کنترل هزینهها
حوزه های تخصصی:
دریافت مقاله
آرشیو
چکیده
متن
این چکلیست ویژه مالکان کسب و کارهای کوچک یا مدیرانی است که تمایل دارند به موضوع کنترل هزینهها بپردازند.
در یک محیط رقابتی کسب و کار، دستیابی به اکثر منابع موجود و در عین حال پایین نگاه داشتن هزینهها، یک عامل کلیدی در موفقیت یا شکست کسب و کار است. کنترل هزینهها همان کاهش هزینهها نیست. طبیعتاً، زمانهایی فرا میرسند که باید شدت عمل به خرج داد اما کاهش متناوب هزینهها میتواند تأثیری معکوس بر شرکت داشته باشد – کیفیت آسیب میبیند، اعتبار کسب و کار خدشهدار میشود و کارکنان شاد نخواهند بود در واقع، کنترل هزینهها یک فرآیند مستمر نظارت، تجزیه و تحلیل و اختصاص دقیق هزینهها و ارتقای یک فرهنگ آگاهی از هزینههای میباشد.
تعریف
هزینه ارزش چیزی است که باید برای اکتساب یا دستیابی به چیزی دیگری پرداخت شود.
همچنین، هزینه عبارت است از بهایی که در ازای فعالیتهای خرید، پردازش یا تحویل مواد خام یا محصول نهایی پرداخت میشود.
مزایا
• کنترل هزینهها میتواند اطلاعات لازم را در اختیار مدیریت قرار دهد.
• کنترل کارآمد هزینهها، نمایانگر روشهای ناکارآمد به کار گرفته شده است.
• اطلاعات هزینهای میتواند مبنایی برای شکلگیری ساختار هزینهها باشد.
چکلیست اقدام
1. اطلاعات مربوط به هزینههای خود را گردآوری کنید
قبل از اجرای کنترل هزینهها، باید اطلاعات واقعی هزینههای خود را گردآوری کنید. هزینهها اغلب در قالب هزینههای نیروی کار، هزینههای مواد و هزینههای سربار میشوند. به طور کلی، هزینههای نیروی کار در بخش خدمات، بزرگترین طبقهبندی هزینهای هستند. در بخش تولید، 15 درصد هزینهها مربوط به نیروی کار، 50 درصد مربوط به مواد و 30 درصد نیز هزینههای سربار هستند.
2. اطلاعات هزینهای را به دیگران منتقل نمایید
تمامی کارکنان باید از مبانی استراتژی مالی شرکت مطلع شوند و مضامین مالی تصمیماتشان را درک کنند: آنها باید اطلاعات کافی در اختیار داشته باشند تا بتوانند از هزینههای کامل فعالیتهایشان آگاه باشند و بدانند چه جایگزینهایی وجود دارند. حتی باید هزینه تلفن و لوازمالتحریر را در مجموع هزینههای ثابت در نظر گرفت. توجه به هزینهها، یکی از مهمترین موضوعاتی است که کارکنان باید در قبال آن آموزش ببینند.
3. روشهای تأمین هزینهها را بررسی کنید
بودجه قویترین ابزار کنترل هزینهها است که شما در اختیار دارید. تدوین و کنترل بودجه را از طریق چکلیستهای مربوطه انجام دهید. کنترل بودجه عاملی است که به طور خودکار باعث کنترل هزینهها میشود. البته میتوان از رویکردها و شیوههای اضافی نیز استفاده نمود.
یک روش کشف هزینههای واقعی، آغاز دوباره فرآیند تأمین بودجه از ابتدا و تلاش برای برآورد و تخمین هزینهها است – گویی که تازه میخواهیم مطلبی را بر روی یک صفحه سفید بنویسیم. این امر تأمین بودجه بر مبنای صفر نامیده میشود. این روش بر مبنای این فرض است که اختصاص بودجه سالانه باید از همان ابتدا قابل توجیه باشد. دانستن هزینه واقعی فعالیتها، میتواند باعث پاسخ دادن به این پرسش گردد: «آیا در وهله نخست، چنین فعالیتی لازم است؟» هزینههای ثابت را از قلم نیندازید. اگر فعالیتی را کنار میگذارید، باید هزینه در نظر گرفته شده برای آن را به دیگر فعالیتهای باقیمانده اختصاص دهید.
