اسناد الکترونیکی

این نوشتار، با معرفی پروتکل پیشنهادی PMH ، بر آن است تا نشان دهد که چگونه می توان از این پروتکل برای ایجاد فهرستگان اسناد آرشیوی بهره گرفت. هدف نهائی این پروتکل، تسهیل در انتقال اطلاعات به صورت فراداده در محیط شبکه است. PMH ، با بهره گیری از عناصر فراداده دوبلین کور، قالب (فرمت) XML (زبان نشانه گذاری گسترش پذیر) و پروتکل HTTP این امر را میسر می سازد. بدین منظور، مقاله به تعریف فراداده و معرفی عناصر فراداده ای دوبلین کور می پردازد و ساختار پیشنهادی رکورد فراداده را براساس الگوی پیشنهادی در قالب XML نشان می دهد. همچنین، توضیحاتی درباره شش فرمان قراردادی برای درخواست فراداده از طریق پروتکل HTTP ارائه می کند، و نشان می دهد که چگونه دارندگان اسناد، می توانند نقش داده فرآور و متولیان امور اسناد، نقش خدمت فرآور را ایفا کنند. در پایان، به مزایای اصلی و جنبی استفاده از این پروتکل اشاره شده است.

در این مقاله با هدف بررسی چرخه مدیریت اسناد الکترونیکی، چهار مرحله تولید، نگهداری، انتشار، و اداره سوابق (پیشینه ها) شرح داده می شود. پیشن یازهای نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله حفظ زمانب ندی در نگهداشت اسناد، شناسائی و بایگانی اسناد، بازیابی اسناد، انتقال اسناد، و امحای اسناد و همچنین نیازمندی های نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله به وجود آوردن نسخه پشتیبان از اسناد ذخیره شده و ذخیره سازی نسخه های پشتیبان، مورد بحث قرار می گیرد.

در این مقاله، سعى برآن است تا با شناخت کلى از اتوماسیون ادارى و آرشیو ملى رقمی، به تاثیر متقابل این دو بر همدیگر پرداخته شود. ضرورت و مزایای اتوماسیون اداری، چالش های ناشی از اتوماسیون اداری در آرشیوهای رقمی، نقطه اشتراک آرشیو و اتوماسیون، و انواع اسناد الکترونیک از موضوعات مورد بحث هستند. نتیجه گرفته می شود بخشی از منابع آرشیو ملی ایران، اسناد دولتی هستند و از این رو لازم است کارشناسان این سازمان به ارزش اسناد و اهتمام به اتوماسیون اداری آگاه باشند. همچنین گفته می شود اتوماسیون اداری، حاوی برخی اسناد الکترونیکی است که نگهداری آن ها به دلیل ارزش و اعتبارشان توجه و تدابیر خاصی را می طلبد.

هدف: شناسایی و رتبه بندی موانع یکپارچه سازی نظام های مدیریت اسناد الکترونیکی. روش/ رویکرد پژوهش:در این پیمایش، داده های لازم برای شناسایی موانع و ارائه راهکارها با نظرسنجی از 14 نفر از کارشناسان و افراد خبره در زمینه نظام های مدیریت اسناد الکترونیکی جمع آوری شده و اولویت بندی موانع به کمک فن تجزیه و تحلیل سلسله مراتبی فازی صورت گرفته است. یافته ها: در اولویت بندی گزینه ها به ترتیب، موانع سازمانی با وزن 383/0 در جایگاه اول قرار دارد؛ موانع انسانی (256/0)، موانع طراحی (152/0)، موانع فنی (105/0)، و موانع راهبرد (105/0)در سایر رتبه ها قرار دارند. نتیجه گیری: عدم بسط و گسترش مبحث یکپارچه سازی نظام های مدیریت اسناد الکترونیکی توسط کارشناسان علم اطلاعات و دانش شناسی، عدم پرورش و تربیت تحلیلگران نظام های اطلاعاتی، آموزش نامناسب مدیران سازمان ها، و عدم فعالیت فرهنگی درخصوص نظام های اطلاعاتی یکپارچه در کشور از جمله مهم ترین موانع عدم یکپارچگی به شمار می روند.

