شناخته شده در جنبش دسترسی آزاد عبارتند از: آرشیوها و مخازن دسترسی آزاد، چاپهای الکترونیکی و مجله های دسترسی آزاد. یکی از انواع آرشیوها ومخازن دسترسی آزاد، مخازن سازمانی میباشند. مخزن سازمانی، محملی است که برونداد رقومی یک سازمان را شناسایی، ثبت، سازماندهی و محافظت میکند و دسترسی به آنها را فراهم می سازد. در این مقاله، پس از ارائه توضیحی کوتاه راجع به جنبش دسترسی آزاد و معرفی منابع آن، مخزن سازمانی به عنوان ابزاری نوین و کارآمد در دسترس پذیر کردن اطلاعات سازمانی تعریف می شود. افزون بر آن، مطالبی نیز درباره ویژگیها، فلسفه وجودی، محتوا، مزایا و چالشهای مخازن سازمانی ارائه خواهد شد. در ادامه، برخی از شاخص ترین نرم افزارهای منبع باز موردنیاز جهت ایجاد این مخازن معرفی می شوند و در پایان به نقش کتابخانه ها و کتابداران به عنوان متولیان گرد آوری و دسترس پذیر ساختن اطلاعات سازمانی در ایجاد و ترغیب استفاده از این نوع منابع پرداخته خواهد شد

هدف: تولید منابع اطلاعاتی یکی از مأموریت های دانشگاه ها بشمار می آید و نقش مهمی در بقا و نیز توفیق آنها در رقابت های ملی و بین المللی دارد. مخزن سازمانی بستری است برای مدیریت و دسترسی به چنین منابعی. دانشگاه فردوسی مشهد نیز از سال 1386 اقدام به طراحی سیستمی (ساعد) برای گردآوری و سازماندهی تولیدات علمی اعضاء خود کرده است. بر همین اساس ضروریست که نظام طراحی شده متناسب با نیازهای کاربران آن باشد. ولی تا کنون مطالعه و نظرسنجی برای بررسی مشکلات استادان در ذخیره آثار صورت نگرفته است. از این رو، هدف این پژوهش شناسایی وضعیت استفاده اعضاء هیئت علمی از مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد می باشد. روش: این پژوهش کاربردی با روش پیمایشی و مطالعه موردی انجام گرفت. برای گردآوری اطلاعات، پرسشنامه محقق ساخته میان تمام اعضایی که به صورت بالفعل از ساعد استفاده می کردند توزیع شد. یافته ها: یافته ها بیانگر دشوار بودن استفاده از ساعد برای بیشتر اعضاء هیئت علمی می باشد. بیشتر آنها در ثبت، تغییر و ویرایش اطلاعات با مشکل مواجه بودند. کمبود آموزش و عدم آموزش صحیح از مهم ترین علل عدم آشنایی با سیستم و وجود مشکل در ثبت آثار شناخته شد.