تأمین هزینهها بر مبنای فعالیت دربرگیرنده نگاه دقیق به عوامل کلیدی تأثیرگذار بر هزینههای سربار و شناسایی عوامل کلیدی هزینهها میباشد. این روش نیازمند آن است که تمامی هزینههای مرتبط با یک محصول – از تحقیق و توسعه یک محصول جدید گرفته تا بازاریابی و تحویل – باید هم به عنوان هزینههای محصول شناسایی شوند و هم اینکه در قبال تک تک محصولات و خدمات محاسبه شوند.
جدا کردن هزینهها کار دشواری است زیرا آنها غالباً دربرگیرنده چند کار و فعالیت هستند که ممکن است از منظر سازمانی ارتباطی با هم نداشته باشند. مثلاً فرض کنید که خدمتی را از یک بخش یا واحد دیگر دریافت میدارید. میدانید که ارزش این خدمت برای شما چقدر است اما نمیدانید هزینه عرضه آن به شما چه میزان میباشد. یک روشی برای پرداختن به این مسئله، تجزیه و تحلیل هزینه سربار آن یا تجزیه و تحلیل زنجیره اررزشی فعالیتهای مشابه و تجزیه و تحلیل فرآیند ارزشی است که در واقع تلاش برای پیگیری و تعیین میزان کار بر اساس اطلاعات موجود است که از واحد ارایهکننده آن خدمت دریافت کردهاید.
4. عناصر هزینهای خود را مشخص کنید
هزینهها یا ثابت هستند (مانند اجاره دفتر کار که بدون حجم کسب و کار شما ثابت است) یا متغیر (مانند مواد خام که هزینه آن به دلیل سطح تولید شما دچار نوسان میشود). برخی عناصر هزینهای در هر دو طبقهبندی قرار میگیرند و اصطلاحاً نیمه متغیر نامیده میشوند.
مهمترین عناصر هزینهای عبارتند از:
• محیط، اجاره و مالیات
• هزینههای انرژی (گرمایش و نور، اتلاف منابع، از بین بردن آلودگیها) – آیا باید یک سیاست زیستمحیطی را در پیش گرفت؟
• حقوق و دستمزد (شامل هزینه استخدام، غیبت از کار، پرداخت هزینههای درمانی، بازنشستگی، بیمه)
• سفر و حمل و نقل – آیا فنآوریهای جدید مخابراتی را مد نظر قرار دادهاید؟
• هزینههای عمومی ارتباطات (پست، تلفن، دورنگار، اینترنت، لوازمالتحریر، تجهیزات اداری).
• امنیت و بیمه – آیا میتوانید اجازه دهید که یک مشکل، به یک بحران تبدیل نشود؟ آیا سرمایهگذاری بر روی چنین خدماتی ارزشمند است؟ آیا طرحی برای جبران مشکلات امنیتی و بیمهای دارید؟
• هزینهها مالی (بهره، سود سهام، اعتبارات، بدهیهای پرداخت نشده)
5. هزینههای متغیر را تجزیه و تحلیل کنید
طبیعتاً، هزینههای متغیر مرتبط با حجم فروش هستند. آنها میتوانند شامل این موارد باشند:
• حقوق و دستمزد
• تبلیغات
• هزنیههای فروش
• هزینههای پستی
• هزینه تأمین لوازمالتحریر و لوازم اداری
• هزینههای اشتراک
• گرما، نور، قدرت، آب
چه رابطه مستمری میان حجم فروش شما و هزینههایتان وجود دارد؟ آیا این رابطه سالم و یا ناسالم و مثبت یا منفی میباشد؟
6. به طور منظم بر هزینهها نظارت کنید
کنترل کارآمد هزینهها میتواند به شما در افزایش سودتان با همان حجم فروش قبلی یا حجمی کمتر از آن کمک کند. نگاهی دقیق به حجم فروش و هزینههای خود داشته باشید و دلایل افزایش یا کاهش غیرطبیعی آنها را بیابید.
