به سوی جامعه اطلاعاتی
چکیده
متن
جایگاه اطلاعات در سنجش بهره‌وری
به‌طور سنتی، بهره‌وری از منظر اطلاعات به‌صورت میزان پیشرفت فناوری مشخص شده تلقی می‌شود. این رویکرد سنتی، خروجی را بر اساس نیروی کار، سرمایه و پیشرفت فناوری مورد ارزیابی قرار می‌دهد. پیشرفت فناوری در معادله بهره‌وری سنتی به‌عنوان بخشی از پسماند مورد توجه قرار می‌گرفت. دو رویکرد دیگر که امروزه برای سنجش بهره‌وری بر اساس اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد، عبارتند از:
راهبرد اول: تعیین داده‌های مربوط به اطلاعات قابل ملاحظه در سنجش بهره‌وری عرفی: بر اساس این رویکرد، واکنشهای مربوط به سرمایه‌گذاریها، کسب و استفاده از اطلاعات جمع‌آوری می‌شود. این معیارها بر اساس معیارهای مختلف بهره‌وری قابل برآورد رگرسیونی است. فرض اولیه این است که موارد مرتبط با اطلاعات در بهره‌وری تاثیر می‌گذارد. بر این‌اساس، رابطه معنی‌داری بین دانش، ابتکار و بهره‌وری در بخشهای اقتصادی وجود دارد. داده‌های قابل ملاحظه مربوط به ارتباط بین بهره‌وری و اطلاعات عبارت است از:
_ خدمات، فرایندها و محصول بهبودیافته؛
_ گواهی کیفی؛
_ استفاده از گروههای پروژه؛
_ استفاده از فناوریهای فرایندی پیشرفته، نظامهای کنترل فرایند پیشرفته؛
_ استفاده از نظامهای فناوری اطلاعات و ارتباطات همچون طرح‌ریزی منابع کسب و کار (ERP)؛
_ استفاده از روشهای رایانه‌ای؛
_ دسترسی به اینترنت؛
_ نظامهای سنجش مربوط به رضایت مشتری/ رضایت کارکنان؛
_ خدمات اطلاعاتی مورد استفاده.
راهبرد دوم: رویکرد محاسبه نسبتهای بهره‌وری بر اساس اطلاعات: رویکرد دوم نسبت سرمایه و کار را به‌عنوان ورودی و معیارهای اطلاعاتی را به‌صورت خروجی مورد ملاحظه قرار می‌دهد. نسبتها به‌صورت خروجی به ورودی محاسبه و چنین فرض می‌شود که ضرایب مزبور تبیین‌کننده نقش افراد در رشد بهره‌وری است. این رویکرد مستلزم در نظر گرفتن محاسبه جزییات داده‌های ورودی و خروجی در سطح سازمان است.
فناوری اطلاعات و ارتباطات و سرمایه اجتماعی
دولتها و نهادهای مختلف تعهد قابل ملاحظه‌ای به پروژه‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات و برنامه‌های بهبود وضعیت از این طریق دارند و از آن برای کمک به ارتباط شبکه‌ای بین گروهها سود می‌جویند. سرمایه اجتماعی در افزایش بهره‌وری از طریق کاهش هزینه‌های اجتماعی، تسهیل در بروز نوآوری و خلاقیت، ایجاد شغل، افزایش امنیت و رفاه اجتماعی، سرخوشی و فضاهای ذهنی جدید و همچنین، ایجاد علایق مشترک اجتماعی و نزدیکی بین افراد و گروههای مختلف نقش موثری ایفا می‌کند. برخی شاخصهای مورد استفاده در زمینه ارتباط بین سرمایه اجتماعی و بهره‌وری از این قبیل است:
_ تواتر ارتباط با بستگان و دوستان از طریق اینترنت؛
_ ارتباط از طریق تالارهای گفت گو؛
_ استفاده از اینترنت برای ساماندهی ارتباطات.
سرمایه اجتماعی مفهومی پیچیده، چندسویه و بحث‌برانگیز است. هم‌‌اکنون مباحث ویژه‌ای در زمینه اعتماد به‌عنوان یکی از مظاهر سرمایه اجتماعی و فناوری، به‌ویژه فناوری اطلاعات و ارتباطات مورد استفاده برای برقراری ارتباط افراد و گروهها با یکدیگر وجود دارد. از طرف دیگر، بین پدیده‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات و همچنین، انواع مختلف سرمایه اجتماعی روابط معنی‌داری وجود دارد که ضروری است در هر جامعه، سازمان یا تشکل اجتماعی به سوگیریهای آن توجه شود. از این ویژگیها و سناریوهای حاکم بر آنها می‌توان برای پرداختن به نیازهای مختلف سطوح اجتماعی پرداخت و آنها را به‌سمت مطلوبی سوق داد.
