آشنایی با مراجع رسیدگی اداری

هیأت حل اختلاف ماده (5)
قانون نحوه صدور اسناد مالکیت املاکی که اسناد ثبتی آنها در اثر جنگ یا حوادث غیر مترقبه ای مانند زلزله، سیل و آتش سوزی از بین رفته اند،
مصوب 17/2/1370
در مواقعی که به علت جنگ یا حوادث غیر مترقبه ای نظیر زلزله ، سیل و آتش سوزی آثار اعیان املاک یا اسناد و مدارک ثبتی از بین رفته باشد به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اجازه داده شده که نسبت به تشکیل پرونده در دفاتر و سوابق ثبتی املاک و همچنین اسناد و املاک مربوط به اجرای ثبت و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی و اختراعات اقدام نماید. در صورتی که مدارک و مستندات متقاضی مشعر بر ثبت ملک در دفتر املاک باشد یا مسئول بازسازی محل بر اساس پرونده های موجود که عیناً به ثبت محل تحویل می‌نماید گواهی کند و یا معتمدین و گواهان محلی شهادت بر مالکیت متقاضی بدهند و معارضی هم نباشد اداره ثبت بلافاصله با تشکیل پرونده و تهیه نقشه و ثبت ملک در دفتر املاک سند مالکیت متقاضی را صادر می‌کند. اما چنانچه معارضی وجود داشته باشد و همچنین در مواردی که بین اشخاص در تصرف یا مالکیت اختلاف باشد، رسیدگی در رفع اختلاف در صلاحیت هیأت حل اختلاف ( قانون مذکور ) می‌باشد.
ترکیب هیأت
در هر حوزه ثبتی، هیأت حل اختلاف مرکب از مسئول بازسازی، رئیس ثبت، دو نفر معتمد با معرفی نما ینده یا نمایندگان محل در مجلس شورای اسلامی و شهردار محل در خصوص شهر و بخشدار محل در مورد خارج شهر تشکیل می‌شود.
وظیفه هیأت
وظیفه هیأت بررسی شکایات و اعتراضات و ارجاعات ثبت و انجام تحقیقات به منظور تشخیص مالکیت متقاضی و میزان آن و حدود و مشخصات ملک یا رد تقاضا می‌باشد.
تشکیل جلسات
ادارات ثبت، اعضای هیأت را برای تشکیل جلسه در اداره ثبت محل دعوت می‌نمایند. هیأت حل اختلاف دارای دبیرخانه‌ای است که به وسیله واحد ثبتی محل اداره می‌شود و دبیر آن توسط مدیر کل ثبت منصوب می‌گردد.
جلسات هیأت حل اختلاف با حضور حداقل سه نفر از پنج نفر اعضاء رسمیت می‌یابد و رأی اکثریت مناط اعتبار و قابل اجرا خواهد بود.
جلسات هیأت به تعداد مورد لزوم تا 20 جلسه در ماه و در خارج از ساعات رسمی تشکیل می‌شود.
چنانچه ظرف ده روز پس از دعوت از اعضاء به هر علت امکان تشکیل هیأت حل اختلاف فراهم نشود، رئیس ثبت موظف است مراتب را با قید فوریت به اداره کل ثبت استان اطلاع دهد و اداره کل مذکور جهت رفع مشکل در اسرع وقت موضوع را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گزارش می نماید.
نحوه رسیدگی هیأت
دبیر هیأت حل اختلاف اسامی متقاضیان را به ترتیب شماره و تاریخ ارجاع، در دفتر مخصوصی با قید مشخصات کامل و نشانی محل اقامت متقاضی، ثبت می نماید. نحوه دعوت از متقاضیان و شکاه و معترضین ، به ترتیب ثبت دفتر و به صورتی کتبی خواهد بود.
هیأت حل اختلاف نظر خود را نسبت به ارجاعات ثبت یا عتراضات و شکایات واصل شده به ثبت محل اعلام می‌کند، آراء صادره از ظرف هیأت به ترتیب تاریخ صدور در دفتر مخصوصی ثبت و به امضای اعضای حاضر در جلسه می‌رسد و یک نسخه از رأی ظرف 24 ساعت به منظور اجرای آن به اداره ثبت ارسال می‌گردد.
اداره ثبت مکلف است طبق رأی هیأت بلافاصله مبادرت به تشکیل پرونده و صدور سند مالکیت نماید.دبیر هیأت حل اختلاف مکلف است پس از تعیین تکلیف قطعی هر پرونده سوابق امر را با اخذ رسید به واحد ثبتی تحویل نماید.
