کنترل بودجه
حوزه های تخصصی:
دریافت مقاله
آرشیو
چکیده
متن
این چک‌لیست ویژه همه مدیرانی است که دارای مسئولیت‌هایی در قبال بودجه و تأمین آن هستند. کنترل بودجه، قلب بسیاری از مشاغل مدیریتی است. کنترل ماهرانه بودجه، ارزشی فراگیر در سازمان‌ها تلقی می‌شود. به علاوه، امروزه توانایی کنترل بودجه یک عامل مهم در ارزیابی عملکرد و حتی عاملی برای توسعه و ارتقا تلقی می‌شود.
مدیران باید مجموعه‌ای از رویکردهای را برای کنترل بودجه به کار بگیرند – گردآوری و استفاده از اطلاعات، ایجاد سیستم‌های هشدار سریع، اتخاذ تصمیمات و نظارت بر نتایج حاصله – همه اینها، مهارت‌های کلیدی مدیریت تلقی می‌شوند.
تعریف
کنترل بودجه از طریق محاسبه و مقایسه هزینه‌ها و درآمدهای واقعی و همچنین عملکرد در قبال بودحه تعیین شده حاصل می‌گردد. این مقایسه الزامی است تا مدیران بتوانند درست عمل کنند و طرح‌های عملیاتی را در صورت نیاز تغییر دهند تا بتوانند بودجه خود را حفظ کنند.
مزایا
• کنترل بودجه تنها روش برای نظارت بر عملکرد مالی سازمان‌ها و تیم‌ها است.
• این امر به شما اجازه می‌دهد تا وضعیت مالی سازمان خود را درک کنید.
• کنترل بودجه اطلاعاتی را به شما می‌دهد که می‌توانید از آن به عنوان مبنایی برای اقدام استفاده کنید.
معایب
اگر در کنترل بودجه خود شکست بخورید، آنگاه:
• یا بیش از حد یا کمتر از حد هزینه می‌کنید و در نتیجه به اهدافتان دست نخواهید یافت؛
• به دلیل عدم وجود اطلاعات روز متوجه نمی‌شوید که چرا در زمینه بودجه خود به نتایج متفاوتی دست می‌یابید؛
• نشان می‌دهد که عملکرد تیم یا سازمان شما خارج از کنترل است – این امر تبلیغی بسیار بد برای سازمان شما و خود شما است.
چک‌لیست اقدام
1. آمار و ارقام را درک کنید
مطمئن شوید که می‌دانید ارقام مندرج در بودجه شما ماحصل چه هستند. باید بدانید که بر چه ارقامی کنترل دارید، مسئول کدام یک هستید و چه ارقامی خارج از کنترل شما می‌باشند. مثلاً اگر هزینه‌های کارکنان شما بدان دلیل بالا است که اضافه‌کاری زیادی را برای آنها در نظر گرفته‌اید، شما مسئول این هزینه هستید؛ اما اگر هزینه‌ها بدان دلیل بالا هستند که اتحادیه خواهان پرداخت دستمزد بیشتر به کارکنان است، این امر خارج از کنترل شما می‌باشد. تنها وقتی بدانید که مسئول کدام اقلام بودجه هستید، آنگاه می‌توانید بر آنها کنترل داشته باشید.
2. با بخش حسابداری خود صحبت کنید
ببینید این بخش چه گزارش‌هایی را برای شما تهیه کرده است. این امر در اضافه‌کاری کارکنان شما صرفه‌جوئی می‌کند، آمار دقیقی را در اختیار شما قرار می‌دهد و به شما کمک می‌کند در تماس نزدیک با حسابداران باشید – این امر اهمیت بسیار زیادی دارد زیرا آنها جزء کارکنان کلیدی سازمان شما به شمار می‌روند.
3. یک سیستم نظارت یا هشدار سریع ایجاد کنید
این امر به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها و درآمدهای خود را پیگیری کنید. یک سیستم کاغذی (حفظ گزارش هزینه‌ها و بررسی آنها در پایان هر ماه)، برای بودجه‌های کوچک مناسب است اما استفاده از تمامی سیستم‌های اطلاعاتی و هشداردهنده، هم برای بودجه‌های کوچک مناسب است و هم برای بودجه‌های بزرگ.