به طور منظم هزینههای کالاهای فروخته شده را به عنوان درصدی از فروش خالص محاسبه نمایید. کاهش یا افزایش بهای اقلام خریداری شده، هزینههای حمل و نقل، اتلاف منابع و خسارات وارده مثلاً ناشی از سرقت را مد نظر داشته باشید.
7. رابطه میان کنترل هزینهها و سودآوری را درک کنید
به خاطر داشته باشید که هزینهها تنها یک عنصر از فرآیند سودآوری هستند. دیگر عناصر عبارتند از:
• حجم / ارزش فروش
• حاشیه سود
• روش تأمین بودجه
• ترکیب محصولات
تغییر در هر عنصر بر سایر عناصر تأثیر میگذارد که این تأثیر مثبت یا منفی است. اگر کنترل هزینهها به تغییری عمدی در هزینهها منجر شود، آنگاه تأثیر آن بر حجم فروش، حاشیه سود، روش تأمین بودجه و ترکیب محصولات مثبت خواهد بود. اگر نتوان در مقاطعی هزینهها را به شکلی معقول کاهش داد، آنگاه آنها تأثیری منفی بر فروش خواهند داشت.
8. کیفیت را به خاطر داشته باشید
به خاطر داشته باشید که وفاداری مشتریان به بهترین کیفیت و ارزانترین قیمت است.
اثبات شده که تدابیری همچون مدیریت کیفیت جامع، ایزو و برنامههای مستمر توسعه و پیشرفت کیفیت در سازمانها میتوانند هزینهها را از طریق کاهش اتلاف منابع، اعطای اختیارات به کارکنان و اتخاذ صحیح تصمیمات کاهش دهند.
برای کنترل هزینهها
بایدها:
• به طور منظم، هزینههای خود را ارزیابی کنید.
• به خاطر داشته باشید که کارکنانتان میتوانند دیدگاههای مفیدی درباره کنترل هزینهها داشته باشند.
• در نظر داشته باشید که کنترل هزینهها میتواند بر انگیزه کارکنان تأثیرگذار باشد – این امر میتواند خوب یا بد باشد.
• به خاطر داشته باشید که اعمال کنترل از اصلاح اشتباهات آسانتر است.
• سیستمهای گزارشدهی مالی خود را روزآمد سازید و به طور منظم، اهداف مالی خود را منتشر کنید.
• آمار مهم را در اختیار مدیران قرار دهید و تمامی کارکنان را آگاه سازید.
نبایدها:
• کنترل هزینهها را معادل کاهش یا قطع هزینهها تصور نکنید.
• از افزایش فروش برای توجیه افزایش ناآگاهانه هزینهها استفاده نکنید.
• در راستای کنترل هزینهها، کیفیت را فراموش نکنید.
