اتوماسیون اداری

در فرآیندهای مربوط به کسب و کار اصطلاح سیستم مکاتبات بدون کاغذ برای تعریف سیستمی که در آن اتوماسیون دفتر اعمال شده است مورد استفاده قرار می گیرد. این سیستم گونه ای از مکاتبات اداری می باشد که در آن نامه های الکترونیکی جایگزین نامه های دستی و کاغذی می شود...

با توجه به توسعه روزافزون و استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در تمامی شئون و جنبه های مختلف زندگی فردی، اجتماعی و به ویژه سازمانی و همچنین با در نظر گرفتن نقشی که مالیات به عنوان مهمترین منبع درآمد مستمر دولت ایفا می کند، پژوهش حاضر ضمن طراحی و ارایه فرم اظهارنامه الکترونیکی، سطح آمادگی مدیران و کارشناسان ذیربط را در استقرار اظهارنامه مالیاتی الکترونیکی با توجه به الزامات سخت افزاری و نرم افزاری این سیستم مورد بررسی داده است. جامعه آماری شامل 90 نفر از مدیران اداره امور مالیاتی خراسان رضوی و همچنین تیم تصمیم متشکل از 7 نفر از کارشناسان و کارشناسان ارشد واحد رایانه اداره امور مالیاتی می باشد. اطلاعات مورد نیاز از طریق انجام مصاحبه اولیه، پرسشنامه، مشاهده و داده های ثانویه جمع آوری شده است. یافته های حاصل از فرایند تحقیق و مشاوره با کارشناسان رایانه گرچه مدلی کاربردی برای تنظیم و ارایه اظهارنامه مالیاتی الکترونیکی را ارایه داده است اما استقرار این سیستم به لحاظ کاستی ناشی از عدم آمادگی سازمان از جهت امکانات سخت افزاری و نرم افزاری از یک سو و نیاز به فرهنگ سازی از سوی دیگر دامنه زمانی خاص خود را جهت استقرار پایدار مدل پیشنهادی طلب می کند.

در این مقاله، سعى برآن است تا با شناخت کلى از اتوماسیون ادارى و آرشیو ملى رقمی، به تاثیر متقابل این دو بر همدیگر پرداخته شود. ضرورت و مزایای اتوماسیون اداری، چالش های ناشی از اتوماسیون اداری در آرشیوهای رقمی، نقطه اشتراک آرشیو و اتوماسیون، و انواع اسناد الکترونیک از موضوعات مورد بحث هستند. نتیجه گرفته می شود بخشی از منابع آرشیو ملی ایران، اسناد دولتی هستند و از این رو لازم است کارشناسان این سازمان به ارزش اسناد و اهتمام به اتوماسیون اداری آگاه باشند. همچنین گفته می شود اتوماسیون اداری، حاوی برخی اسناد الکترونیکی است که نگهداری آن ها به دلیل ارزش و اعتبارشان توجه و تدابیر خاصی را می طلبد.

در تحقیق حاضر تأثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران و کارشناسان استانداری بررسی شده است. این تحقیق، به لحاظ روش، از نوع تحقیقات علّی- همبستگی و بر مبنای هدف، کاربردی است. جامعه ی آماری تحقیق 90 نفر از مدیران و کارشناسان استانداری استان ایلام بوده که به صورت تصادفی انتخاب شده اند؛ و برای جمع آوری داده ها از پرسش نامه استفاده شده است. تجزیه و تحلیل داده ها با تکنیک مدل یابی معادلات ساختاری و استفاده از نرم افزار LISREL انجام شده است. نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل داده ها نشان می دهد که سیستم اتوماسیون اداری بر افزایش صحت تصمیم گیری، دقت، به هنگام بودن و اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تأثیر مثبت و معناداری دارد. علاوه بر آن، نتایج آزمون مدل نشان می دهد که از برازش خوبی برخوردار است.