هدف از پژوهش حاضر طراحی و توسعه یک درگاه یکپارچه آزاد برای جست وجوی اطلاعات مخازن سازمانی دانشگاه ها و مؤسسات آموزشی و پژوهشی عالی در ایران است. این مقاله به زیرساخت های گردآوری، مدل مفهومی و طرح معماری و اجزایی که یک نمونه واقعی برای گردآوری اطلاعات مخازن سازمانی باید داشته باشد، می پردازد. معماری و خدمات درگاه جست وجوی یکپارچه مخازن سازمانی ایران (آیریس) به عنوان نخستین نمونه از این دست در داخل کشور طرح می شود. نمونه کارکرد این درگاه پس از اجرا به صورت یک سامانه محلی ارائه خواهد شد. در فرایند طراحی و توسعه درگاه جست وجوی یکپارچه مخازن سازمانی ایران (آیریس) بر پایه بررسی منابع دانش و روش شناسی های گذشته پس از نیازسنجی و امکان سنجی زیرساخت های موجود در سطح ملی، بررسی متون علمی و جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل سامانه های بین المللی مشابه، طرح اولیه پیاده سازی محصولی تحت عنوان «طراحی و توسعه یک درگاه یکپارچه آزاد برای جست وجوی اطلاعات مخازن سازمانی دانشگاه ها و مؤسسات آموزشی و پژوهشی عالی در ایران (آیریس)» به همراه کلیه جزئیات زیرسیستم ها و جریان های کاری وابسته به آن هدف گذاری شد. بدین منظور، در طی پنج مرحله از «اسکرام» به عنوان یک چارچوب چابک چرخشی و افزایشی برای کنترل مدیریت پروژه نرم افزار در طراحی و توسعه «آیریس» استفاده شد. معماری این سامانه بر پایه مدل ارائه دهنده داده و ارائه دهنده خدمت با به کارگیری استاندارد «اُ اِی آی» است. در معماری این سامانه سه بخش سیستم واسط استخراج کننده داده، سیستم مدیریت پردازش داده و پیوند موجودیت ها، و سرانجام، سیستم فراهم آوری و نمایش در نظر گرفته شد. در طراحی «آیریس» خصوصیاتی چون سهولت استفاده (کاربر پسندی)، رابط کاربر وبی قابل تعدیل و گسترش (به خصوص با زبان های رایج)، بازیابی به وسیله موتورهای جست وجو و ابزارهای نمایه سازی گوناگون، دسترسی دائمی به منابع، پشتیبانی از منطق جست وجو و شناساگر منحصربه فرد برای هر مدرک در نظرگرفته شده است. باید توجه داشت آنچه که در توسعه این سامانه بسیار مهم بود، نیاز به انتشار داده ها به شکل آزاد و تحت مجوزهای منبع باز و ماندگار است. در غیر این صورت، نمی توان انتظار توسعه سامانه مناسبی را داشت که توان گردآوری داده ها را به صورت یکپارچه داشته باشد. پس از پیاده سازی سامانه مشخص شد که ارائه دهندگان داده در داده های خود عمدتاً مشکلات ساختاری داشتندکه ممکن است خدمات درگاه را با نقص هایی مواجه سازد. به نظر می رسد با تهیه خط مشی هایی توسط «وزارت علوم» بتوان نسبت به روزآمدی و بارگذاری منظم داده ها در مخازن سازمانی و در نهایت، در سامانه «آیریس» اطمینان به دست آورد.

هدف: یکی از مهمترین شناسه هایی که کاربران هر نظام اطلاعاتی در جستجوهای خود از آن بهره می برند، شناسه نام پدیدآور است. بنابراین طراحان و مدیران هر نظام اطلاعاتی همواره در پی آن هستند تا کیفیت بازیابی محتوا را بر اساس جستجوی نام پدیدآورنده بهبود بخشند. محتوای مخازن اطلاعاتی و کیفیت ارائه خدمات در آن ها متأثر از کیفیت و چگونگی ذخیره و بازیابی نام های اشخاص است. هدف مقاله حاضر، بررسی مشکلات و چالش های جستجوی نام اشخاص در مخازن سازمانی دانشگاهی از جنبه کاربردی آن است. روش: به منظور بررسی چالش های عملی جستجوی نام پژوهشگران در مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد، از روش ارزیابانه و مشاهده استفاده گردید. در این روش، از اندازه گیری عملکرد که نوع اختصاصی تری از پژوهش ارزیابانه است، استفاده شده است. بر این اساس، در این پژوهش تلاش شده است تا عملکرد موتور جستجوی سامانه مخزن دانشگاه فردوسی مشهد از جهت جستجوی نام اشخاص دارای ابهام مورد بررسی قرار گیرد. یافته ها: با وجود حجم نسبتاً کم اطلاعات در این مخزن در مقایسه با مخازن سازمانی خیلی بزرگ، بررسی جستجو بر اساس نام پدیدآور در این مخزن سازمانی نشان داد مسائل و چالش های مربوط به جستجوی نام در این مخزن نیز وجود دارد. درصد بالایی از نام های خانوادگی مشابه نشان داد که کاربران مجبورند در بسیاری از جستجوها علاوه بر نام خانوادگی از نام کوچک افراد نیز آگاه باشند. حدود 40 درصد از اسامی چندبخشی یا مرکب بودند که به دلایل مختلف باعث ایجاد بازیافت نامربوط یا کم مربوط می گردند. نتیجه گیری: مستندسازی اسامی پژوهشگران در سطح ملی و بین المللی از جمله مهمترین و اثرگذارترین راهکارهای برون رفت از چالش جستجوی نام ها است. ضروری است تا از پژوهشگران خواسته شود اطلاعات خود را با دقت در سامان ه ای جامع وارد نمایند و کتابداران نیز به صورت دستی نام آن ها را کنترل و مستند نمایند. به این ترتیب نظام ملی کنترل مستند نام های پژوهشگران ایرانی به زبان فارسی و انگلیسی پدید می آید که می تواند استفاده های فراوانی داشته و مشکلات جستجو بر اساس نام را تا حدود زیادی مرتفع سازد.