همسویی استراتژی فناوری اطلاعات
و کسب و کار
بر اساس مطالعات انجام شده چهار موضوع اساسی مورد تاکید در سازمانهایی که همسویی مناسبی برقرار کرده‌اند، عبارتند از:
رهبری و هدایت شفاف: تعیین یک استراتژی شفاف برای تمامی سازمان برای آینده دور و نزدیک
تعهد: مشارکت جدی رهبران فناوری اطلاعات در طرح‌ریزی سازمانی و نیز، همراهی مدیران کسب و کار در طرح‌ریزی فناوری اطلاعات از مهمترین موارد این موضوع است که مستلزم درگیر شدن و پشتیبانی مدیریت ارشد است.
ارتباطات: ابزاری برای کسب اطلاعات در زمینه موفقیت یا شکست در ایجاد همسویی بین استراتژی کسب و کار و فناوری اطلاعات که باید همراه با طرح شفاف انتظارات و خواسته‌های سازمان از طریق ایجاد همسویی باشد. برقراری ارتباط بین استراتژی، هدف و انتظارات مربوط به مدیران و کارکنان نیز باید به‌صورت نظام‌مند اجرا شود. به‌محض اینکه مدیران اجرایی به‌طور شفاف دلایل و انگیزه‌های همسویی را درک کنند، همراه با مدیران ارشد در فرایند مربوط مشارکت خواهند جست.
یکپارچگی میان‌کارکردی: برای موفقیت یک سازمان در همسویی استراتژی کسب و کار و فناوری اطلاعات، مرزهای حوزه‌های کارکردی باید نامشخص باشد و کارکنان به کنکاش در زمینه استفاده از فناوری برای خلق ارزش و تحقق استراتژی کسب و کار تشویق شوند. همچنین، ایجاد تیمی برای نظارت بر کارکرد همسویی کسب و کار و فناوری اطلاعات ضروری است. یکی از پیشنهادهای مطرح در این زمینه، تشکیل تیمی متشکل از تمامی مدیران فناوری اطلاعات است که به مدیران ارشد کسب و کار گزارش می‌دهند. البته، از مشکلات عمده ایجاد چنین تیمی می‌توان به تمرکز بیش از حد آن بر موارد فنی و غفلت از استراتژی کسب و کار اشاره کرد.
فرهنگ سازمان باید پذیرای فناوری باشد و به فناوری اطلاعات به‌عنوان یک توانمندساز و بخشی بلافصل از موفقیت درازمدت سازمان بنگرد. ایجاد اعتماد به‌عنوان مهمترین وظیفه در این زمینه مطرح است. برگزاری جلسات مداوم دوره‌ای با مدیران درباره طرحهای آینده بسیار ضروری است. به‌عنوان مثال در یکی از سازمانهایی که در زمینه شناسایی نیازهای مشتریان و واکنش نسبت به آن کند عمل می‌کرد، استفاده از فناوری اطلاعات برای انجام پیمایش و دریافت اطلاعات نهادینه شد که نقش زیادی در ایجاد اعتماد نسبت به آن داشت.
از دیگر چالشها می‌توان به ساختار سلسله‌مراتبی یا مدیریت سازمانی اشاره کرد. به‌عنوان مثال، دسترسی به مدیران از چالشهای مهم ارتباطی به‌شمار می‌آید. مشارکت کارکنان مختلف در پروژه‌های اجرایی و پرهیز از تبادل بیش از حد گزارشهای رسمی خسته‌کننده و همچنین، بهره‌گیری از امکانات ارتباط الکترونیکی نقش قابل توجهی در تعدیل موانع ساختار سازمانی دارد. همگرایی، زمانی به‌طور مطلوب ایجاد می‌شود که روابط داخلی و خارجی به‌صورت رسمی و غیر رسمی دنبال شوند.
از موانع دیگر، به‌ویژه در زمینه همسویی با شرکا، موضوع مالکیت معنوی است که فقط در چارچوب منافع دوطرفه و کسب اطمینان از یکدیگر می‌توان به تبادل اطلاعات و دانش اقدام کرد.
درگیر کردن مشتریان در فرایند طرح‌ریزی استراتژیک نیز مستلزم بهره‌گیری از زیرساختی قدرتمند بر اساس فناوری اطلاعات است که مرزهای سازمانی را در نوردد و ارتباطات را در سازمان توسعه دهد. استفاده از نظام طرح‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و بهره‌گیری از تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI) کمک قابل ملاحظه‌ای در این زمینه می‌کند.
