10 عامل موفقیت مدیریت دانش در سازمانها

امروزه دیگر همه گروههای کاری و علمی اذعان دارند، برای اینکه سازمانها بتوانند در دنیای تجارت و رقابت، حضور ‏مستمر و پایدار داشته باشند، باید حول محور علم و دانش فعالیت کنند. علی رغم اینکه دانش به عنوان منبعی برای بقای ‏سازمانها ضروری است و شرط موفقیت سازمانها دستیابی به یک دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح است، اما باز هم ‏بسیاری از سازمانها هنوز به مدیریت دانش به طور جدی توجه نکرده اند. به گفته پیتر دراکر، «راز موفقیت سازمانها در ‏قرن 21 همان مدیریت دانش» است. دانش مفهومی فراتر از داده و اطلاعات است. داده به اعداد و پاسخهایی گفته می‌شود که ‏به تنهایی دارای مفهوم کاربردی برای سازمان نیستند. اطلاعات به صورت پیام و تفسیر قابل انتقال است‎. ‎اطلاعات به ‏مجموعه مرتبط از داده ها گفته می شود که به صورت یک پیام هستند. اطلاعات معمولاً مبنای تصمیم گیریها در سازمان ‏است. دانش به مجموعه اطلاعات سازماندهی شده، راهکار عملی مرتبط با آن، نتایج به کارگیری آن در تصمیمات مختلف و ‏آموزش مرتبط با آن، گفته می‌شود. گاهی به اشتباه «مدیریت دانش» و «مدیریت اطلاعات» یکی تلقی می شوند، حال آنکه ‏این دو یکی نیستند. مدیریت اطلاعات به طور مشخص بر داده‌های پردازش شده تمرکز دارد. دانش زیر بنای مهارت، تجربه ‏و تخصص هر فرد است. امروزه سرمایه های یک سازمان تنها سرمایه مالی و فیزیکی نیستند بلکه سرمایه دانشی مهمتر از ‏این دو سرمایه، مورد توجه است‎. ‎مدیریت دانش در یک سازمان، متشکل از راهبردها و فرایندهایی است که قادرند نیازهای ‏دانش کل سازمان، مشتریان و کارکنان را برآورده سازند. برخی دیگر نیز بیان می‌دارد که مدیریت دانش را، فرایند گسترده ‏ای می دانند که امر شناسایی، سازماندهی، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمانی را مورد توجه ‏قرار می‌دهد.علت بی‌توجهی بسیاری از سازمانها نسبت به مدیریت دانش، درک متفاوتی است که از این مقوله در سازمانها ‏وجود دارد‎. ‎برای اجرای مدیریت دانش به یک بازه زمانی نسبتا" طولانی، فراهم سازی بسترهای فکری و فرهنگی، مهارتی ‏و آموزشی، کانونهای دانشی و فراهم آوردن بسترهای تکنولوژیک نیاز است. در ادامه محورهایی که در موفقیت مدیریت ‏دانش در سازمان‌ها نقش حیاتی دارند، معرفی و نقش آنها در بهبود کارایی و اثربخشی فرایندهای کاری و تجاری سازمانها ‏مورد بررسی قرار می گیرد‎. ‎
رهبری در مدیریت دانش: مانند بیشتر برنامه‌ها، پروژه های مدیریت دانش باید از حمایت مدیریت ارشد سود ببرند. انجام ‏مدیریت دانش در یک سازمان مستلزم وجود رهبری آگاه و تاثیرگذار در سازمان است. در چنین سازمانهایی به دانش به ‏عنوان یک منبع با ارزش توجه می‌شود و فعالیتهایی که برای به حداکثر رساندن ارزش این منبع انجام می‌شود، شدیدا" مورد ‏توجه است. علی رغم همه صحبتها درباره نیروی فکری و سرمایه معنوی، تعداد کمی از مدیران ماهیت واقعی سازمان بر ‏مبنای دانش را درک کرده‌اند‎. ‎
فرهنگ در مدیریت دانش: فرهنگ و ساختار سازمانی باید پشتیبان سیستم مدیریت دانش در سازمان باشد. فرهنگ و ‏ساختار مناسب برای سازمان می تواند به صورت زیر تعریف شود‎: ‎فرهنــگ سـازمانی که در آن "خلاقیت و نوآوری" یک ‏ارزش محسوب می شود یکی از ابعاد پیش برنده مدیریت دانش است‎.‎