هدف:هدف اصلی پژوهش حاضر تعیین چگونگی مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی و ارائه الگوی پیشنهادی به آرشیوهای ملی جهان در این رابطه است. روش شناسی:پژوهش حاضر از نوع کاربردی است و روش پژوهش، کیفی (تحلیل محتوا) است. جامعه پژوهش حاضر شامل تمامی وب سایت های آرشیوهای ملی سراسر جهان است. دستنامه های مدیریت اسناد از وب سایت آرشیوهای ملی دنیا گردآوری و تحلیل محتوا روی آن ها با استفاده از شیوه کدگذاری زنده و نرم افزار Nvivo11 انجام شده است. یافته ها:یافته ها نشان داد آرشیو ملی 115 کشور از 205 کشورِ جامعه آماری پژوهش در فضای مجازی حضور داشتند که دسترسی به سایت آرشیو ملی 97 کشور میسر شد و در این میان 33 کشور دارای دستنامه مدیریت اسناد بودند. از میان 33 کشوری که از وب سایت آرشیو ملی آنان دستنامه گردآوری شد، تنها شش کشور دستنامه مخصوص مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی تدوین کرده بودند. دستنامه های کشور آمریکا در خصوص انتساب مقوله های تعریف شده پژوهش در رتبه اول قرار داشت. «گردآوری اسناد» بیش از سایر فرایندها در دستنامه های مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی موردِتوجه واقع شده است. نتیجه:در فرایند مدیریت اسناد رسانه های اجتماعی، مرحله گردآوری اسناد به دلیل ماهیت پویای رسانه های اجتماعی حائز اهمیت است. در تنظیم دستنامه بخش های مختلفی می تواند موردِتوجه باشد. مقدمه؛ تعاریف؛ دامنه؛ اهداف؛ خطِّ مشی؛ مسئولیت ها؛ و توصیه ها هفت جزئی هستند که بالاترین حضور را دستنامه های موردِبررسی داشتند؛ پیشنهاد می شود در دستنامه تنظیمی این موارد گنجانده شود.

در اسناد مکتوب، امضا، نشان تایید تعهدات قبول شده در آن سند به شمار مى آید. از آن جهت که در تجارت الکترونیکى «مدارک الکترونیکى» داراى جایگاهى همانند اسناد مکتوب هستند، لذا امضا در این مدارک نیز على الاصول داراى همان ارزش اثباتى مى باشد. در این مقاله، با تکیه بر تجربه کشورهاى پیشرفته و مطالعه در قوانین و مقررات به این مساله پرداخته می شود که در ثبت الکترونیکى اسناد و مدارک، چگونه می توان از امضاى دیجیتالى بهره گرفت و بهترین مرجع براى تصدى امور گواهى امضاى الکترونیکى و ثبت اسناد الکترونیکى کجاست. بررسى موضوع همواره با مبنا قرار دادن این ایده انجام شده که تخلف از رویه و قوانین موجود در زمینه ثبت اسناد و گواهى امضا داراى آثار زیانبارى از حیث حقوقی، اجتماعى و اقتصادى خواهد بود و از این حیث، اساساً امضا و مدارک الکترونیکى خصوصیتى ندارند که موجب تغییر مرجع ثبت و گواهى آنها شود.

