آرشیوهای دانشگاهی

در این مقاله، به دنبال توصیف اهداف و وظایف آرشیوها و دانشگاه ها، آرشیوهای دانشگاهی تعریف شده و در شمار آرشیوهای سازمانی قرار می گیرند. وجه تمایز این آرشیوها که معمولاً درون کتابخانه ها شکل می گیرند با آرشیوهای دیگر بیان می شود. یکی از مؤسساتی که در زمینه آرشیوهای دانشگاهی فعالیت دارد، بخش آرشیوهای دانشگاهی و مؤسسات آموزشی ایکا (ICA/SUV) است. برای آشنائی بیش تر با آرشیوهای دانشگاهی، آرشیو دانشگاه هاروارد به مثابه یک نمونه از این آرشیوها بررسی و معرفی می شود. موزه دانشگاه آکسفورد، آرشیو دانشگاه آکسفورد، موزه دانشگاه مک گیل، و آرشیو دانشگاه مک گیل نمونه هائی از آرشیوهای خارجی و کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران، و مرکز مفاخر و اسناد دانشگاه فردوسی مشهد، به عنوان نمونه های داخلی آرشیوهای دانشگاهی هستند که مختصراً به آن ها پرداخته می شود. از این بررسی و مقایسه ها نتیجه گرفته می شود که نگاه آرشیوی در کتابخانه ها، باید نگاهی فراتر از منابع و مواد آرشیوی رایج باشد؛ آرشیوهای دانشگاهی در خارج از ایران، سالها پیش از آرشیوهای دانشگاهی ما ایجاد شده اند؛ آنچه در آرشیوهای دانشگاه های آکسفورد، مک گیل و هاروارد وجود دارد، توجه به اطلاعات به معنای عام تر آن است؛ این آرشیوها، حافظه سازمان مادر محسوب می شوند؛ در ایران هنوز توجهی به ایجاد و شکل گیری آرشیوهای دانشگاهی نشده است؛ و در آخر آن که، مرکز مفاخر و اسناد دانشگاه فردوسی مشهد، شاید گام مؤثری برای ایجاد این گونه آرشیوها باشد.

هدف: شناسایی فرایندهای مدیریت آرشیوهای دانشگاهی در دانشگاه های برتر جهان و عرضه راهکارهایی برای مدیریت صحیح آرشیوهای دانشگاهی ایران. روش/ رویکرد پژوهش: پژوهش حاضر به لحاظ هدف از نوع کاربردی و به لحاظ روش از نوع توصیفی است. جامعه آماری پژوهش، آرشیو 150 دانشگاه برتر جهان است. پژوهش به روش سرشماری انجام شده است. ابزار گردآوری داده های پژوهش، پرسش نامه محقق ساخته است. داده ها در نرم افزار اس.پی.اس.اس ثبت شده است و نتایج حاصل از آن براساس آمار توصیفی تجزیه وتحلیل شده است. یافته ها و نتیجه گیری: اکثر آرشیوهای دانشگاهی به عنوان ترکیبی از آرشیو اداری، تاریخی، و پژوهشی و تحت نظارت کتاب خانه دانشگاه فعالیت می کنند. در آرشیوهای دانشگاهی، میانگین جمع آوری اسناد رسمی دانشگاه/ پرونده های اداری و مالی، بیشتر از بقیه مدارک است. استادان، دانشجویان و پژوهش گران خارج از دانشگاه، اصلی ترین مخاطبان آرشیوهای دانشگاهی هستند. رایج ترین سطح تنظیم و توصیف اسناد براساس استانداردهای ملی و بین المللی، سطح مجموعه است و رایج ترین استاندارد ملی و بین اللملی در این زمینه، استاندارد ایساد است. استفاده از اسناد و منابع در اتاق مطالعه، رایج ترین خدمت آرشیوهای دانشگاهی برای کاربران است. برنامه های آموزشی برای کارکنان درزمینه تنظیم و توصیف اسناد در رتبه اول قرار دارد. در بین انواع برنامه های آموزشی برای کاربران، برگزاری نمایشگاه ها در رتبه اول قرار دارد. در آرشیوهای دانشگاهی شناسایی شده، تمام فعالیت ها و جنبه های مختلف مدیریت اهمیت بسیاری دارد؛ ولی میزان اهمیت آن ها در هر آرشیو باتوجه به سیاست های دانشگاه متفاوت است.