پرسشهای مهم
• آیا هزینههای کامل جریان و روند کاری سازمان خود را میدانید؟
• چه تخفیفهایی را دریافت میکنید و چرا؟
• آیا فرآیند تأمین بودجه شما، هزینههای مخفی را نیز در نظر دارد؟
• آیا کارکنان را در فرآیند حل مسئله دخالت میدهید؟
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«هزینههای سربار»، جان اینز و فالکونر میشل، 1993
«جعبه ابزار مدیریت هزینهها: راهنمای مدیران برای کاهش هزینهها و افزایش سود»، لیانابل اولیور، 1999
«در هم شکستن مانعی به نام هزینه: رویکردی اثبات شده در قبال مدیریت و اجرای تولید ناب»، استفن روفا و مایکل پروزیلو، 2000
شرکتها بیش از حد نگران هزینههای انجام فعالیتهایشان هستند. آنها باید نگران هزینه انجام ندادن آنها باشند.» فیلیپ کوتلر
«هزینه یعنی ثبت جذابیتهای رقابت.» فرانک نایت
در یک محیط رقابتی کسب و کار، دستیابی به اکثر منابع موجود و در عین حال پایین نگاه داشتن هزینهها، یک عامل کلیدی در موفقیت یا شکست کسب و کار است. کنترل هزینهها همان کاهش هزینهها نیست. طبیعتاً، زمانهایی فرا میرسند که باید شدت عمل به خرج داد اما کاهش متناوب هزینهها میتواند تأثیری معکوس بر شرکت داشته باشد – کیفیت آسیب میبیند، اعتبار کسب و کار خدشهدار میشود و کارکنان شاد نخواهند بود در واقع، کنترل هزینهها یک فرآیند مستمر نظارت، تجزیه و تحلیل و اختصاص دقیق هزینهها و ارتقای یک فرهنگ آگاهی از هزینههای میباشد.
تعریف
هزینه ارزش چیزی است که باید برای اکتساب یا دستیابی به چیزی دیگری پرداخت شود.
همچنین، هزینه عبارت است از بهایی که در ازای فعالیتهای خرید، پردازش یا تحویل مواد خام یا محصول نهایی پرداخت میشود.
مزایا
• کنترل هزینهها میتواند اطلاعات لازم را در اختیار مدیریت قرار دهد.
• کنترل کارآمد هزینهها، نمایانگر روشهای ناکارآمد به کار گرفته شده است.
• اطلاعات هزینهای میتواند مبنایی برای شکلگیری ساختار هزینهها باشد.
چکلیست اقدام
1. اطلاعات مربوط به هزینههای خود را گردآوری کنید
قبل از اجرای کنترل هزینهها، باید اطلاعات واقعی هزینههای خود را گردآوری کنید. هزینهها اغلب در قالب هزینههای نیروی کار، هزینههای مواد و هزینههای سربار میشوند. به طور کلی، هزینههای نیروی کار در بخش خدمات، بزرگترین طبقهبندی هزینهای هستند. در بخش تولید، 15 درصد هزینهها مربوط به نیروی کار، 50 درصد مربوط به مواد و 30 درصد نیز هزینههای سربار هستند.
2. اطلاعات هزینهای را به دیگران منتقل نمایید
تمامی کارکنان باید از مبانی استراتژی مالی شرکت مطلع شوند و مضامین مالی تصمیماتشان را درک کنند: آنها باید اطلاعات کافی در اختیار داشته باشند تا بتوانند از هزینههای کامل فعالیتهایشان آگاه باشند و بدانند چه جایگزینهایی وجود دارند. حتی باید هزینه تلفن و لوازمالتحریر را در مجموع هزینههای ثابت در نظر گرفت. توجه به هزینهها، یکی از مهمترین موضوعاتی است که کارکنان باید در قبال آن آموزش ببینند.
3. روشهای تأمین هزینهها را بررسی کنید
بودجه قویترین ابزار کنترل هزینهها است که شما در اختیار دارید. تدوین و کنترل بودجه را از طریق چکلیستهای مربوطه انجام دهید. کنترل بودجه عاملی است که به طور خودکار باعث کنترل هزینهها میشود. البته میتوان از رویکردها و شیوههای اضافی نیز استفاده نمود.
یک روش کشف هزینههای واقعی، آغاز دوباره فرآیند تأمین بودجه از ابتدا و تلاش برای برآورد و تخمین هزینهها است – گویی که تازه میخواهیم مطلبی را بر روی یک صفحه سفید بنویسیم. این امر تأمین بودجه بر مبنای صفر نامیده میشود. این روش بر مبنای این فرض است که اختصاص بودجه سالانه باید از همان ابتدا قابل توجیه باشد. دانستن هزینه واقعی فعالیتها، میتواند باعث پاسخ دادن به این پرسش گردد: «آیا در وهله نخست، چنین فعالیتی لازم است؟» هزینههای ثابت را از قلم نیندازید. اگر فعالیتی را کنار میگذارید، باید هزینه در نظر گرفته شده برای آن را به دیگر فعالیتهای باقیمانده اختصاص دهید.