هدف : شناخت نحوه ذخیره و سازماندهی اشیای یادگیری الکترونیکی در مخازن سازمانی و اینکه به چه میزان ذخیره سازی و سازماندهی منابع آموزشی در مخازن سازمانی دانشگاهی به درستی و براساس استانداردهای فراداده ای موجود در این حوزه صورت می پذیرد. روش :  از روش ارزیابانه و مشاهده سیستمی استفاده شده اشیای یادگیری موجود در ۱۸ مخزن سازمانی بازیابی شد .سپس عناصر فراداده ای آن ها استخراج  و برای پرکاربردترین استاندارد (استاندارد فراداده شیء یادگیری) بررسی شد. ابزار گردآوری داده ها سیاهه وارسی شامل ۶۰ عنصر در ۹ دسته  برگرفته از استانداردهای فراداده ای موجود بود. یافته ها : عناصر فراداده ای استفاده شده در مخازن سازمانی دانشگاه های مطالعه شده، بین ۶ تا ۱۶ عنصر متغیر بود. یافته ها نشان داد که تعداد عناصر توصیف شده در مقایسه با استاندارد فراداده LOM بسیار محدود است. سیاهه وارسی طراحی شده نشان داد که بسیاری از عناصر استاندارد یادگیری الکترونیکی مورد نظر پوشش داده نمی شوند و از تعداد ۶۰ عنصر استاندارد فراداده ای شیء یادگیری، ۲۵ عنصر (41%) ازطریق مجموع مخازن سازمانی پوشش داده شده است. یافته ها همچنین نشان می دهند که جست وجوی منابع موجود در مخازن سازمانی با تعداد محدودی از عناصر فراداده ای کلیدی، که برای توصیف اشیای یادگیری به کار گرفته شده است، نتایج مرتبط کمتری را بازیابی می کند. با مطالعه میدانی و طبق بررسی های پژوهشگر در جست وجوی منابع آموزشی موجود در مخازن سازمانی، عناصر فرداده ای به کاررفته در سازماندهی اشیای یادگیری مخازن سازمانی استاندارد مشخصی ندارند وبرخی از کارکنان اذعان کردند که هیچ استاندارد فراداده ای مشخصی در سازماندهی اشیا یادگیری الکترونیکی موجود در مخازن سازمانی به کار نرفته است. نتیجه گیری : این مطالعه نشان می دهد که اجرانکردن صحیح استاندارد فراداده در مخازن سازمانی دانشگاهی وجود دارد

هدف: پژوهش حاضر با هدف طراحی مدل جامع به کارگیری مخازن سازمانی در یادگیری الکترونیکی به دنبال شناسایی و تدوین عوامل مؤثر بر مخزن سازمانی در یادگیری الکترونیکی است.روش: یک طرح تحقیق کیفی با روش فراترکیب انجام شد. به منظور گردآوری داده ها در این مطالعه از روش کتابخانه ای و برای تحلیل آن از الگوی هفت مرحله ای سندلوسکی و باروسو استفاده شد. جامعه مورد مطالعه، مطالعات (شامل مقاله و پایان نامه) مرتبط در حوزه نقش ابعاد مخازن سازمانی در یادگیری الکترونیکی است که از پایگاه های علمی داخلی و خارجی بازیابی شد. به منظور اطمینان از کیفیت مطالعات مورد بررسی از برنامه مهارت های ارزیابی انتقادی (CASP) استفاده شد. در نهایت، از بین 129 مطالعه بازیابی شده، 28 عنوان انتخاب شد و سپس محتوای موضوعی تحلیل و کدگذاری و مقوله بندی شد. به دنبال آن در مرحله بعد، یک طرح تحقیق کمی انجام شد تا مدل به دست آمده را با نظر خبرگان با تکنیک تاپسیس فازی اعتباریابی کند.