فرهنگ ( باورها و تصورات)، توسط اعضای سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود. ارزشهای سازمان، اصول و مقررات ‏نانوشته و روشهای اجرایی، منابع فرهنگی دانش را تشکیل می دهند. محتوای فرهنگ سازمان، به عنوان منبع دانش می‌تواند ‏توسط افراد، دستورالعملها، روش کار و دستگاههای رایانه‌ای سازمان تقویت شود. بنابراین، یادگیری و رشد فردی و ‏سازمانی باید یک ارزش تلقی ‌شود. تمامی کارکنان سازمان در تمامی سطوح و در هر موقعیتی، بر این باورند که باید دانش ‏و اطلاعات خود را، جهت رشد و موفقیت سازمان، با یکدیگر به اشتراک گذارند و این تفکر در سازمان تشویق و حمایت ‏می شود. به کارکنان اجازه سعی و خطا، تجربه و یادگیری داده می‌شود. در چنین فرهنگ سازمانی، تفکر، اتلاف وقت تلقی ‏نمی‌شود بلکه تشویق هم می‌گردد. فضای حاکم بر سازمان به گونه ای است که تمام افراد با شور و شوق تمام در پی یادگیری ‏و انتقال آموخته‌هایشان به دیگران هستند. ارتباطات به مرزهای تیمی،خشی و حتی سازمانی محدود نمی شود و جریان آزاد اطلاعات، دانش و ایده ها برقرار است. تمامی افراد سازمان براساس ‏سهمی که در رشد دانش سازمان داشته اند مورد ارزیابی و تشویق قرار می‌گیرند. افراد به سادگی می توانند به خبرگان و ‏متخصصان دسترسی داشته باشند و از دانش آنها بهره مند شوند‎. ‎ساختار و فضای کاری به گونه ای است که افراد می‌توانند ‏بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران و بدون محدودیت، در فضای غیر رسمی به بحث و گفت گو بپردازند‎. ‎جلسات به گونه ای ‏مدیریت می شود که هرگز یک نفر بر جلسه حاکم نیست و گفت گوی آزاد و چند جانبه، با مشارکت همگان، وجود دارد. ‏محیط سازمانی مشخصه های زیادی دارد که منبع دانش بالقوه هستند. بنابراین، از طریق ارتباط با این مشخصه ها، یک ‏سازمان می‌تواند منابع دانش خود را پیدا کند. این موضوع می تواند به صورت منبع دانش مجازی که می‌تواند در دسترس ‏باشد یا از محیط کسب شود، مورد توجه قرار گیرد. برای مثال شبکه گسترده جهانی اینترنت یک منبع دانش مجازی است ‏که به طور نسبی ساده و کم هزینه است‎. ‎
فرایندها در مدیریت دانش: منظور از فرایندها در مدیریت دانش، جمع‌آوری و سازماندهی دانش سازمان و بهره‌برداری و ‏حفاظت از این سرمایه‌های دانشی، کسب شده است‎. ‎کسانی که نمی‌توانند گذشته را به خاطر آورند محکوم به تکرار هستند‎. ‎بنابراین آموزش افراد از طریق آموخته‌ها مانعی برای دوباره‌کاریهای بسیار در سازمان است. فرایندهای کسب و کار در ‏سازمانها، برای عملکرد بهتر، نیاز به دانش دارند. فرایندهای مدیریت دانش در سازمان باید دارای این توانایی باشند که به ‏طور اثر بخش و کارآمد دانش مورد نیاز جهت تحقق فرایندهای کسب و کار سازمانی را پردازش کنند. این امر نیازمند ‏هماهنگی بین جریان کار در سازمان با فرایندهای سازمان است که این فرایندها یکپارچگی لازم را با جریان فعالیتها داشته ‏باشند. به این معنی که نیاز فرایندها به دانش ارضا شود و دانش و اطلاعات زائد نیز در سیستم انباشته نشود. در این ‏فرایندها، علاوه بر دانش داخل سازمان، منابع دانشی خارج از سازمان نیز باید در نظر گرفته شود‎.‎