4. در مورد زمان مناسب برای نظارت بر بودجه خود تصمیم‌گیری کنید
زمانی را برای نظارت بر بودجه خود در نظر بگیرید که متناسب با دیگر تعهدات سازمان و تیم شما است – عمدتاً هفتگی، ماهانه یا سه ماهه. مهم است به یک جدول زمانی مناسب دست یابید؛ نظارت بیش از حد باعث اتلاف وقت شما می‌شود. نظارت کم نیز باعث می‌شود که شما بر همه چیز کنترل نداشته باشید.
5. تغییرات را مشخص کند
از اطلاعات گردآوری شده برای شناسایی تغییرات مثبت و منفی نسبت به بودجه اولیه استفاده کنید. تغییر منفی بدان معنا است که شما بیشتر از میزان برنامه‌ریزی شده هزینه کرده‌اید؛ بنابراین باید مراقبت تأثیر این وضعیت بر عملکرد سالانه باشید و طرح‌هایتان را مجدداً ارزیابی کنید. تغییر مثبت بدان معنا است که شما کمتر از میزان برنامه‌ریزی شده هزینه کرده‌اید.
6. فکر نکنید تغییر مثبت همیشه خوب است
میزان تغییر خود را تحلیل کنید تا دریابید چرا چنین تغییری اتفاق افتاده و تأثیری بر عملکرد سالانه شما دارد. آیا یک اتفاق خاص باعث این موضوع شده (مثلاً عدم پرداخت یک قلم از بودجه) یا این که چنین تغییری به صورت یک روند مشخص بوده است؟ آیا این امر به دلیل کاهش غیرمنتظره نرخ بهره نبوده است؟ در این صورت، آیا این روند همچنان ادامه خواهد یافت؟ آیا ممکن است برخی فعالیت‌های بازاریابی برنامه‌ریزی شده خود را انجام نداده باشید؟ آیا در استخدام کارکنان کلیدی شکست خورده‌اید؟
7. اطلاعات لازم را در اختیار افراد مناسب قرار دهید
اگر دریافتید که مشکلی دارید، اطلاعات آن را در اختیار افراد مناسب قرار دهید همانند رییس، حسابدار شرکت یا اعضای تیم کاری خویش. اغلب افراد نمی‌دانند مشکلی وجود دارد تا اینکه شما این موضوع را به آنها بگویید. تا زمانی که همه افراد لازم از این موضوع مطلع نشوند، شما نمی‌توانید هیچ کاری انجام دهید. به خاطر داشته باشید که ارتباطات یک فرآیند دو طرفه است و در این صورت است که اعضای تیم شما می‌توانند خیلی زود در قبال مسایل احتمالی به شما هشدار بدهند. در مورد هر گونه تغییری با تیم خود مشورت کنید. آنها می‌توانند به محض بروز هر گونه اشتباه، شما را از این موضوع مطلع سازند.
8. اکنون اقدام کنید
شما طیفی از گزینه‌های مختلف را در اختیار دارید که به شرایطتان بستگی دارد:
• اگر فکر می‌کنید بودجه به مسیر اصلی خود بازخواهد گشت، هیچ اقدامی نکنید اما مطمئن شوید که می‌توانید فرضیه را توجیه کنید و می‌توانید آنچه را که انتظار دارید رخ دهد، ارزیابی نمایید.
• برآوردی را از آنچه که انتظار دهید انجام دهید و آن را با بودجه مقایسه کنید.
• اقدامات اصلاحی را پیشنهاد کنید تا بتوانید آمار و ارقام بودجه را به مسیر اصلی بازگردانید (مانند قطع هزینه‌ها، تلاش برای افزایش فروش یا جلوگیری از کاهش نادرست هزینه‌کرد بودجه).
وقتی تصمیم گرفتید که چه کاری را انجام دهید، مطمئن شوید که افراد مناسب می‌دانند شما چه طرحی دارید، طرح شما را درک کرده‌اند و در صورت لزوم، زمان لازم را برای ارایه نظرات و تفاسیر خود در اختیار دارند. آنگاه می‌توانید دست به اقدام بزنید.
9. به نظارت خود ادامه دهید
نظارت یک فرآیند مستمر است. فکر نکنید به این دلیل که یک مرتبه اقدام به نظارت کرده‌اید، دیگر نیازی به این کار ندارید. استمرار نظارت بر بودجه به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید عملکردتان طبق برنامه است یا حداقل از کنترل شما خارج نشده است.