به‌طور خلاصه، زمانی همسویی اتفاق می‌افتد که: 1) مدیران ارشد در برقراری ارتباط، تشریح و تقویت ارزشها و نتایج مربوط به همسویی کسب و کار و فناوری اطلاعات کوشا باشند 2) مدیران ارشد و اجرایی در تیمهای پروژه ایجاد شده نقش رهبری را بر عهده گیرند و در آموزش، تقویت و اعطای پاداش به واحدها و گروههای موفق در ایجاد همسویی ایفای نقش کنند. مهم، استفاده از همسویی به‌عنوان ابزار راهبردی برای موفقیت سازمان است.
مهار هرزنامه‌ها
امروزه نرم‌افزارهای ویژه‌ای برای جلوگیری از ورود نامه‌های اینترنتی حاوی پیامهای نژادپرستانه یا جنسی ارایه شده است. با این حــــــال، نرم‌افزارهای مزبور در پیشگیری از پیامهـــــای جدید ناتوانند. با غنی‌تر کردن مخـــــازن اطلاعاتی نرم‌افزارها را در زمینه هرزنامه‌ها، می‌توان استفاده مطلوبتری از آنها کرد. پژوهشگران دانشگاههای کالیفرنیا و فلوریدا برای این منظور راه حلی را پیشنهاد کرده‌اند.
آنان بر این اعتقادند که باید نرم‌افزارهایی به برنامه‌های پست الکترونیک استاندارد افزود تا بین کاربران هماهنگی ایجاد کند. براین اساس، چنانچه پیام جدیدی دریافت شود، نرم‌افزار ضد هرزنامه ابتدا به بررسی بانک داده‌های هرزنامه رایانه فرد می‌پردازد و در صورت نیافتن آن، پیامهایی را برای آدرسهای موجود در بانک فرد می‌فرستد. در صورت وجود چنین نرم‌افزاری در رایانه‌های مذکور، بررسی بانک داده‌های هرزنامه‌ای مربوط انجام می‌شود و به همین ترتیب، فرایند تا آنجا ادامه می‌یابد که ماهیت پیام به‌درستی مشخص شود.
به‌طور سنتی، بهره‌وری از منظر اطلاعات به‌صورت میزان پیشرفت فناوری مشخص شده تلقی می‌شود. این رویکرد سنتی، خروجی را بر اساس نیروی کار، سرمایه و پیشرفت فناوری مورد ارزیابی قرار می‌دهد. پیشرفت فناوری در معادله بهره‌وری سنتی به‌عنوان بخشی از پسماند مورد توجه قرار می‌گرفت. دو رویکرد دیگر که امروزه برای سنجش بهره‌وری بر اساس اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد، عبارتند از:
راهبرد اول: تعیین داده‌های مربوط به اطلاعات قابل ملاحظه در سنجش بهره‌وری عرفی: بر اساس این رویکرد، واکنشهای مربوط به سرمایه‌گذاریها، کسب و استفاده از اطلاعات جمع‌آوری می‌شود. این معیارها بر اساس معیارهای مختلف بهره‌وری قابل برآورد رگرسیونی است. فرض اولیه این است که موارد مرتبط با اطلاعات در بهره‌وری تاثیر می‌گذارد. بر این‌اساس، رابطه معنی‌داری بین دانش، ابتکار و بهره‌وری در بخشهای اقتصادی وجود دارد. داده‌های قابل ملاحظه مربوط به ارتباط بین بهره‌وری و اطلاعات عبارت است از:
_ خدمات، فرایندها و محصول بهبودیافته؛
_ گواهی کیفی؛
_ استفاده از گروههای پروژه؛
_ استفاده از فناوریهای فرایندی پیشرفته، نظامهای کنترل فرایند پیشرفته؛
_ استفاده از نظامهای فناوری اطلاعات و ارتباطات همچون طرح‌ریزی منابع کسب و کار (ERP)؛
_ استفاده از روشهای رایانه‌ای؛
_ دسترسی به اینترنت؛
_ نظامهای سنجش مربوط به رضایت مشتری/ رضایت کارکنان؛
_ خدمات اطلاعاتی مورد استفاده.