تأمین هزینهها بر مبنای فعالیت دربرگیرنده نگاه دقیق به عوامل کلیدی تأثیرگذار بر هزینههای سربار و شناسایی عوامل کلیدی هزینهها میباشد. این روش نیازمند آن است که تمامی هزینههای مرتبط با یک محصول – از تحقیق و توسعه یک محصول جدید گرفته تا بازاریابی و تحویل – باید هم به عنوان هزینههای محصول شناسایی شوند و هم اینکه در قبال تک تک محصولات و خدمات محاسبه شوند.
جدا کردن هزینهها کار دشواری است زیرا آنها غالباً دربرگیرنده چند کار و فعالیت هستند که ممکن است از منظر سازمانی ارتباطی با هم نداشته باشند. مثلاً فرض کنید که خدمتی را از یک بخش یا واحد دیگر دریافت میدارید. میدانید که ارزش این خدمت برای شما چقدر است اما نمیدانید هزینه عرضه آن به شما چه میزان میباشد. یک روشی برای پرداختن به این مسئله، تجزیه و تحلیل هزینه سربار آن یا تجزیه و تحلیل زنجیره اررزشی فعالیتهای مشابه و تجزیه و تحلیل فرآیند ارزشی است که در واقع تلاش برای پیگیری و تعیین میزان کار بر اساس اطلاعات موجود است که از واحد ارایهکننده آن خدمت دریافت کردهاید.
4. عناصر هزینهای خود را مشخص کنید
هزینهها یا ثابت هستند (مانند اجاره دفتر کار که بدون حجم کسب و کار شما ثابت است) یا متغیر (مانند مواد خام که هزینه آن به دلیل سطح تولید شما دچار نوسان میشود). برخی عناصر هزینهای در هر دو طبقهبندی قرار میگیرند و اصطلاحاً نیمه متغیر نامیده میشوند.
مهمترین عناصر هزینهای عبارتند از:
• محیط، اجاره و مالیات
• هزینههای انرژی (گرمایش و نور، اتلاف منابع، از بین بردن آلودگیها) – آیا باید یک سیاست زیستمحیطی را در پیش گرفت؟
• حقوق و دستمزد (شامل هزینه استخدام، غیبت از کار، پرداخت هزینههای درمانی، بازنشستگی، بیمه)
• سفر و حمل و نقل – آیا فنآوریهای جدید مخابراتی را مد نظر قرار دادهاید؟
• هزینههای عمومی ارتباطات (پست، تلفن، دورنگار، اینترنت، لوازمالتحریر، تجهیزات اداری).
• امنیت و بیمه – آیا میتوانید اجازه دهید که یک مشکل، به یک بحران تبدیل نشود؟ آیا سرمایهگذاری بر روی چنین خدماتی ارزشمند است؟ آیا طرحی برای جبران مشکلات امنیتی و بیمهای دارید؟
• هزینهها مالی (بهره، سود سهام، اعتبارات، بدهیهای پرداخت نشده)
5. هزینههای متغیر را تجزیه و تحلیل کنید
طبیعتاً، هزینههای متغیر مرتبط با حجم فروش هستند. آنها میتوانند شامل این موارد باشند:
• حقوق و دستمزد
• تبلیغات
• هزنیههای فروش
• هزینههای پستی
• هزینه تأمین لوازمالتحریر و لوازم اداری
• هزینههای اشتراک
• گرما، نور، قدرت، آب
چه رابطه مستمری میان حجم فروش شما و هزینههایتان وجود دارد؟ آیا این رابطه سالم و یا ناسالم و مثبت یا منفی میباشد؟
6. به طور منظم بر هزینهها نظارت کنید
کنترل کارآمد هزینهها میتواند به شما در افزایش سودتان با همان حجم فروش قبلی یا حجمی کمتر از آن کمک کند. نگاهی دقیق به حجم فروش و هزینههای خود داشته باشید و دلایل افزایش یا کاهش غیرطبیعی آنها را بیابید.