10. تمامی تغییرات را به اطلاع دیگران برسانید
اگر پیش‌بینی‌های خود را اصلاح کردید، موضوع را به اطلاع تمامی طرفین ذینفع بودجه به ویژه آنانی که قرار است چنین تغییری را اجرا کنند، برسانید.
برای کنترل بودجه
بایدها:
• با تمامی سطوح سازمانی ارتباط برقرار کنید.
• هر گاه لازم می‌دانید دست به اقدام بزنید.
• افراد مناسب را مطلع سازید.
• به نظارت خود ادامه دهید.
نبایدها:
• با عجله و بدون اندیشیدن به عواقب کارتان، دست به اقدام نزنید.
• به تنهایی عمل نکنید – همیشه دیگران را نیز دخالت دهید.
• مسئله را پنهان نکنید یا آن را نادیده نگیرید. در این صورت راه به هیچ جایی نخواهید برد.
پرسش‌های مهم
• آیا سیستم‌های عملی نظارت بر عملکرد را به کار گرفته‌اید؟
• آیا سیستم‌های نظارتی شما، اطلاعات مناسب را در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید به واسطه آنها کنترل خود بر بودجه را دوباره به دست آورید؟
• آیا تمامی اطلاعات لازم را درباره علت اشکلات پیش‌آمده احتمالی گردآوری کرده‌اید؟
• آیا این موضوعات را به طور کامل به اطلاع دیگران رسانده‌اید؟
• آیا اقدام خود را با دقت برنامه‌ریزی نموده‌اید؟
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«امور مالی و حسابداری برای مدیران غیرمالی»، ویلیام درومز، 1994
«تأمین بودجه: برنامه‌ریزی و کنترل سود.» گلن ولش و رونالد هیلتون، 1988
مقاله:
«تأمین بودجه: از رنج تا قدرت»، رابرت فینی، مجله ارزیابی مدیریت، سپتامبر 1993
«انسان خیلی قبل از شکل‌گیری بروکراسی‌های اداری، مسئولیت‌پذیر بوده است. اگر شوالیه‌ای مسئولیتش را درست انجام نمی‌داد، بلافاصله سلطان سر از تنش جدا می‌کرد.» آلوین تافلر
«شرکت همانند یک موجود زنده است یعنی زنده است و نفس می‌کشد. شرکت فقط ترازنامه و اظهارنامه درآمد نیست. باید آن را با فکر و ذهن خود اداره کنید.» کارلی فیورینا
مدیران باید مجموعه‌ای از رویکردهای را برای کنترل بودجه به کار بگیرند – گردآوری و استفاده از اطلاعات، ایجاد سیستم‌های هشدار سریع، اتخاذ تصمیمات و نظارت بر نتایج حاصله – همه اینها، مهارت‌های کلیدی مدیریت تلقی می‌شوند.
تعریف
کنترل بودجه از طریق محاسبه و مقایسه هزینه‌ها و درآمدهای واقعی و همچنین عملکرد در قبال بودحه تعیین شده حاصل می‌گردد. این مقایسه الزامی است تا مدیران بتوانند درست عمل کنند و طرح‌های عملیاتی را در صورت نیاز تغییر دهند تا بتوانند بودجه خود را حفظ کنند.
مزایا
• کنترل بودجه تنها روش برای نظارت بر عملکرد مالی سازمان‌ها و تیم‌ها است.
• این امر به شما اجازه می‌دهد تا وضعیت مالی سازمان خود را درک کنید.
• کنترل بودجه اطلاعاتی را به شما می‌دهد که می‌توانید از آن به عنوان مبنایی برای اقدام استفاده کنید.
معایب
اگر در کنترل بودجه خود شکست بخورید، آنگاه:
• یا بیش از حد یا کمتر از حد هزینه می‌کنید و در نتیجه به اهدافتان دست نخواهید یافت؛
• به دلیل عدم وجود اطلاعات روز متوجه نمی‌شوید که چرا در زمینه بودجه خود به نتایج متفاوتی دست می‌یابید؛
• نشان می‌دهد که عملکرد تیم یا سازمان شما خارج از کنترل است – این امر تبلیغی بسیار بد برای سازمان شما و خود شما است.
