آسیه ریاحی مدوار

نتیجه اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک و با صرف وقت و هزینه های فراوان فراهم می آیند. این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری ها محسوب می شوند. بنابراین نگهداری و مدیریت صحیح آنها از دغدغه های اصلی هر سازمان به شمار می آید. در این مقاله، پس از بررسی ادبیات مدیریت دانش، اهمیت کدبندی و ذخیره دانش در سازمان ها تشریح شده و سپس با مطالعه سیستمهای مدیریت دانش، سیستم های مدیریت اسناد بعنوان بخشی از سیستم مدیریت دانش در سازمان که وظیفه اکتساب، سازماندهی و اشتراک دانش در سازمان را بر عهده دارند، معرفی می شود. در ادامه به تشریح روشی گام به گام جهت طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در سازمان ها پرداخته خواهد شد. از ویژگی های روش پیشنهادی می توان به طبقه بندی اسناد بر اساس ساختارهای درختی متفاوت مانند ساختار سازمانی، نوع اسناد و ماهیت پروژه ها اشاره نمود. همچنین در روش پیشنهادی الگویی کارآمد جهت کد گذاری اسناد فنی ارائه گردیده است. نتایج حاصل از پیاده سازی شیوه معرفی شده در معاونت مهندسی و توسعه شرکت آب و فاضلاب استان البرز حکایت از کارایی این روش دارد.