هدف اساسی این تحقیق سنجش تأثیر مکانیزه شدن نظام قضایی بر رضایت شغلی کارکنان و رضایت مندی ارباب رجوع در مقایسه با روش سنتی است. در این تحقیق که از نظر هدف کاربردی و از نظر نوع داده ها توصیفی همبستگی بوده ادعا شده است که مکانیزه شدن نظام قضایی قابلیت ارتقای رضایت شغلی کارکنان و رضایت مندی مراجعان را دارا می باشد. به منظور راستی آزمایی این ادعا، داده ها و اطلاعات مورد نیاز با طرح دو پرسش نامه محقق ساخته که از اعتبار و اعتماد لازم نیز برخودار بوده، جمع آوری و با استفاده از نرم افزار SPSS مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است. جامعه آماری این تحقیق دادگستری کل استان کرمانشاه و روش نمونه گیری با طبقه بندی و در درون طبقات تصادفی ساده بوده که با استفاده از روش تخصیص متناسب و از طریق فرمول حجم نمونه ککران، تعداد 120 نفر از کارکنان و 130 نفر از مراجعان به صورت تصادفی در این تحقیق شرکت داده شده اند. تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات نیز با استفاده از آزمون t یک نمونه ای انجام و فرضیات در سطح 05/0 آزمون شده اند. نتایج حاصله حاکی از آن است که سیستم مکانیزه باعث افزایش رضایت شغلی کارکنان و رضایت مندی ارباب رجوع شده است. در خاتمه راه اندازی ثبت کل جامع و اطلاع رسانی در مورد پیگیری الکترونیکی پرونده به منظور ارتقای وضعیت موجود پیشنهاد می گردد.

یکی از عواملی که می تواند در افزایش بهره وری نقش مهمی ایفا کند، استفاده بهینه از کاربرد تکنولوژی اطلاعات است که در این زمینه امروزه در سازمان ها و شرکت ها، سیستم های کامپیوتری اتوماسیون اداری نقش بسزایی دارند. بنابراین تحقیق حاضر با هدف بررسی تاثیر رابطه بین سیستم های کامپیوتری اتوماسیون اداری با بهره وری کارکنان شهرداری استان کرمان انجام شده است. جامعه آماری مورد پژوهش 110 نفر بوده است که با استفاده از فرمول کوکران، حداقل حجم نمونه آماری مورد نیاز 78 نفر تعیین گردیده است. تحقیق حاضر از نوع نگاه هدف، کاربردی است و از نگاه چگونگی گردآوری داده ها، پژوهشی- توصیفی به شمار می رود. برای گردآوری داده ها از ابزار پرسشنامه محقق ساخته و برای بررسی پایایی متغیرها از ضریب آلفای کرونباخ استفاده شده است که مقدار آن برابر با 0.85 بود؛ همچنین برای تجزیه و تحلیل داده ها و آزمون فرضیه ی پژوهش از نرم افزار SPSS19 و آزمون پیرسون بهره گرفته شده است. در این پژوهش سه فرضیه رابطه بین اتوماسیون اداری با بهره وری، کارایی و اثربخشی مورد بررسی قرار گرفت که نتایج بدست آمده بیانگر ارتباط مستقیم و مثبت بین سیستم اتوماسیون اداری با افزایش کارایی، اثربخشی و بهره وری عملکرد کارکنان بوده و دلایلی بر رد فرضیه های مذکور وجود نداشت.

طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستمهای اتوماسیون اداری کشور مار افراگرفته است و بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستمها از خود نشان می دهند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و بکارگیری این سیستمها صرف نمایند اما باید بررسی نمود که چنین سیستم های اطلاعاتی تاچه اندازه توانسته به مدیران سازمانها در بهبود تصمیم گیری کمک نماید وآیا توانسته چنین سیستمهایی انتظارات مدیران را در تصمیم گیری ها براورده نماید. هدف اصلی ازاین تحقیق بررسی اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران (استانداری آذربایجان غربی و حوزه ستادی) می باشد. روش تحقیق علی – مقایسه ای می باشد .ونتایج حاصل از تحقیق نشان داد که سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد. و شواهدی بررد فرضیه های چهارگانه مذکور وجود نداشت.