چک‌لیست اقدام
1. آمار و ارقام را درک کنید
مطمئن شوید که می‌دانید ارقام مندرج در بودجه شما ماحصل چه هستند. باید بدانید که بر چه ارقامی کنترل دارید، مسئول کدام یک هستید و چه ارقامی خارج از کنترل شما می‌باشند. مثلاً اگر هزینه‌های کارکنان شما بدان دلیل بالا است که اضافه‌کاری زیادی را برای آنها در نظر گرفته‌اید، شما مسئول این هزینه هستید؛ اما اگر هزینه‌ها بدان دلیل بالا هستند که اتحادیه خواهان پرداخت دستمزد بیشتر به کارکنان است، این امر خارج از کنترل شما می‌باشد. تنها وقتی بدانید که مسئول کدام اقلام بودجه هستید، آنگاه می‌توانید بر آنها کنترل داشته باشید.
2. با بخش حسابداری خود صحبت کنید
ببینید این بخش چه گزارش‌هایی را برای شما تهیه کرده است. این امر در اضافه‌کاری کارکنان شما صرفه‌جوئی می‌کند، آمار دقیقی را در اختیار شما قرار می‌دهد و به شما کمک می‌کند در تماس نزدیک با حسابداران باشید – این امر اهمیت بسیار زیادی دارد زیرا آنها جزء کارکنان کلیدی سازمان شما به شمار می‌روند.
3. یک سیستم نظارت یا هشدار سریع ایجاد کنید
این امر به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها و درآمدهای خود را پیگیری کنید. یک سیستم کاغذی (حفظ گزارش هزینه‌ها و بررسی آنها در پایان هر ماه)، برای بودجه‌های کوچک مناسب است اما استفاده از تمامی سیستم‌های اطلاعاتی و هشداردهنده، هم برای بودجه‌های کوچک مناسب است و هم برای بودجه‌های بزرگ.
4. در مورد زمان مناسب برای نظارت بر بودجه خود تصمیم‌گیری کنید
زمانی را برای نظارت بر بودجه خود در نظر بگیرید که متناسب با دیگر تعهدات سازمان و تیم شما است – عمدتاً هفتگی، ماهانه یا سه ماهه. مهم است به یک جدول زمانی مناسب دست یابید؛ نظارت بیش از حد باعث اتلاف وقت شما می‌شود. نظارت کم نیز باعث می‌شود که شما بر همه چیز کنترل نداشته باشید.
5. تغییرات را مشخص کند
از اطلاعات گردآوری شده برای شناسایی تغییرات مثبت و منفی نسبت به بودجه اولیه استفاده کنید. تغییر منفی بدان معنا است که شما بیشتر از میزان برنامه‌ریزی شده هزینه کرده‌اید؛ بنابراین باید مراقبت تأثیر این وضعیت بر عملکرد سالانه باشید و طرح‌هایتان را مجدداً ارزیابی کنید. تغییر مثبت بدان معنا است که شما کمتر از میزان برنامه‌ریزی شده هزینه کرده‌اید.
6. فکر نکنید تغییر مثبت همیشه خوب است
میزان تغییر خود را تحلیل کنید تا دریابید چرا چنین تغییری اتفاق افتاده و تأثیری بر عملکرد سالانه شما دارد. آیا یک اتفاق خاص باعث این موضوع شده (مثلاً عدم پرداخت یک قلم از بودجه) یا این که چنین تغییری به صورت یک روند مشخص بوده است؟ آیا این امر به دلیل کاهش غیرمنتظره نرخ بهره نبوده است؟ در این صورت، آیا این روند همچنان ادامه خواهد یافت؟ آیا ممکن است برخی فعالیت‌های بازاریابی برنامه‌ریزی شده خود را انجام نداده باشید؟ آیا در استخدام کارکنان کلیدی شکست خورده‌اید؟
7. اطلاعات لازم را در اختیار افراد مناسب قرار دهید
اگر دریافتید که مشکلی دارید، اطلاعات آن را در اختیار افراد مناسب قرار دهید همانند رییس، حسابدار شرکت یا اعضای تیم کاری خویش. اغلب افراد نمی‌دانند مشکلی وجود دارد تا اینکه شما این موضوع را به آنها بگویید. تا زمانی که همه افراد لازم از این موضوع مطلع نشوند، شما نمی‌توانید هیچ کاری انجام دهید. به خاطر داشته باشید که ارتباطات یک فرآیند دو طرفه است و در این صورت است که اعضای تیم شما می‌توانند خیلی زود در قبال مسایل احتمالی به شما هشدار بدهند. در مورد هر گونه تغییری با تیم خود مشورت کنید. آنها می‌توانند به محض بروز هر گونه اشتباه، شما را از این موضوع مطلع سازند.