کنترل دانش آشکار: این بخش از مدیریت دانش از دو جنبه نگهداری و قابل دسترس بودن مورد توجه است. سازمانها باید ‏بتوانند منابع اطلاعاتی داخلی و خارجی سازمان خود را به طور سیستماتیک مدیریت کرده و کلیه اطلاعات سازمانی مرتبط ‏را تحت اختیار خود داشته باشند. برای این منظور داشتن پایگاه اطلاعاتی سازمان راهگشا است تا اطلاعات با ارزش ‏سازمان به طور مناسب نگهداری و در مقاطع زمانی منظم به روز شود. کیفیت اطلاعات نیز از نظر صحت و اعتبار باید ‏تحت کنترل قرار گیرد. این اطلاعات اساس بسیاری از فعالیتها و تصمیمات سازمان در سطوح مختلف خواهند بود و در ‏نتیجه با گذشت زمان صحت و اعتبار آنها نباید خدشه دار شود. این اطلاعات باید سازماندهی شده تا دسترسی به آنها با ‏سهولت امکان پذیر باشد‎. ‎
کشف دانش پنهان: یکی از مشکلات در زمینه مدیریت دانش، مدیریت بر دانش پنهان سازمان است، یعنی دانشی که در ذهن ‏و قابلیتهای افراد نهفته است. برای این منظور دو رویکرد کلی توسط اغلب سازمانها اتخاذ می شود‎: ‎
‎1- ‎دانشی که به طور مکرر مورداستفاده تعداد محدودی از متخصصان قرار می گیرد، باید استخراج و به دانش آشکار تبدیل ‏شود؛ ‏
‎2- ‎روش مبادله مستقیم دانش پنهان که در این مبادله، می‌توان از روشهایی نظیر تهیه بانک اطلاعاتی متخصصان‌، جلسات ‏بحث و گفت گو و تبادل نظر به طور حضوری و مجازی، جلسات سمینار و کارگاههای آموزشی و از این قبیل استفاده کرد. ‏برای مثال تجربیاتی که طی انجام پروژه ها یا در انجام آزمایشها (سعی و خطا )کسب می شود، همگی مثالهایی از دانشهای ‏پنهان هستند. این دانش متعلق به کارکنان سازمان است و تقلید از آن توسط رقبا مشکل است. لذا این نوع دانش برای سازمان ‏توانمندی اصلی ایجاد کرده و بدین وسیله شرکت و یا سازمان را از رقبایش متمایز می‌سازد. توانمندیهای مذکور به واسطه ‏یادگیری توسعه می‌یابد. از طرفی مبحث نوآوری در دانش چنین بیان شده است که دانش پنهان به تنهایی باعث افزایش ‏نوآوری نمی‌شود بلکه فقط بر بهبود مستمر تاثیر دارد و به دلیل آنکه دانش پنهان معمولاً قسمتی از فرایندهای یادگیری ‏بلندمدت است به عنوان یک عنصر محافظت کننده در ارتباط با نوآوری عمل کرده و همچنین به عنوان بخشی از سیستم ‏ایمنی سازمان، از تقلید و کپی‌سازی ‌سیستم ها جلوگیری می کند. با وجود این، دانش پنهان از طریق یک عامل، باز خور ‏منفی محدود می‌شود. این عامل مربوط به زمانی است که هیچگونه نوآوری در سازمان رخ ندهد‎. ‎
وجود کانونهای دانش: کانونهای دانش در سازمانها، مکان جمع آوری، سازماندهی و انتشار دانش هستند. این کانونها ممکن ‏است به طور فیزیکی یا مجازی باشند. هدف از ایجاد این کانونها، تهیه، نگهداری و بهنگام سازی دانش است. این کانونها، ‏شریانهای دانش هستند و کلیه جریانهای دانشی از آنها عبور می‌کند. مزیت این کانونها، علاوه بر یکپارچگی و انسجام ‏محتوای دانش سازمان، از بسیاری دوباره کاریها، خصوصاً در کسب دانش جلوگیری می کند. کانونها در برگیرنده این ‏موضوع هستندکه دانش مورد نیاز در کجا و چگونه یافت می‌شود. دسته بندی دانشهای مختلف به منظور تسهیل در دسترسی ‏کارآمدتر آنها نیز از وظایف کانونهای دانش است‎.‎
