دانش مدیریت

سؤالی که اغلب در ذهن اکثر مدیران و سرپرستان مطرح است ، این است که چرا فلان کارمند آن کار را انجام می دهد؟ چرا اواینطور رفتار می کند ؟ چرا دیگری این عکس العمل را در کار نشان می دهد؟ و سؤالات فراوان دیگری در این راستا . واقعیت این است که آنچه مدیران و سرپرستان درباره علل رفتار خود و دیگران به آن معتقد هستند ، می توان تا حدود زیادی بر روابط آنها و کارکنانشان در سازمانها مؤثر باشد. لذا هدف از این مقاله بررسی و تجزیه و تحلیل واقعیتی است که متأسفانه اکثراً از نظر مدیران و سرپرستان حتی حاذق ، دور مانده و همواره در اداره امور منجر به بروز مشکلات عدیده ای می شود . وچون اغلب مشکل به خوبی درک نمی شود لذا اکثر مدیران در بیان مسأله ناتوان بوده و برای حل مشکل به بررسی و مطالعه معلولهایی می پردازند که به هیچ عنوان آنها را در رهیابی به هدف اصلی راهنمایی نمی کند. گاهی وقات انسان می تواند علل اعمال و رفتار مردم را به طور قطعی مشخص کند. اما اغلب چنین قطعیتی وجود ندارد چون اطلاعات کافی برای درک علل اعمال و رفتار افراد در دست نیست . با این حال ، حتی اگر درباره علل رفتار دیگران یز اطلاعات کافی در دسترس نباشد می توان با استفاده از اطلاعاتی که رفتار را توجیه می کند به علل رفار آنان پی برد. غالباً درباره این گونه توجیه ها زیاد تفکر نمی شود ، اما خواه این توجیه ها مورد تحلیل واقع شود یا نه ، دلایلی که برای رفتار دیگران نسبت داده می شود در واکنشهای انسان نسبت به آنها تأثیر می گذارد . مدیران و سرپرستان بیشتر از سایرین علاقه به بررسی علل رفتارها دارند. در حقیقت نیاز برای توجیه رفتار دیگران در مدیران قوی تر است. زیرا قسمتی از کار آنها ارزیابی کار کارکنان است و یک تحلیل اشتباه احتمالاً اثرات زیان باری در کارآیی سازمان خواهد داشت. دیگران قطع و به صورت منفعل عمل کنند . برای مدیران مفید و مهم است که درباره عواملی که در قضاوت آنها نسبت به دیگران و خودشان تأثیر دارد ، اطلاعات و آگاهی خود را افزایش دهند ، عواملی که در ادراک انسان از رفتار دیگران تأثیر دارد ، بوسیله شاخه ای از علم روانشناسی اجتماعی که به « نظریه اسناد » معروف است ، مشخص شده است . براساس مطالعاتی که انجام پذیرفته ، این واقعیت مشخص شده است که برداشتها و نگرش افراد از رفتار دیگران تحت تأثیر عوامل متعددی قرار دارد . و دلایلی که افراد برای توجیه رفتار دیگران ارائه می دهند متأثر ازاین عوامل متعدد است. آنچه که مدیر باید متصور شود این است که فرض کند رفتار کارکنان ( و یا حتی رفتار اعضاء خانواده خود) منتج از خصوصیات شخصی آنها است ، مثل ویژگیهای فردی ، مهارتها و تلاشهای شخصی ، ویا ناشی از خصوصیات موقعیت بیرونی و اجتماعی آنها است ، مثل وجود پاداشها و تنبیه ا ، صعودت کار و شانس افراد . درهر حال ویژگیهای فردی و خصوصیات موقعیتی و اجتماعی افراد را میتوان به دو دسته تقسیم نمود : ویژگیهای با ثبات مثل توانایی و صعودت کار و ویژگیهای بی ثبات مثل تلاش و شانس افراد . منتهی اهمیت موضوع دراین تقسیم بندی دراین است که هم به فرایند های نظریه اسناد و هم به عواملی که در این نظریه مؤثر است ( یعنی علل نسبت دادنها و قضاوتها ) توجه نمود.

هر تحلیلگری پیش از هر گونه تلاشی برای تعیین نیازهای سازمان به سیستم های مدیریت باید سازمان را به درستی بشناسد . در این مقاله برای شناخت محیط سازمانی سیستمهای مدیریت از دو شیوه استفاده می شود که عبارتند از : الف – عوامل حیاتی موفقیت: در این شیوه چگونگی استفاده از روش عوامل حیاتی موفقیت در معرفت پذیری نسبت به سازمان و نیازهای آن نشان داده می شود. ب – نمودار محتوایی : این نوع نمودار برای معرفت پذیری نسبت به نقش سیستم پیشنهادی در سازمان بکار گرفته می شود . این روشها در تعیین مجموعه نیازهای مقدماتی و مرزبندی خرده سیستمها به آدمی کمک می کنند.

