توصیف آرشیوی

مقاله حاضر، به بررسی و توصیف مختصر استانداردهای بینا لمللی توصیف در دو زمینه کتاب شناختی و آرشیو مىپ ردازد. استانداردهای کتاب شناختی، پایه و اساسی برای تدوین استانداردهای آرشیوی به شمار می رود. طی دهه های گذشته، آرشیو از استانداردهای کتاب شناختی بهره برده است؛ اما امروزه شورای جهانی آرشیو، با همکاری کتابخانه ملی کنگره و سایر متخصصان آرشیوی، اقدام به تهیه استانداردهای آرشیو کرده است. در مقاله پیش روی، با درج جدولی از مقایسه استانداردها و قوانین کتاب شناختی و آرشیوی، به توصیف هریک از آن ها پرداخته می شود.

هدف: تبیین شیوة توصیف اسناد آرشیوی در آرشیو ملی ایران. روش/ رویکرد پژوهش: برای اجرای پژوهش از روش پیمایش توصیفی استفاده شد و برای گردآوری داده ها، آیین نامه ها، شیوه نامه های تنظیم و توصیف اسناد، دفاتر راهنمای موجود در سازمان، و کاربرگه های توصیف تدوین شده از سال1350-1390 (جمعاً 11 کاربرگه) مطالعه و بررسی شدند و با چهار نفر از کارشناسان ادارة تنظیم و پردازش اسناد آرشیوی سازمان مذکور مصاحبه شد. یافته های پژوهش: یازده کاربرگة توصیف اسناد آرشیوی در طی سال های 1350-1390 در آرشیو ملی ایران تدوین شده است. عناصر کاربرگه های توصیف در آرشیو ملی ایران با گذشت زمان استاندارد شده اند و سطح توصیف عموماً پرونده و آیتم بوده است. نتیجه گیری: با درنظرداشتن ماهیت اسناد اداری و دولتی و عواملی چون کمیت و حجم اسناد، میزان مراجعة پژوهشگران، زمان، بودجه، نیروی انسانی در دسترس و نیز تأکید شورای آرشیو جهانی، ضروری است که در آرشیو ملی ایران هم توصیف در سطوح بالاتری مانند مجموعه و ردیف آغاز شود. گام نخست، توجیه مسئولان و ایجاد کاربرگه های متناسب این سطوح توصیف است.

هدف : بررسی عناصر توصیف اسناد در هفت آرشیو اسناد تاریخی ایران و تطابق آن ها با استاندارد ملی توصیف آرشیوی. روش/ رویکرد پژوهش : روش این تحقیق مطالعه کتاب خانه ای و پیمایش توصیفی با کار میدانی است. جامعه موردمطالعه پژوهش کده تاریخ معاصر؛ سازمان کتاب خانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی؛ بخش خطی کتاب خانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران؛ کتاب خانه، موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی؛ اداره اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه؛ سازمان اسناد و کتاب خانه ملی؛ مؤسسه کتاب خانه و موزه ملی ملک بوده است. یافته ها و نتیجه گیری : از بیست وشش عنصر توصیف اسناد در استاندارد ملی توصیف آرشیوی دو عنصر «شرایط حاکم بر بازتولید» و «یادداشت انتشارات» در هیچ یک از آرشیوها استفاده نشده است. از بیست وچهار عنصر دیگرِ استاندارد ملی به صورت مستقیم، یا درج در یادداشت یا در فرم های جداگانه بهره برداری شده است که عبارت اند از: از هشت عنصرِ «سطح توصیف»؛ «سابقه آرشیوی»؛ «ارزش یابی، امحاء و جدول زمان بندی»؛ «نظام تنظیم»؛ «گسترش های آتی»؛ «بازیابگرها»؛ «واحدهای مرتبط با توصیف»؛ «قواعد یا قراردادها» فقط در معاونت اسنادِ سازمان اسناد و کتاب خانه ملی استفاده شده است. همه آرشیوها از شش عنصر «کد(های) ارجاع»؛ «عنوان»؛ «تاریخ(ها)»؛ «زبان/خط»؛ «یادداشت آرشیودار»؛ و «تاریخ(های) توصیف ها» بهره برده اند. از ده عنصر باقیمانده، در برخی از آرشیوها استفاده شده است. تعداد سی ویک عنصر خارج از استاندارد ملی و براساس نیازهای سازمانی تعریف شده اند. به علت نبود نیروی متخصص آرشیو در اغلب آرشیوهای موردمطالعه، استاندارد اجرا نشده است و نایکدستی در توصیف اسناد دیده می شود.