راهبرد دوم: رویکرد محاسبه نسبتهای بهره‌وری بر اساس اطلاعات: رویکرد دوم نسبت سرمایه و کار را به‌عنوان ورودی و معیارهای اطلاعاتی را به‌صورت خروجی مورد ملاحظه قرار می‌دهد. نسبتها به‌صورت خروجی به ورودی محاسبه و چنین فرض می‌شود که ضرایب مزبور تبیین‌کننده نقش افراد در رشد بهره‌وری است. این رویکرد مستلزم در نظر گرفتن محاسبه جزییات داده‌های ورودی و خروجی در سطح سازمان است.
فناوری اطلاعات و ارتباطات و سرمایه اجتماعی
دولتها و نهادهای مختلف تعهد قابل ملاحظه‌ای به پروژه‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات و برنامه‌های بهبود وضعیت از این طریق دارند و از آن برای کمک به ارتباط شبکه‌ای بین گروهها سود می‌جویند. سرمایه اجتماعی در افزایش بهره‌وری از طریق کاهش هزینه‌های اجتماعی، تسهیل در بروز نوآوری و خلاقیت، ایجاد شغل، افزایش امنیت و رفاه اجتماعی، سرخوشی و فضاهای ذهنی جدید و همچنین، ایجاد علایق مشترک اجتماعی و نزدیکی بین افراد و گروههای مختلف نقش موثری ایفا می‌کند. برخی شاخصهای مورد استفاده در زمینه ارتباط بین سرمایه اجتماعی و بهره‌وری از این قبیل است:
_ تواتر ارتباط با بستگان و دوستان از طریق اینترنت؛
_ ارتباط از طریق تالارهای گفت گو؛
_ استفاده از اینترنت برای ساماندهی ارتباطات.
سرمایه اجتماعی مفهومی پیچیده، چندسویه و بحث‌برانگیز است. هم‌‌اکنون مباحث ویژه‌ای در زمینه اعتماد به‌عنوان یکی از مظاهر سرمایه اجتماعی و فناوری، به‌ویژه فناوری اطلاعات و ارتباطات مورد استفاده برای برقراری ارتباط افراد و گروهها با یکدیگر وجود دارد. از طرف دیگر، بین پدیده‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات و همچنین، انواع مختلف سرمایه اجتماعی روابط معنی‌داری وجود دارد که ضروری است در هر جامعه، سازمان یا تشکل اجتماعی به سوگیریهای آن توجه شود. از این ویژگیها و سناریوهای حاکم بر آنها می‌توان برای پرداختن به نیازهای مختلف سطوح اجتماعی پرداخت و آنها را به‌سمت مطلوبی سوق داد.
همسویی استراتژی فناوری اطلاعات
و کسب و کار
بر اساس مطالعات انجام شده چهار موضوع اساسی مورد تاکید در سازمانهایی که همسویی مناسبی برقرار کرده‌اند، عبارتند از:
رهبری و هدایت شفاف: تعیین یک استراتژی شفاف برای تمامی سازمان برای آینده دور و نزدیک
تعهد: مشارکت جدی رهبران فناوری اطلاعات در طرح‌ریزی سازمانی و نیز، همراهی مدیران کسب و کار در طرح‌ریزی فناوری اطلاعات از مهمترین موارد این موضوع است که مستلزم درگیر شدن و پشتیبانی مدیریت ارشد است.
ارتباطات: ابزاری برای کسب اطلاعات در زمینه موفقیت یا شکست در ایجاد همسویی بین استراتژی کسب و کار و فناوری اطلاعات که باید همراه با طرح شفاف انتظارات و خواسته‌های سازمان از طریق ایجاد همسویی باشد. برقراری ارتباط بین استراتژی، هدف و انتظارات مربوط به مدیران و کارکنان نیز باید به‌صورت نظام‌مند اجرا شود. به‌محض اینکه مدیران اجرایی به‌طور شفاف دلایل و انگیزه‌های همسویی را درک کنند، همراه با مدیران ارشد در فرایند مربوط مشارکت خواهند جست.
یکپارچگی میان‌کارکردی: برای موفقیت یک سازمان در همسویی استراتژی کسب و کار و فناوری اطلاعات، مرزهای حوزه‌های کارکردی باید نامشخص باشد و کارکنان به کنکاش در زمینه استفاده از فناوری برای خلق ارزش و تحقق استراتژی کسب و کار تشویق شوند. همچنین، ایجاد تیمی برای نظارت بر کارکرد همسویی کسب و کار و فناوری اطلاعات ضروری است. یکی از پیشنهادهای مطرح در این زمینه، تشکیل تیمی متشکل از تمامی مدیران فناوری اطلاعات است که به مدیران ارشد کسب و کار گزارش می‌دهند. البته، از مشکلات عمده ایجاد چنین تیمی می‌توان به تمرکز بیش از حد آن بر موارد فنی و غفلت از استراتژی کسب و کار اشاره کرد.
