استاندارد توصیف

هدف : بررسی عناصر توصیف اسناد در هفت آرشیو اسناد تاریخی ایران و تطابق آن ها با استاندارد ملی توصیف آرشیوی. روش/ رویکرد پژوهش : روش این تحقیق مطالعه کتاب خانه ای و پیمایش توصیفی با کار میدانی است. جامعه موردمطالعه پژوهش کده تاریخ معاصر؛ سازمان کتاب خانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی؛ بخش خطی کتاب خانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران؛ کتاب خانه، موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی؛ اداره اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه؛ سازمان اسناد و کتاب خانه ملی؛ مؤسسه کتاب خانه و موزه ملی ملک بوده است. یافته ها و نتیجه گیری : از بیست وشش عنصر توصیف اسناد در استاندارد ملی توصیف آرشیوی دو عنصر «شرایط حاکم بر بازتولید» و «یادداشت انتشارات» در هیچ یک از آرشیوها استفاده نشده است. از بیست وچهار عنصر دیگرِ استاندارد ملی به صورت مستقیم، یا درج در یادداشت یا در فرم های جداگانه بهره برداری شده است که عبارت اند از: از هشت عنصرِ «سطح توصیف»؛ «سابقه آرشیوی»؛ «ارزش یابی، امحاء و جدول زمان بندی»؛ «نظام تنظیم»؛ «گسترش های آتی»؛ «بازیابگرها»؛ «واحدهای مرتبط با توصیف»؛ «قواعد یا قراردادها» فقط در معاونت اسنادِ سازمان اسناد و کتاب خانه ملی استفاده شده است. همه آرشیوها از شش عنصر «کد(های) ارجاع»؛ «عنوان»؛ «تاریخ(ها)»؛ «زبان/خط»؛ «یادداشت آرشیودار»؛ و «تاریخ(های) توصیف ها» بهره برده اند. از ده عنصر باقیمانده، در برخی از آرشیوها استفاده شده است. تعداد سی ویک عنصر خارج از استاندارد ملی و براساس نیازهای سازمانی تعریف شده اند. به علت نبود نیروی متخصص آرشیو در اغلب آرشیوهای موردمطالعه، استاندارد اجرا نشده است و نایکدستی در توصیف اسناد دیده می شود.