به طور منظم هزینههای کالاهای فروخته شده را به عنوان درصدی از فروش خالص محاسبه نمایید. کاهش یا افزایش بهای اقلام خریداری شده، هزینههای حمل و نقل، اتلاف منابع و خسارات وارده مثلاً ناشی از سرقت را مد نظر داشته باشید.
7. رابطه میان کنترل هزینهها و سودآوری را درک کنید
به خاطر داشته باشید که هزینهها تنها یک عنصر از فرآیند سودآوری هستند. دیگر عناصر عبارتند از:
• حجم / ارزش فروش
• حاشیه سود
• روش تأمین بودجه
• ترکیب محصولات
تغییر در هر عنصر بر سایر عناصر تأثیر میگذارد که این تأثیر مثبت یا منفی است. اگر کنترل هزینهها به تغییری عمدی در هزینهها منجر شود، آنگاه تأثیر آن بر حجم فروش، حاشیه سود، روش تأمین بودجه و ترکیب محصولات مثبت خواهد بود. اگر نتوان در مقاطعی هزینهها را به شکلی معقول کاهش داد، آنگاه آنها تأثیری منفی بر فروش خواهند داشت.
8. کیفیت را به خاطر داشته باشید
به خاطر داشته باشید که وفاداری مشتریان به بهترین کیفیت و ارزانترین قیمت است.
اثبات شده که تدابیری همچون مدیریت کیفیت جامع، ایزو و برنامههای مستمر توسعه و پیشرفت کیفیت در سازمانها میتوانند هزینهها را از طریق کاهش اتلاف منابع، اعطای اختیارات به کارکنان و اتخاذ صحیح تصمیمات کاهش دهند.
برای کنترل هزینهها
بایدها:
• به طور منظم، هزینههای خود را ارزیابی کنید.
• به خاطر داشته باشید که کارکنانتان میتوانند دیدگاههای مفیدی درباره کنترل هزینهها داشته باشند.
• در نظر داشته باشید که کنترل هزینهها میتواند بر انگیزه کارکنان تأثیرگذار باشد – این امر میتواند خوب یا بد باشد.
• به خاطر داشته باشید که اعمال کنترل از اصلاح اشتباهات آسانتر است.
• سیستمهای گزارشدهی مالی خود را روزآمد سازید و به طور منظم، اهداف مالی خود را منتشر کنید.
• آمار مهم را در اختیار مدیران قرار دهید و تمامی کارکنان را آگاه سازید.
نبایدها:
• کنترل هزینهها را معادل کاهش یا قطع هزینهها تصور نکنید.
• از افزایش فروش برای توجیه افزایش ناآگاهانه هزینهها استفاده نکنید.
• در راستای کنترل هزینهها، کیفیت را فراموش نکنید.
پرسشهای مهم
• آیا هزینههای کامل جریان و روند کاری سازمان خود را میدانید؟
• چه تخفیفهایی را دریافت میکنید و چرا؟
• آیا فرآیند تأمین بودجه شما، هزینههای مخفی را نیز در نظر دارد؟
• آیا کارکنان را در فرآیند حل مسئله دخالت میدهید؟
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«هزینههای سربار»، جان اینز و فالکونر میشل، 1993
«جعبه ابزار مدیریت هزینهها: راهنمای مدیران برای کاهش هزینهها و افزایش سود»، لیانابل اولیور، 1999
«در هم شکستن مانعی به نام هزینه: رویکردی اثبات شده در قبال مدیریت و اجرای تولید ناب»، استفن روفا و مایکل پروزیلو، 2000
شرکتها بیش از حد نگران هزینههای انجام فعالیتهایشان هستند. آنها باید نگران هزینه انجام ندادن آنها باشند.» فیلیپ کوتلر
«هزینه یعنی ثبت جذابیتهای رقابت.» فرانک نایت