یافته ها: تجزیه و تحلیل مطالعات طراحی مدل به کارگیری مخزن سازمانی در یادگیری الکترونیکی به شناسایی23 مفهوم، 14 مقوله و 6 بُعد در این حوزه انجامید. مؤلفه های اصلی در این حوزه شامل مؤلفه داده، فراداده، جستجو، بازیابی، خدمات و منابع می شوند.نتیجه گیری: با توجه به اینکه نظام مدیریت یادگیری در آموزش الکترونیکی به کار گرفته می شوند؛ اما اغلب مخازن ضعیفی برای اشیای یادگیری هستند و اینکه قابلیت تولید فراداده جهت جستجوی آسان منابع را نیز ندارد و همچنین امکان تعامل، اشتراک گذاری و بازاستفاده را ندارند؛ و از طرفی، قابلیت ادغام با سایر نظام های مدیریت یادگیری جهت دسترسی بیشتر به منابع را نیز ندارد. از این رو، مخازن توانایی خدمت به اهداف یادگیری الکترونیکی را دارند و توانایی گسترش قابلیت های نظام مدیریت یادگیری را دارند.

این پژوهش با هدف شناسایی وضعیت خدمات داده های پژوهشی در کتابخانه های مرکزی دانشگاه های دولتی وابسته به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری (عتف) و تعیین وضعیت و شناسایی اهمیت و ملزومات آن انجام شد. پژوهش از نظر هدف کاربردی است که به روش توصیفی-پیمایشی انجام شد. جهت گردآوری داده ها از پرسشنامه محقق ساخته با 49 گویه استفاده شد. نمونه پژوهش را 72 نفر از مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه های دولتی وابسته به وزارت عتف تشکیل دادند. طبق یافته ها نگرش مدیران کتابخانه ها نسبت به اهمیت انجام این خدمات توسط کتابخانه مثبت است و همه ملزومات ذکرشده، اهمیت دارند. وجود زیرساخت های فناوری مناسب، با میانگین 85/8؛ تهیه و توسعه نرم افزار مخزن سازمانی برای مدیریت داده های پژوهشی، با میانگین 85/8؛ وجود برنامه ای مدون برای انجام این خدمات، با میانگین 76/8؛ توسعه دانش و مهارت کتابداران در زمینه خدمات داده های پژوهشی، با میانگین 42/8 و تمایل کتابداران به توسعه دانش خود مهم ترین ملزومات انجام خدمات داده های پژوهشی، با میانگین 33/8 هستند. تعداد زیادی از کتابخانه ها قصد انجام خدمات داده های پژوهشی بین یک تا سه سال آینده و یا بیش از سه سال آینده را دارند، تعدادی از آن ها هیچ برنامه ای برای انجام این خدمات ندارند، تعداد اندکی این خدمات را تا حدودی انجام می دهند. شمار خیلی کمی این خدمات را به طور کامل انجام می دهند. از دید مدیران کتابخانه ها میانگین میزان مهارت کتابداران کتابخانه های موردمطالعه در حد متوسط است. با توجه به اهمیت انجام خدمات داده های پژوهشی توسط کتابخانه های دانشگاهی، تمهید کردن ملزومات انجام این خدمات می تواند در بهبود وضعیت انجام این خدمات در کتابخانه های دانشگاهی مؤثر واقع شود.