تقویت بازار دانش: بسیاری از اقدامات دانشی سازمانها برای کاهش دوباره کاریها و بهبود فرایندها است‎. ‎این مهم با ‏شیوه‌هایی مانند بهبود در خدمات و محصولات و یا ارائه خدمات مبتنی بر دانش و استفاده از دانش مشتری برای ارائه ‏محصول و خدمات بهتر نیز می‌تواند حاصل شود. بیشتر شرکتها با ارائه پرسشنامه‌هایی در این زمینه و کسب اطلاعات از ‏مشتری در بهبود محصولات کمک گرفته‌اند. همچنین دانش داخل سازمان نیز چنانچه به صورت مکتوب ارائه گردد قابل ‏فروش خواهد بود‎. ‎سازمانها باید تلاش کنند تا دانش خود را در خروجی سازمان متجلی سازند‎. ‎عملکرد مدیریت دانش باید ‏در جهت تقویت بازار، به خصوص بازار دانش باشد. در بسیاری از سازمانها، فروش دانش سازمان به عنوان محصولات ‏و خدمات جنبی ایفای نقش می‌کند. برای مثال روش اجرای یک
فرایند که در حوزه سازمان بهترین عملکرد را دارد می‌تواند به دیگران فروخته شود‎. ‎به عبارت دیگر لازم است که خدمات ‏مطابق سلیقه و سفارش مشتری و طبق نیاز فرد یا گروه های خاص انعطاف پذیر باشد و خروجی کاملا سفارشی، بر مبنای ‏نیاز خاص مشتریان ارائه شود‎.‎
روش اندازه‌گیری: یکی دیگر از پارامترهای پیش برنده مدیریت دانش، اندازه گیری تاثیر خدمات و فعالیتهای در زمینه ‏مدیریت دانش است. برای توسعه مدیریت دانش در سازمان باید تغییراتی که به تعامل و یا دوباره سازی دانایی منجر ‏می‌گردند به طور نظام‌مند شناسایی، اندازه گیری، تشویق و حمایت شوند. سازمانها برای اینکه بتوانند مدیریت دانش را ‏توسعه داده و تقویت کنند، باید در فعالیتهای زیر مهارت لازم را به دست آورند. این مهارتها عبارتند از‎:‎
‎1)‎توانایی کسب تجربه از موفقیتهای دیگران و به کارگیری آنها؛
‎2)‎کسب تجربه از تجارب قبلی و فعلی؛
‎3)‎الگو برداری از سازمانهای موفق و مقایسه آنها با روشهای خود؛
‎4) ‎توانایی انتقال مؤثر و سریع دانش در تمام سطوح سازمان‎.‎
اندازه‌گیری دانش به طور مطلق و اینکه در چه کاری به صورت مستقیم موثر بوده و نتیجه عمل برمبنای آن در کسب و کار ‏چه بوده، بسیار مشکل است. از سوی دیگر اگر ندانیم کجا خط شروع است چطور می‌توانیم بفهمیم که چه زمانی به انتهای ‏خط رسیده‌ایم؟ برای مدیریت این سرمایه‌ها، سازمانها باید بتوانند داراییهای فکری خود را اندازه‌گیری کنند. همچنین ‏سازمانها باید در اندازه گیری عملکرد، شاخصهای مرتبط با داراییهای ناملموس، از جمله دانش سازمان، را نیز لحاظ کنند. ‏اصولاً آنچه قابل اندازه گیری نباشد، قابل مدیریت نیز نخواهد بود. اغلب سازمانهایی که در حوزه مدیریت دانش، موفق ‏هستند، در فواصل زمانی و یا سالانه، گزارشی از وضعیت داراییهای فکری خود را به سهامداران و سایر ذینفعان ارائه ‏می‌دهند‎. ‎
افزایش تعداد افراد درگیر و مهارت‌های آنان: مهارت کارکنان سازمان در تمامی سطوح، برای موفقیت سازمان بسیار ‏ضروری است. مدیران سازمان باید موظف باشند تا اصول و تکنیک‌های مدیریت دانش را آموخته و آنها در سازمان و تیم ‏های تحت سرپرستی خود به کارگیرند. مدیریت دانش بدون همکاری تمامی پرسنل سازمان عقیم خواهد ماند. بنابراین، باید ‏آموزش عمومی در سازمان انجام شود و تمامی کارکنان سازمان برای موفقیت آن تلاش کنند. نقشها و مسئولیتهای مرتبط با ‏مدیریت دانش باید شناسایی و به صورت مناسب به کارگیری شوند. اختصاص دادن گروهی از افراد که مسئولیت این مهم را ‏بر عهده داشته باشند در پیشبرد مدیریت دانش موثر است‎.‎
