ارزشیابی اسناد

سه وظیفه اساسى آرشیو، جمعآ ورى، نگهدارى و ایجاد دسترسى به اسناد است. اولین چالشى که آرشیو ها با آن رو به رو هستند، انتخاب اسناد است. ارزشیابى، در واقع نوعى انتخاب با نگاه به ارزش هاى مالى، ادارى و آرشیوى اسناد، به منظور نگهدارى دائمى آن هاست که با توجه به حجم روزافزون اسناد کاغذى و رقمی (دیجیتالى)، امرى اجتنابن اپذیر شده ا ست. براى ارزشیابى اسناد، نظریه هاى گوناگونى ارائه شده است که در این مقاله، به اختصار برخى از مهمت رین آن ها مورد بررسى قرار مى گیرد.

هدف: ارائه الگویی برای ارزشیابی و امحاء اوراق، بر اساس آیین نامه ها و دستورالعمل های موجود روش/ رویکرد پژوهش: روش پژوهش، کیفی با رویکرد نظریه داده بنیاد است. سه مرکز آرشیوی ایرانشامل آرشیو ملی ایران، مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی، و مرکز اسناد آستان قدس  و آرشیو ملی آمریکا، استرالیا، کانادا، انگلیس، هلند، مالزی و نیوزیلند  انتخاب شدند. آیین نامه ها و دستورالعمل ها، قوانین و سیاست های ارزشیابی و امحاء اسناد در این مراکز تحلیل  و مقایسه شد یافته ها و نتیجه گیری: شش مقوله مؤثر بر تدوین مؤلفه های آیین نامه های ارزشیابی اسناد شناسایی شد: انتخاب اسناد؛ ارزش؛ اصول کلی در ارزشیابی؛ امحای اوراق؛ اهداف ارزشیابی اسناد و امحای اوراق؛ و وظایف بخش ارزشیابی اسناد. زیرمقوله های هر یک از این موارد شناسایی و تشریح  و الگویی برای ارزشیابی اسناد ارائه شده است. در آخر پیشنهاداتی به مراکز آرشیوی داخل کشور شده است؛ از جمله: تدوین آیین نامه ارزشیابی اسناد؛ دقت در انتخاب ارزشیابی کنندگان، دقت در حفاظت از اسناد در فرآیند ارزشیابی و امحاء، و تشکیل کارگروه های رسمی برای ارزشیابی و امحاء.