8. اکنون اقدام کنید
شما طیفی از گزینه‌های مختلف را در اختیار دارید که به شرایطتان بستگی دارد:
• اگر فکر می‌کنید بودجه به مسیر اصلی خود بازخواهد گشت، هیچ اقدامی نکنید اما مطمئن شوید که می‌توانید فرضیه را توجیه کنید و می‌توانید آنچه را که انتظار دارید رخ دهد، ارزیابی نمایید.
• برآوردی را از آنچه که انتظار دهید انجام دهید و آن را با بودجه مقایسه کنید.
• اقدامات اصلاحی را پیشنهاد کنید تا بتوانید آمار و ارقام بودجه را به مسیر اصلی بازگردانید (مانند قطع هزینه‌ها، تلاش برای افزایش فروش یا جلوگیری از کاهش نادرست هزینه‌کرد بودجه).
وقتی تصمیم گرفتید که چه کاری را انجام دهید، مطمئن شوید که افراد مناسب می‌دانند شما چه طرحی دارید، طرح شما را درک کرده‌اند و در صورت لزوم، زمان لازم را برای ارایه نظرات و تفاسیر خود در اختیار دارند. آنگاه می‌توانید دست به اقدام بزنید.
9. به نظارت خود ادامه دهید
نظارت یک فرآیند مستمر است. فکر نکنید به این دلیل که یک مرتبه اقدام به نظارت کرده‌اید، دیگر نیازی به این کار ندارید. استمرار نظارت بر بودجه به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید عملکردتان طبق برنامه است یا حداقل از کنترل شما خارج نشده است.
10. تمامی تغییرات را به اطلاع دیگران برسانید
اگر پیش‌بینی‌های خود را اصلاح کردید، موضوع را به اطلاع تمامی طرفین ذینفع بودجه به ویژه آنانی که قرار است چنین تغییری را اجرا کنند، برسانید.
برای کنترل بودجه
بایدها:
• با تمامی سطوح سازمانی ارتباط برقرار کنید.
• هر گاه لازم می‌دانید دست به اقدام بزنید.
• افراد مناسب را مطلع سازید.
• به نظارت خود ادامه دهید.
نبایدها:
• با عجله و بدون اندیشیدن به عواقب کارتان، دست به اقدام نزنید.
• به تنهایی عمل نکنید – همیشه دیگران را نیز دخالت دهید.
• مسئله را پنهان نکنید یا آن را نادیده نگیرید. در این صورت راه به هیچ جایی نخواهید برد.
پرسش‌های مهم
• آیا سیستم‌های عملی نظارت بر عملکرد را به کار گرفته‌اید؟
• آیا سیستم‌های نظارتی شما، اطلاعات مناسب را در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید به واسطه آنها کنترل خود بر بودجه را دوباره به دست آورید؟
• آیا تمامی اطلاعات لازم را درباره علت اشکلات پیش‌آمده احتمالی گردآوری کرده‌اید؟
• آیا این موضوعات را به طور کامل به اطلاع دیگران رسانده‌اید؟
• آیا اقدام خود را با دقت برنامه‌ریزی نموده‌اید؟
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«امور مالی و حسابداری برای مدیران غیرمالی»، ویلیام درومز، 1994
«تأمین بودجه: برنامه‌ریزی و کنترل سود.» گلن ولش و رونالد هیلتون، 1988
مقاله:
«تأمین بودجه: از رنج تا قدرت»، رابرت فینی، مجله ارزیابی مدیریت، سپتامبر 1993
«انسان خیلی قبل از شکل‌گیری بروکراسی‌های اداری، مسئولیت‌پذیر بوده است. اگر شوالیه‌ای مسئولیتش را درست انجام نمی‌داد، بلافاصله سلطان سر از تنش جدا می‌کرد.» آلوین تافلر
«شرکت همانند یک موجود زنده است یعنی زنده است و نفس می‌کشد. شرکت فقط ترازنامه و اظهارنامه درآمد نیست. باید آن را با فکر و ذهن خود اداره کنید.» کارلی فیورینا