زیر ساخت تکنولوژیک: حوزه دیگری که سازمانها برای موفقیت در مدیریت دانش باید مورد توجه قرار دهند حوزه زیر ‏ساختهای تکنولوژیک است‎. ‎یکی از موضوعهای مرتبط با مدیریت دانش سازمانی، پیشرفتهای شگرف و خیره‌کننده فناوری ‏اطلاعات است. این امر باعث سرمایه گذاری قابل توجه سازمانها گردیده است. در این زمینه مشکل آن است که سازمانها به ‏طور یک جانبه و بدون درنظرگرفتن تمامی ابعاد و زمینه های مربوط در آن سرمایه گذاری می‌کنند. این کار باعث شده است ‏تا فقط آن بخش از پایگاه دانش، که به راحتی قابلیت فرموله شدن دارد و به سهولت در دسترس افراد قرار داده می‌شود، ‏محور توجه قرار گیرد. در مقابل آن، دانش پنهان با نقش غیر قابل انکار آن در تعیین میزان توان رقابتی سازمان است، که ‏صرفاً به دلیل فقدان قابلیت فرموله شدن در حاشیه قرار می‌گیرد. نتایج نشان داده است که چنانچه دانش پنهان در ایجاد مزیت ‏رقابتی سازمان نقش اصلی را ایفا کند، آنگاه سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات و استفاده از آن بدون توجه کردن به دانش ‏پنهان، موجب از دست رفتن سریع مزیت یاد شده می‌شود. از این رو سازمانها نباید انتظار داشته باشند که این نوع سرمایه ‏گذاری به ایجاد و حفظ مزیت رقابتی برای آنان منجرگردد. البته کاربردهای مختلف فناوری اطلاعات، به عنوان ابزارهایی ‏کارآمد، می تواند تسهیل کننده فرایندهای مدیریت دانش باشد. در تمامی چرخه عمر دانش، یعنی ایجاد، ذخیره سازی، به ‏کارگیری، ابزار فناوری اطلاعات و ارتباطات می‌تواند مفید واقع شود‎. ‎
آموزش مستمر نقش مهمی در به کارگیری ایده‌ها و مشارکت کارکنان در حل مسائل کسب و کار دارد. استفاده از فناوری ‏بالا موجب می شود که سرعت و صحت خدمات افزایش یافته و مشتریان از رضایتمندی بالاتری برخوردار شوند‎. ‎
نتیجه گیری
با توضیحات داده شده، سعی بر این است تا عوامل کلیدی موثر در مدیریت دانش را معرفی و بتوان اقدام به ارزیابی مدیریت ‏دانش در سازمان نمود. در هر صورت آنچه حائز اهمیت می باشد شناخت و آشنایی کافی با مفاهیم مدیریت دانش، شرط لازم ‏برای پیاده سازی پروژه‌های مدیریت دانش در سازمان است. با آشنایی اجمالی با این ده محور، می‌توان وضعیت مدیریت ‏دانش سازمان را مورد ارزیابی قرارداده و نقاط قوت و ضعف سازمان را بر اساس عوامل مطرح شده، شناخت. این شناخت ‏می تواند در اجرایی و عملی تر کردن پیاده سازی مدیریت دانش در مراحل بعدی کمک شایانی کند‎. ‎
مراجع و منابع‎: ‎
‎1.Carneiro, Alberto, “The Role of Intelligent Resources in Knowledge Management” Journal of ‎Knowledge Management, Volume 5. Number 4, pp. 358-367, 2001.‎
‎2.‎س.ا. مجیدی، « ضرورت تقویت حافظه سازمانی». تدبیر شماره 149، مهرماه 1383‏‎.‎
‎3.‎گانت. دی. بات، «مدیریت دانش در سازمانها، بررسی تاثیر متقابل فناوری، فنون و انسان»، علوم و اطلاع رسانی، دوره ‏‏18، شماره1و2، 1379‏‎.‎
‎4.‎آلبرتو کارنیرو، « نقش منابع هوشمند در مدیریت دانش»، علوم و اطلاع رسانی، دوره ‏‎19‎، شماره 3و4، 1379‏‎.‎
‎5.‎ترجمه عاطفه پاشازاده، « بهره گیری از قابلیت ها»، گزیده مدیریت شماره 40، شهریور ‏‎83.‎
‎* ‎محمد مرادزاده: سازمان صنایع هوافضا – پژوهشکده سیستم های دفاعی
‎* ‎فرید به آذین: سازمان صنایع هوافضا – پژوهشکده سیستم های دفاعی
‎* ‎بنیامین کریمی: سازمان صنایع هوافضا – پژوهشکده سیستم های دفاعی