مقدمه سازمان در نگرشی سیستمی از اجزای به هم پیوسته ای تشکیل شده که مجموع یک کل را می سازد . واحد تدارکات نیز جزئی از سیستم است که با اجزای دیگر سازمان ( سیستم ) مرتبط است و با هماهنگی خاصی که بین واحد تدارکات و قسمتهای دیگر وجود دارد ، در جهت هدفهای سازمان حرکت می کند. در این بررسی ، واحد تدارکات به تنهایی به عنوان یک سیستم جزء از سیستم کل مورد بررسی قرار گرفته است . با عنایت به اینکه فرایند تهیه و ساخت کالاهای صنعت آب و برق کشور از آغاز تأسیس وزارت نیرو (1353) ، دستخوش تحولات و نوسانات زیادی بوده و این تغییرات ، آثاری را بر جریا تدارکات کالا به عنوان یکی از مهمترین و حساسترین وظایف وزارت نیرو از خود به جا گذاشته و از انجا که تاکنون در این باره کار تحقیقاتی خاصی که جنبه کاربردی داشته باشد ، انجام نگرفته است ، لذا پژوهشگر امید دارد بتواند سیستم بهینه تهیه کالاهای آب و برق را به لحاظ استفاده مطلوب از منابع محدود ریالی و ارزی بخش : آب ، برق و فاضلاب تدوین کند ، تا موجبات تسهیل در انتقال تکنولوژی ساخت تا رسیدن به خوداتکایی نسبی و رسیدن به هدفهای وزارت نیرو فراهم آمده ، ضریب اطمینان به کالای مزبور را با اعمال نظارتهای دقیقتر و صحیحتر افزایش دهد و تغییرات سازمانی را براساس مدلی منطقی و مبتنی بر اصول ، پایه گذاری کند.

« مبداء پیدایش فلسفی عقاید بازاریابی و مطالب آرشیوی و بایگانی شده مرتبط با آن به طور وسیعی در دو مرکز ظهور اولیه این افکار ، یعنی مدرسه بازرگانی هاروارد و دانشگاه ویسکانسین مورد بررسی قرار گرفته اند . شواهد امر نشان دهنده آن است ، که دانشکده تاریخی اقتصاد در آلمان ، پایه گذار و بوجود آورنده بسیاری از مبانی فلسفی اصول بازاریابی و بوجود آورنده بسیاری از مبانی فلسفی اصول بازاریابی بوده است. در این مقاله به منظور تبیین و یافتن مبداء پیدایش مبانی فلسفی ، سعی بر این است که بعضی از عقاید جاری بازاریابی را در قرن بیستم مورد توجه قرار داده و ازمون نمائیم . اولین مجموعه کتب و مقالات بازاریابی را مورخین عقاید بازاریابی مشخص کرده اند . کیفیت مبانی بازاریابی آنگونه که شکل گرفته نشان داده شده است . در جستجوی اینکه اولین گروه دانشجویان بازاریابی چه کسانی بوده اند؟ اولین ادبیات بازاریابی از چه چیزهایی تشکیل شده است ؟ و یا در کدام عصر دانشگاهی اولین درس بازاریابی برگزار شده است نمی باشیم . به طوری که از آغاز نیز به نظر می رسد سعی بر تعریف مجدد بازاریابی نداریم . بنابراین ، عقاید به خودی خود پیدا نشده اند ، ما در جستجوی ماورای ضای پیوستگی حقایق و تعیین حلقه اتصال عمومی آنها هستیم. به سخن بهتر ، هدف مقاله پیدایش مبانی فلسفی اصول بازاریابی است.

