دفتر مدیریت پروژه

در سال های اخیر رشد چشمگیر تعداد سازمان هایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب وکار خود استفاده می کنند،علی رغم افزایش اثربخشی و پیشبرد اهداف سازمان، مشکلات خود را نیز در پی داشته است. بدین منظور طی سال هایی که دانش مدیریت پروژه شکل گرفته است، استانداردهای مختلف و نهادهای متعددی برای مدیریت کارآمد و مؤثر پروژه ها شکل گرفته است. به دلیل وجود چالش هایی که در حوزه مدیریت پروژه خصوصاً در بعد نظارت و راهبری پروژه های تحقیق و توسعه ای وجود دارد، در این پژوهش، به دنبال طراحی یک مدل مناسب با ساختار مطلوب و کارکردهای کلیدی برای حل این چالش ها و بهبود شاخص های موفقیت پروژه های تحقیق و توسعه نظیر بودجه، زمان، محدوده و نتایج موردنظر ذی نفعان پروژه بوده ایم. با بررسی جامع ادبیات موضوع مشخص می گردد که یکی از راه حل های برطرف نمودن چالش های مدیریت پروژه و ایجاد ساختار مطلوب نظارت و راهبری پروژه های تحقیقاتی، استقرار نهادی به نام دفتر مدیریت پروژه یا دفتر برنامه است که نام های مشابه دیگری نیز به آن اطلاق می گردد. به همین منظور در این پژوهش مفهوم دفتر مدیریت پروژه، مدل ها و ساختارهای آن به مورد بررسی قرار گرفته و کارکردها و پارامترهای تأثیرگذار جهت نظارت و راهبری مؤثر پروژه های تحقیق و توسعه ای شناسایی می گردد. به منظور طراحی یک مدل مناسب برای سازمان های با ماهیت چنین فعالیت هایی، یک پرسشنامه تهیه گردید و پس از تائید و تکمیل توسط متخصصین و کارشناسان یک سازمان مرتبط به عنوان مطالعه موردی پژوهش و تجزیه و تحلیل نتایج آن، یک مدل دفتر مدیریت پروژه برای پوشش نیازهای فوق ارائه می گردد.

امروزه مزایای رویکرد «مدیریت پروژه» به اثبات رسیده است، اما آمار شکست پروژه ها همچنان بالاست. بنابراین، ضرورت اتخاذ مدل های فرآیندی و ساختارهای سازمانی جدید برای بالابردن عملکرد پروژه، آشکار است. یکی از گزینه های مطرح برای بهبود عملکرد پروژه، «دفتر مدیریت پروژه» است. پژوهش حاضر بر مبنای رویکرد کمّی و استراتژی پیمایشی به بررسی دفتر مدیریت پروژه و کارکردهای آن و رابطه ی این کارکردها با موفقیت پروژه پرداخته است. جامعه ی آماری این پژوهش، سازمان های پروژه محور صنایع بالادستی نفت و گاز ایران است. برای تحقق این هدف دو پرسشنامه تدوین شد. پرسشنامه ی نخست برای گردآوری داد ه های دفتر مدیریت پروژه و پرسشنامه ی دوم برای گردآوری داده های موفقیت پروژه طراحی شدند. این پرسشنامه ها در 47 دفتر مدیریت پروژه ی موجود در 41 سازمان تکمیل گشت. براساس نتایج، اغلب دفاتر مدیریت پروژه دارای نقش پشتیبانی بوده اند؛ در نیمی از موارد، در سطح راهبردی به تمامی سازمان خدمات ارائه می دادند. از میان کارکردهای دفتر مدیریت پروژه، «روش ها و استانداردها» بیشترین و «آموزش» کم ترین سطح را داشته اند. اگرچه از منظر سطح فعالیت، سازمان های مشاور، پیمان کار عمومی، پیمان کار طرح و ساخت، مدیر طرح و نهایتاً کارفرما و از منظر بخش اقتصادی، سازمان های خصوصی، نیمه خصوصی و نهایتاً دولتی به ترتیب دارای وضعیت مناسب تری از حیث موجودیت کارکردها بوده اند؛ اما میان آن ها تفاوت معناداری مشاهده نشد. از میان کارکردهای هفت گانه ی دفتر مدیریت پروژه، کارکرد روش ها و استانداردها بیشترین نقش را بر موفقیت پروژه داشته است.