راه‍ن‍م‍اه‍ا

در این پژوهش با استفاده از روش تحلیل محتوا، 63 وبگاه آرشیو ملی کشورهای مختلف جهان مورد بررسی قرار گرفته که یا به زبان انگلیسی هستند یا به زبان رسمی و ملی ولی دارای نسخه انگلیسی نیز بوده اند. وبگاه ها پس از شناسائی شدن، با استفاده از نرم افزار webzip بارگذاری و ذخیره شده اند. آن گاه با استفاده از فایل های ذخیره شده ویژگی های محتوائی و ساختاری، استخراج و تحلیل شده اند. سپس با بهره گیری از نرم افزار Excel، بسامد ویژگی ها تعیین و در سیاهه وارسی به کار رفته اند. پس از تعیین موارد مشابه و مترادف ها، و نظرسنجی اولیه از کارشناسان آرشیوی، تعداد 41 ویژگی محتوائی و 1 ویژگی ساختاری مهم شناسائی شده و از طریق سیاهه وارسی، دراختیار صاحبنظران ایرانی حوزه آرشیو، جهت تعیین میزان اهمیت هر کدام از ویژگی ها، قرار گرفته است. در نهایت، با در نظر گرفتن درصد فراوانی توافقی بالای 6%، تعداد 36 ویژگی محتوائی و 7 ویژگی ساختاری، انتخاب و برای طراحی الگوی پیشنهادی اعمال گردیده است. در این پژوهش، برای دریافت نظرات صاحب نظران ایرانی، از روش پیمایشی استفاده شده است.

در این مقاله، ابتدا ضمن اشاره به اهمیت فرایندهای سندپردازی و تنظیم و توصیف به عنوان قلب فعالیت های آرشیوی، به شرح اصول پنجگانه تنظیم مواد آرشیوی پرداخته می شود. سپس اصول پنجگانه تنظیم مواد آرشیوی، سطوح تنظیم و نظارت، منشا، نظم اولیه، رویکرد متعادل و منابع سازمانی به تفصیل شرح داده می شوند. در ادامه، تعریف و اهمیت توصیف محتوای مواد آرشیوی از طریق ارائه فهرست های راهنما بیان می شود. فهرست های راهنما که ابزار نظارت مدیریتی و توصیف آرشیوی معرفی می شوند، سه دسته اند، ابزارهای نظارت داخلی، فهرست های ارجاعی درون سازمانی، و فهرست های ارجاعی برون سازمانی. گروه آخر خود به چهار گروه، تقویم ها، سیاهه ها، راهنماها و نظام های شبکه ای اطلاعات تقسیم می شود. در پایان، توجه جدی به استانداردهای تنظیم و توصیف اسناد توصیه می شود.