یکی از عواملی که می تواند در افزایش بهره وری نقش مهمی ایفا کند، استفاده بهینه از کاربرد تکنولوژی اطلاعات است که در این زمینه امروزه در سازمان ها و شرکت ها، سیستم های کامپیوتری اتوماسیون اداری نقش بسزایی دارند. بنابراین تحقیق حاضر با هدف بررسی تاثیر رابطه بین سیستم های کامپیوتری اتوماسیون اداری با بهره وری کارکنان شهرداری استان کرمان انجام شده است. جامعه آماری مورد پژوهش 110 نفر بوده است که با استفاده از فرمول کوکران، حداقل حجم نمونه آماری مورد نیاز 78 نفر تعیین گردیده است. تحقیق حاضر از نوع نگاه هدف، کاربردی است و از نگاه چگونگی گردآوری داده ها، پژوهشی- توصیفی به شمار می رود. برای گردآوری داده ها از ابزار پرسشنامه محقق ساخته و برای بررسی پایایی متغیرها از ضریب آلفای کرونباخ استفاده شده است که مقدار آن برابر با 0.85 بود؛ همچنین برای تجزیه و تحلیل داده ها و آزمون فرضیه ی پژوهش از نرم افزار SPSS19 و آزمون پیرسون بهره گرفته شده است. در این پژوهش سه فرضیه رابطه بین اتوماسیون اداری با بهره وری، کارایی و اثربخشی مورد بررسی قرار گرفت که نتایج بدست آمده بیانگر ارتباط مستقیم و مثبت بین سیستم اتوماسیون اداری با افزایش کارایی، اثربخشی و بهره وری عملکرد کارکنان بوده و دلایلی بر رد فرضیه های مذکور وجود نداشت.

اتوماسیون اداری موضوعی است که اخیراً در حوزه فناوری اطلاعات مورد توجه زیادی قرار گرفته است. با توجه به این که اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن ب ه راهکارهای مفید، جهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات موجود در سازمان می باشد. از همین رو است که راه حل های مکانیزه به گ ردش مکاتب ات س ازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد. در این فرآیند، مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهین ه از زم ان و اف زایش به ره وری عمل ی می گردد. این پژوهش به منظور بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری و سطح عملکرد کارکنان شهرداری دوگنبدان کلید خورده است. پژوهش پیش رو، از نظر هدف کاربردی و از دید روش، در دسته پژوهش های توصیفی-پیمایشی است. جامعه آماری آن، 470 نفر کارکنان شهرداری دوگنبدان هستند که برای جمع آوری داده ها، تعداد 196 پرسشنامه میان نمونه آماری توزیع گردید که این نمونه گیری به روش نمونه برداری احتمالی نامحدود صورت گرفته است. داده های لازم با سه پرسشنامه 15 سوالی اتوماسیون اداری، 31 سوالی بهره وری و 15 سوالی عملکرد کارکنان گردآوری شدند. بررسی فرضیات پژوهش با استفاده از آزمون t با نمونه های مستقل و با به کارگیری نرم افزار SPSS انجام شد. نتایج حاصله نشان داد که اتوماسیون اداری بر بهره وری و عملکرد کارکنان تاثیر دارد. همچنین تاثیر 4 مولفه اتوماسیون اداری (بکارگیری سیستم های پشتیبانی اداری، بکارگیری سیستم های ارتباطات از راه دور، بکارگیری سیستم های جابجایی اسناد و بکارگیری سیستم های مدیریتی اسناد) بر بهره وری و عملکرد کارکنان نیز تائید شد.

داشتن اطلاعات دقیق، مرتبط، بهنگام، تسریع در امور، افزایش دقت و صرفه جویی در زمان جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهدگرفت.در این برنامه زمانی، یک مدیرکارآمدبدون داشتن اطلاعات مورد نیاز خودقادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست. در این راستا سیستم اتومایسیون اداری تاثیر بسزایی در صحت، دقت، اقتصادی بودن، بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران وحوزه ستادی داشته و عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد. اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی وغیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایزمی سازد، ارتباطات است.اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی وکتبی است.