مدیریت آرشیو

در این پژوهش با استفاده از روش تحلیل محتوا، 63 وبگاه آرشیو ملی کشورهای مختلف جهان مورد بررسی قرار گرفته که یا به زبان انگلیسی هستند یا به زبان رسمی و ملی ولی دارای نسخه انگلیسی نیز بوده اند. وبگاه ها پس از شناسائی شدن، با استفاده از نرم افزار webzip بارگذاری و ذخیره شده اند. آن گاه با استفاده از فایل های ذخیره شده ویژگی های محتوائی و ساختاری، استخراج و تحلیل شده اند. سپس با بهره گیری از نرم افزار Excel، بسامد ویژگی ها تعیین و در سیاهه وارسی به کار رفته اند. پس از تعیین موارد مشابه و مترادف ها، و نظرسنجی اولیه از کارشناسان آرشیوی، تعداد 41 ویژگی محتوائی و 1 ویژگی ساختاری مهم شناسائی شده و از طریق سیاهه وارسی، دراختیار صاحبنظران ایرانی حوزه آرشیو، جهت تعیین میزان اهمیت هر کدام از ویژگی ها، قرار گرفته است. در نهایت، با در نظر گرفتن درصد فراوانی توافقی بالای 6%، تعداد 36 ویژگی محتوائی و 7 ویژگی ساختاری، انتخاب و برای طراحی الگوی پیشنهادی اعمال گردیده است. در این پژوهش، برای دریافت نظرات صاحب نظران ایرانی، از روش پیمایشی استفاده شده است.

هدف: شناسایی فرایندهای مدیریت آرشیوهای دانشگاهی در دانشگاه های برتر جهان و عرضه راهکارهایی برای مدیریت صحیح آرشیوهای دانشگاهی ایران. روش/ رویکرد پژوهش: پژوهش حاضر به لحاظ هدف از نوع کاربردی و به لحاظ روش از نوع توصیفی است. جامعه آماری پژوهش، آرشیو 150 دانشگاه برتر جهان است. پژوهش به روش سرشماری انجام شده است. ابزار گردآوری داده های پژوهش، پرسش نامه محقق ساخته است. داده ها در نرم افزار اس.پی.اس.اس ثبت شده است و نتایج حاصل از آن براساس آمار توصیفی تجزیه وتحلیل شده است. یافته ها و نتیجه گیری: اکثر آرشیوهای دانشگاهی به عنوان ترکیبی از آرشیو اداری، تاریخی، و پژوهشی و تحت نظارت کتاب خانه دانشگاه فعالیت می کنند. در آرشیوهای دانشگاهی، میانگین جمع آوری اسناد رسمی دانشگاه/ پرونده های اداری و مالی، بیشتر از بقیه مدارک است. استادان، دانشجویان و پژوهش گران خارج از دانشگاه، اصلی ترین مخاطبان آرشیوهای دانشگاهی هستند. رایج ترین سطح تنظیم و توصیف اسناد براساس استانداردهای ملی و بین المللی، سطح مجموعه است و رایج ترین استاندارد ملی و بین اللملی در این زمینه، استاندارد ایساد است. استفاده از اسناد و منابع در اتاق مطالعه، رایج ترین خدمت آرشیوهای دانشگاهی برای کاربران است. برنامه های آموزشی برای کارکنان درزمینه تنظیم و توصیف اسناد در رتبه اول قرار دارد. در بین انواع برنامه های آموزشی برای کاربران، برگزاری نمایشگاه ها در رتبه اول قرار دارد. در آرشیوهای دانشگاهی شناسایی شده، تمام فعالیت ها و جنبه های مختلف مدیریت اهمیت بسیاری دارد؛ ولی میزان اهمیت آن ها در هر آرشیو باتوجه به سیاست های دانشگاه متفاوت است.