نوآوری و بهره وری دو مقوله مرتبط با یکدیگرند به گونه ای که هر دوی آنها ب ارزش منابع در بخش تولیدی مرتبط بوده ، با تغییر و توسعه تکنولوژی نیز ارتباط نزدیک دارند. تکنولوژی پیشرفته و توسعه آن مرهون دانش بشری است که از طریق تحقیقات و به کارگیری آن میسر می گردد. به طور مشخص ، حجم سرمایه گذاری بیشتر ، و به کارگیری ثروت ، در نهایت به افزایش تولید و ثروت بیشتر منجر نمی گردد ، بلکه استفاده بهینه از منابع و امکانات بویژه استفاده مؤثر و کارآمد از نیروی انسانی به همراه خلاقیت و نوآوری است که بهره وری بالاتر و بیشتر را فراهم می اورد . بهره وری و نوآوری نه فقط بر انواع فعالیتهای اقتصادی تاثیر دارند بلکه ، بهره وری نیازمند بالا بردن و افزایش سطح علمی و آموزشی و فنی کارکنان بوده ، به دنبال آموزش بالاتر نیروی انسانی است که انواع مختلف تحقیق و توسعه در مشاغل بروز می کند . به همین دلیل ، مسئولان سازمانها تلاش می کنند نسبت به تعلیم و آموزش ، اقدامات مؤثری را به عمل آورند و زمینه رقابت سالم و همه جانبه را در میان کارکنان ایجاد کرده تا در نهایت به بهبود کیفی نیروی کار و محصول بیانجامد.» بنابراین تعامل دو جانبه بین بهره وری و نوآوری امری است که مورد دقت نظر صاحبنظران این دانش است . آنچه ذکر شد ، آشکارا ، روابط متقابل و دو جانبه بین بهره وری و نوآوری را نشان می دهد . سایر تعاملهایی که در این رابطه نقش مؤثری دارند ، در شکل شماره یک نشان داده شده است . همانگونه که در شکل شماره یک ملاحظه می شود ، بهره وری و نوآوری از یک سو و توسعه اقتصادی از سوی دیگر ، دو متغیر عمده را در یک سیستم پویا نشان می دهند که تعدادی از متغیرهای با اهمیت ، که بر روی ورودیها و خروجیهای سیستم تاثیر بسزایی دارند، در این شکل تعیین شده وو سایر متغیرهایی که بر روی سیستم اثر می گذارند مانند : حمایت از صادرات ، منابع تولیدی ، کاهش هزینه ، کنترل تورم ، دسترسی افراد به کالاها و خدمات ، بهبود کیفیت ، رقابت های خارجی و ... نیز در شکل به خوبی نشان داده شده است .

