مطالب

نگارنده، از 22 شهریور لغایت 4 مهر 1385/ 12 لغایت 26 سپتامبر 26م.، در دوره سطح 1 آموزشی «مدیریت اسناد برای کشورهای در حال توسعه» در کشور چین شرکت کرد. مقاله حاضر، برپایه موضوعات مطرح شده در دوره و نیز پاسخهای مدرسان به پرسشهای طرح شده درخصوص مسائل مختلف اسنادی می باشد که به جهت آشنائی بیش از پیش علاقه مندان تهیه شده است. این همایش، به منظور آشنائی کشورهای در حال توسعه با مدیریت اسناد، در شهر کونمینگ ایالت یوننان کشور چین برگزار گردید. گفتنی است که در این هم اندیشی، نمایندگانی از چندین کشور آسیای جنوب شرقی (اندونزی، ویتنام، لائوس و برمه)، قاره آفریقا (توگو، لیبریا وگینه استوائی)، آمریکای جنوبی (اکوادور، کلمبیا، جامائیکا، پرو و بولیوی) و از اروپا، کشور آلبانی و نیز جمهوری مولداوی از جمهوری های استقلال یافته شوروی سابق، شرکت داشتند. کشور چین، دارای تمدنی کهن و همپایه تمدن ایران، هند، مصر و بین النهرین می باشد. ایالت یوننان، در جنوب غربی چین واقع شده است و وسعت آن بالغ بر ،394 کیلومترمربع و جمعیت آن در حدود 44 میلیون نفر می باشد. ایالت یوننان، گذرگاه چین به سمت کشورهای جنوب و جنوب غرب آسیا مانند ویتنام، لائوس و برمه می باشد.

آرشیوها، کتابخانه ها، موزه ها و آرشیوهای دیداری – شنیداری، نهادهائی هستند که با مجموعه سازی، سازماندهی، حفظ و نگهداری و دسترس پذیری منابع اطلاعاتی سروکار دارند. اما تاکنون بویژه در ایران، به وجوه افتراق و اشتراک این چهار نهاد کم تر توجه شده است و در نتیجه، ارتباط این نهادها با هم مبهم است. هر چهار نهاد می توانند هر منبع اطلاعاتی اعم از کتاب، نشریه، سند، و منبع دیداری - شنیداری را در خود جای دهند و از منظر کارکردها و علایق خود به آن بنگرند. کتابخانه، محل گردآوری منابع مکتوب و چاپ شده و ارائه کننده اطلاعات در همه شکلهای آن است. کتابخانه، با موادی سروکار دارد که بخش اعظم آن منتشر شده یا به قصد اشاعه به وجود آمده است. آرشیو، مجموعه ای از پیشینه فعالیتهای سازمانی یا اجتماعی است که غالباً مواد اصلی و منتشر نشده هستند. موزه ها، به جای اسناد یا مواد منتشر شده، با بشر ساخته ها، اشیا و شواهد مادی پیرامون زندگی انسان سروکار دارند. آرشیوهای دیداری - شنیداری نیز ممکن است منابع منتشر شده یا منتشر نشده، تک نسخه ای یا چند نسخه ای را در خود جای دهند. از سوی دیگر، آرشیوهای دیداری - شنیداری با رسانه های فناورانه سروکار دارند و گرایش فنی بیش تری در آنها دیده می شود. اهمیت حفظ و نگهداری در این چهار نهاد، به یک اندازه نیست. هنگامی که منبع اطلاعات تک نسخه است، اهمیت حفظ و نگهداری آن به اوج خود می رسد. نوع دسترسی نیز در این چهار نهاد متفاوت است. این چهار نهاد، دارای مفاهیم و ویژگیهای خاص خود هستند و با در نظر گرفتن ماموریت، جایگاه، جامعه کاربران، منابع مالی، انسانی و دیگر عوامل ترغیب یا محدودکننده، مجموعه ای را گردآوری و سازماندهی می کنند و آن را دسترس پذیر می سازند. پیدایش اینترنت و گسترش فناوریهای جدید، این چهار نهاد را با چالشهائی روبرو کرده است. دیجیتالی سازی منابع و دسترس پذیر کردن آنها در محیطهای مجازی، موجب شده است تا برخی، به این نتیجه گیری برسند که این چهار نهاد بتدریج به هم نزدیک تر می شوند و حتی ممکن است از بین بروند و حوزه های وابسته به فناوریهای نوین جای آنها را بگیرد.