فرهنگ سازمان باید پذیرای فناوری باشد و به فناوری اطلاعات به‌عنوان یک توانمندساز و بخشی بلافصل از موفقیت درازمدت سازمان بنگرد. ایجاد اعتماد به‌عنوان مهمترین وظیفه در این زمینه مطرح است. برگزاری جلسات مداوم دوره‌ای با مدیران درباره طرحهای آینده بسیار ضروری است. به‌عنوان مثال در یکی از سازمانهایی که در زمینه شناسایی نیازهای مشتریان و واکنش نسبت به آن کند عمل می‌کرد، استفاده از فناوری اطلاعات برای انجام پیمایش و دریافت اطلاعات نهادینه شد که نقش زیادی در ایجاد اعتماد نسبت به آن داشت.
از دیگر چالشها می‌توان به ساختار سلسله‌مراتبی یا مدیریت سازمانی اشاره کرد. به‌عنوان مثال، دسترسی به مدیران از چالشهای مهم ارتباطی به‌شمار می‌آید. مشارکت کارکنان مختلف در پروژه‌های اجرایی و پرهیز از تبادل بیش از حد گزارشهای رسمی خسته‌کننده و همچنین، بهره‌گیری از امکانات ارتباط الکترونیکی نقش قابل توجهی در تعدیل موانع ساختار سازمانی دارد. همگرایی، زمانی به‌طور مطلوب ایجاد می‌شود که روابط داخلی و خارجی به‌صورت رسمی و غیر رسمی دنبال شوند.
از موانع دیگر، به‌ویژه در زمینه همسویی با شرکا، موضوع مالکیت معنوی است که فقط در چارچوب منافع دوطرفه و کسب اطمینان از یکدیگر می‌توان به تبادل اطلاعات و دانش اقدام کرد.
درگیر کردن مشتریان در فرایند طرح‌ریزی استراتژیک نیز مستلزم بهره‌گیری از زیرساختی قدرتمند بر اساس فناوری اطلاعات است که مرزهای سازمانی را در نوردد و ارتباطات را در سازمان توسعه دهد. استفاده از نظام طرح‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و بهره‌گیری از تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI) کمک قابل ملاحظه‌ای در این زمینه می‌کند.
به‌طور خلاصه، زمانی همسویی اتفاق می‌افتد که: 1) مدیران ارشد در برقراری ارتباط، تشریح و تقویت ارزشها و نتایج مربوط به همسویی کسب و کار و فناوری اطلاعات کوشا باشند 2) مدیران ارشد و اجرایی در تیمهای پروژه ایجاد شده نقش رهبری را بر عهده گیرند و در آموزش، تقویت و اعطای پاداش به واحدها و گروههای موفق در ایجاد همسویی ایفای نقش کنند. مهم، استفاده از همسویی به‌عنوان ابزار راهبردی برای موفقیت سازمان است.
مهار هرزنامه‌ها
امروزه نرم‌افزارهای ویژه‌ای برای جلوگیری از ورود نامه‌های اینترنتی حاوی پیامهای نژادپرستانه یا جنسی ارایه شده است. با این حــــــال، نرم‌افزارهای مزبور در پیشگیری از پیامهـــــای جدید ناتوانند. با غنی‌تر کردن مخـــــازن اطلاعاتی نرم‌افزارها را در زمینه هرزنامه‌ها، می‌توان استفاده مطلوبتری از آنها کرد. پژوهشگران دانشگاههای کالیفرنیا و فلوریدا برای این منظور راه حلی را پیشنهاد کرده‌اند.
آنان بر این اعتقادند که باید نرم‌افزارهایی به برنامه‌های پست الکترونیک استاندارد افزود تا بین کاربران هماهنگی ایجاد کند. براین اساس، چنانچه پیام جدیدی دریافت شود، نرم‌افزار ضد هرزنامه ابتدا به بررسی بانک داده‌های هرزنامه رایانه فرد می‌پردازد و در صورت نیافتن آن، پیامهایی را برای آدرسهای موجود در بانک فرد می‌فرستد. در صورت وجود چنین نرم‌افزاری در رایانه‌های مذکور، بررسی بانک داده‌های هرزنامه‌ای مربوط انجام می‌شود و به همین ترتیب، فرایند تا آنجا ادامه می‌یابد که ماهیت پیام به‌درستی مشخص شود.
تبلیغات