ارتباطات یکی از مهمترین ابزار جامعه متمدن می باشد و می توان گفت که : « ارتباطات مهمترین عامل توسعه و تعالی انسانی است ، به عبارت دیگر ارتباطات برای موفقیت یک انسان متمدن امری حیاتی می باشند ». همانطور که ارتباطات برای انسان متمدن حیاتی است برای انجام عملیات سازمانی یا به عبارت بهتر برای شکل گیری و بقاء سازمان نیز حیاتی می باشد؛ آنچنانکه هربرت سایمون می گوید : بدون ارتباطات ، سازمانی وجود نواهد داشت و به همین خاطر می توان گفت امکان تأثیر گروه بر رفتار فرد غیر ممکن خواهد بود . لذا ارتباطات وسیله ای است که از طریق آن وظایف اساسی مدیریت شکل می گیرد . مدیران از طریق ارتباطات هماهنگی ایجاد کرده و کارکنان را هدایت می کنند ، برنامه ریزی و کنترل را انجام می دهند و همانطور که ارتباطات مهمترین ارکان پدیدار شدن سازمانها است عامل تداوم بخش حیات آن نیز می باشد. حجم ارتباطاتی که هر سازمان بدان نیاز دارد به عوامل متعددی بستگی دارد . ماهیت فعالیت و برناممه سازمان یکی از مهمترین این عوامل می باشند . برخی از سازمانها نظیر شرکتهای بیمه ، از دیگر سازمانها احتیاج بیشتری به ارتباطات دارند. همانطوری که میزان ارتباط هر انسان با انسان دیگر متفاوت است و احتیاجات و تواناییهای ارتباطی متفاوتی دارند ، سازمانها نیز که ترکیب متفاوتی از انسانها بوده و اهداف متفتوتی نیز دارند ، ترکیب ارتباطی متفاوتی ایجاد می کنند . هر چند که احتیاجات ارتباطی برای سازمان ها متفاوت است ، افراد در درون سازمان بیش از انچه که تصور می شود ، به فرایند ارتباطات روی می آورند . بر اساس یک تخمین عمومی پذیرفته شده بیش از 40 تا 60 درصد زمان کاری یک واحد تولیدی به شکلهای متفاوت ارتباطی صرف می شود . بعضی از کارکنان وقت بیشتری را صرف ارتباطات نسبت به دیگران می کنند و در واقع هرچه ساختار سازمانی بهتر و مناسب تر شکل گرفته باشد ارتباطات بین کارکنان بهتر انجام می گیرد . بهعنوان نمونه مدیران عالی بین 75 تا 90 درصد وقت خود را صرف ارتباطات می کنند و کارگران غیر ماهر در نقطه مقابل اینها به ارتباط کمتری نیاز دارند. بدین ترتیب ارتباطات وسیله مناسبی برای رسیدن به اهدف سازمانی می باشد ، اما به ندرت می توان سازمانی را یافت که از وضع ارتباطی خود راضی باشد. بر اساس یک نقل قول از یک مدیر عالی : « از تمام کارهایی که مدیران انجام می دهند در ارتباطات بدترین اند». یعنی اینکه در میان کارهای مدیران ارتباطات سخت ترین و دشوارترین کارهاست که اغلب مدیران آن را به درستی انجام نمی دهند. در یک بررسی جامع به منظور برسی راه های افزایش بازده واحدهای تجاری و صنعتی در سال 1992 صورت پذیرفت آشکار شد که : « عدم استفاده صحیح از اطلاعات و فقدان ارتباط کارآمد میان تصمیم گیرندگان و مجریان در واحدهای بزرگ و کوچک از مؤثرترین علل ناکامی این واحدها در دستیابی به اهداف مورد نظر و یا رقابت موفقیت آمیز با رقبا است ». نتایج این تحقیقات نشان داد که تنها 30 درصد از گزارشها و بخشنامه ها و اطلاعیه های داخلی به گونه ای تنظیم می شوند که همه دریافت کنندگان به خوبی از مفاد آنها سر در بیاورند و 70 درصد بقیه دستورالعمل ها دارای کیفیتی نا مطلوب و توزیعی نامناسب می باشد. نکته دیگر عدم ارتباط صحیح ، عاطل ماندن ظرفیتهای مفید در واحدها می باشد. بی اطلاعی مدیران از تواناییهای بالقوه واحد خود سبب می شود که بسیاری از فعالیتهای مفیدی که می تواند موجب افزایش کارآیی شود انجام نگیرد و ممکن است هیچگاه شانس مطرح شدن و به فعل درآمدن این تواناییها فراهم نشود . یکی از صاحبنظران بر این باور است که با وجود اهمیت فوق العاده ارتباطات در سازمانها مدیران عنایت کمتری به ممیزی ارتباطات داشته و این در حالی است که سازمانها هر سال مبالغ هنگفتی برای جلسات سازمان نیافته ، خبرنامه های غیر مفید ، ابزارها و تجهیزات گران قیمت غیر ضروری ارتباطی ، سرمایه گذاری می نمایند . در حالی که سرمایه گذاری کمتری در جهت برنامه ریزی ارتباطات صورت می گیرد . یکی دیگر از صاحبنظران در یک پژوهش اقدام به جمع آوری مجموعه ای از دشواریهای سازمانی ناشی از سوء استفاده و عدم استفاده درست از اطلاعات نمود و به این نتیجه رسید که در سازمانها هر سال مبالغ زیادی از طریق اصلاح ارتباطات سازمانی می توان صرفه جویی کرد.

مقدمه امروزه مشتریان بیش از گذشته به کیفیت اهمیت می دهند و از محصولاتی استقبال می کنند که بیشترین رضایت را در انها ایجاد نماید . تحقیقات نشان می دهد که امروزه از میان 10 خریدار ، 8 نفر آنها در تصمیم خریدشان به کیفیت بیشتر از قیمت اهمیت می دهند در حالی که 10 سال قبل فقط 3 تا 4 خریدار از هر 10 خریدار تا این اندازه به کیفیت اهمیت می دادند. از طرف دیگر امروزه مفهوم کیفیت به شکلی مطرح است که بیانگر نوع مدیریت یک سازمان است و درواقع کیفیت جوهره مدیریت یک سازمان است و در واقع کیفیت جوهره مدیریت یک سازمان را بیان می کند ؛ اینجاست که آن را به عناون سیستمی جامع و فراگیر می دانند که با مشارکت تمام افراد سازمان در پی افزایش بهره وری و بهبود مستمر فرایندها و فراورده های سازمان و تامین نیازها و انتظارات حال و آینده مشتریان است .این سیستم در ژاپن با نام کنترل کیفیت در سطح شرکت CWOC یا TQC و در غرب با نام TQM مشهور است . اجرای این نظام به یک انقلاب فکری در سازمان نیاز دارد که نه تنها مدیریت باید بدان معتقد و متعهد باشد بلکه باید امکانات و تسهیلاتی فراهم آورد تا این تحول فکری در تمام سازمان به کار گرفته شود.