هدف: هدف پژوهش حاضر، تعیین میزان کاربردپذیری استاندارد توصیف محتوایی آرشیوی آمریکا (دکس)، در توصیف اسناد الکترونیکی است. امروزه گسترش منابع وبی و اتوماسیون های اداری موجب افزایش اسناد الکترونیکی شده است که این موضوع ضرورت تنظیم و توصیف جامع این استاندارد را درپی دارد. شناسایی و به کارگیری استاندارد مناسب برای توصیف اسناد الکترونیکی، مدیریت صحیح و دسترسی به این اسناد را در آینده فراهم می کند. روش/ رویکرد پژوهش: پژوهش حاضر به لحاظ هدف، کاربردی و به لحاظ روش از نوع پیمایشی توصیفی است. جامعه پژوهش حاضر، تمام اسناد الکترونیکی تولیدشده در نرم افزارهای مدیریت سیستم های اقتصادی، نرم افزارهای مدیریت سیستم های جغرافیایی، نرم افزارهای مدیریت سیستم های اداری، و نرم افزارهای مدیریت سیستم های ارتباطی و هم چنین محتوای منتشرشده در بستر وب، محتوای دیداری-شنیداری، محتوای نوشتاری، داده نمایی، و پایگاه های اطلاعاتی است. ابزار گردآوری داده ها سیاهه وارسی (براساس استاندارد دکس)است. یافته ها و نتیجه گیری: نتیجه گیری نشان داد که استاندارد دکس برای توصیف اسناد الکترونیکی تولیدشده در نرم افزارهایِ مدیریت سیستم اقتصادی 29/96 درصد، نرم افزارهایِ مدیریت سیستم اداری 73/93 درصد، نرم افزارهایِ مدیریت سیستم ارتباطی 65/71 درصد، محتوای منتشرشده در بستر وب 05/65 درصد، محتوای دیداری-شنیداری 69/79 درصد، محتوای نوشتاری 95/75 درصد، داده نمایی31/72 درصد، و پایگاه های اطلاعاتی 19/92 درصد، کاربردپذیر است. ازاین رو، استاندارد دکس برای توصیف اسناد الکترونیکی جامعه پژوهش، با میانگین 85/80 درصد کاربردپذیر است. نتیجه پژوهش نشان می دهد که استاندارد دکس برای توصیف اسناد الکترونیکی کاربردپذیر است.

با ظهور فناوری های جدید، تعداد اسنادی که به شکل الکترونیکی تولید می شوند، به شدت افزایش یافته است. با توجه به افزایش حجم اسناد الکترونیکی، مسائل مربوط به سازمان دهی، حفظ و نگهداری، پردازش و مدیریت آن ها به عنوان مسئله ای مهم مطرح می شود. نویسنده در نوشتار حاضر، خواننده را با ویژگی ها، مزایا، و چالش های مدیریت اسناد الکترونیکی آشنا می سازد.

هدف: این پژوهش فرایند ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی در دانشگاه ها را به منظور غلبه بر مشکلات ناشی از نگهداری آرشیوهای فیزیکی گوناگون نشان می دهد. روش: در این پژوهش از روش کیفی و مصاحبه با صاحب نظران آرشیو ملی ایران و ذی نفعان ایجاد آرشیو الکترونیکی در دانشگاه تهران استفاده شده است. یافته ها: به منظور ایجادآرشیو رقمی، لازم است ابتدا دلایل و نیز اهداف تشکیل آن مشخص شود تا بتوان توجیهی پذیرفتنی در این زمینه داشت. ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی نیازمند تولید اسناد الکترونیکی و سنجش نیازمندی های بخش های مختلف دانشگاه و اخذکننده مدارک از پرونده های دانشجویی است. اصالت اثر: پژوهش، ده مرحله اساسی را به منظور ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی پیشنهاد می کند ، از جمله ضرورت و امکان سنجی ایجاد مخزن آرشیو، مطالعه مقدماتی در حوزه آرشیو، مصاحبه با ذی نفعان، استخراج اسناد و اطلاعات مورد نیاز هر یک از بخش ها، مشخص کردن اسناد مشترک و مورد نیاز بخش های مختلف، و تهیه اصطلاح نامه تخصصی.