هیأت حل اختلاف برای تشخیص واقعیت امر می تواند موضوع را به کارشناس ارجاع دهد، تعیین میزان دستمزد کارشناس به عهده هیأت است.
مرجع تقدیم اعتراض
معترض به رأی هیأت حل اختلاف می تواند به دادگاه صالحه مراجعه نماید و دادگاه نسبت به مالکیت عرصه و تعیین تکلیف اعیانی حکم لازم را صادر خواهد کرد.
اعتراض به رأی هیأت حل اختلاف مانع از شروع بازسازی نخواهد بود.
نکته:
در صورتی که سوابق دفتر ثبت اسناد رسمی یا ازدواج یا طلاق بر اثر حوادث مذکور از بین رفته باشدو اشخاص ذینفع با ارائه مدارک و مستندات معتبر درخواست صدور اجرائیه نمایند، رئیس ثبت پس از بررسی و اظهارنظر، تقاضانامه و ضمائم آن را به هیأت حل اختلاف ارجاع خواهد داد. هیأت پس از بررسی موضوع در صورت نبودن اعتراض رأی خود را مبنی بر صدور اجرائیه صادر و به ثبت محل ارسال می نماید، ثبت محل مکلف است با استفاده از اوراق مخصوص، اجرائیه را صادر نماید و طبق آیین نامه اجرایی مفاد اسناد رسمی به موقع اجرا گذارد.
2- اشخاص حقوقی که دفاتر ثبت شرکتهای آنان از بین رفته است برای تشکیل پرونده می بایست مدارک و صورتجلسه مجمع عمومی را به ثبت محل تسلیم نمایند، ثبت محل مراتب را یک نوبت در روزنامه کثیرالانتشار آگهی و پس از انقضای 10 روز از تاریخ انتشار در صورت عدم وصول اعتراض طبق مقررات، شرکت را در دفاتر مربوط ثبت می نماید و به امضای صاحبان سهام می‌رساند و در صورت وصول اعتراض مراتب به هیأت حل اختلاف ارجاع می شود.
هیأت حل اختلاف
در مقر هر اداره ثبت احوال هیئتی به نام هیأت حل اختلاف جهت تصحیح و رفع اشتباهات ناشی از تحریر مندرجات اسناد سجلی تشکیل می‌گردد.
ترکیب هیأت حل اختلاف
هیأت حل اختلاف مرکب از رئیس اداره ثبت احوال و مسئول بایگانی یا معاونین و یا نمایندگان آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور به انتخاب رئیس اداره ثبت احوال استان می‌باشد.
حدود وظایف و اختیارات هیأت حل اختلاف
1_ تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضا سند و قبل از تسلیم شناسنامه و تکمیل سند از نظر مشخصاتی که نامعلوم بوده است.
2_رفع اشتباهات ناشی از تحریر متن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه ها ومدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر
3- ابطال اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده‌اند.
4- ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نام‌های ممنوع.
5- حذف کلمات زائد غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص.
ترکیب رسیدگی هیأت حل اختلاف
شروع به رسیدگی، محتاج به تسلیم گزارش مسئولین یا درخواست کتبی صاحبان اسناد سجلی یا اشخاص ذی‌نفع یا قائم مقام قانونی و یا نماینده آنان می‌باشد.
متقاضی باید درخواست خود را که حاوی مشخصات و محل اقامت طرفین و موضوع درخواست باشد در برگ‌های مخصوص و به زبان فارسی نوشته و به انضمام فتوکپی اسناد و مدارک به دفتر هیأت حل اختلاف محل اقامت یا محل صدور شناسنامه خود تسلیم و رسید دریافت دارد. درخواست و ضمائم آن باید در دو نسخه و در صورت تعدد طرف به عده آنها به علاوه یک نسخه باشد.
چنانچه متقاضی درخواست خود را به غیر از محل صدور شناسنامه خود تسلیم نماید، دفتر هیأت حل اختلاف بایستی درخواست و ضمائم را در صورتی که کامل دانست جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیئت حل اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال دارد.
در صورتی که درخواست توسط وکیل تسلیم شود باید وکالتنامه رسمی وکیل و چنانچه درخواست را قیم داده باشد فتوکپی یا رونوشت قیم نامه و به طور کلی رونوشت مدرکی که مثبت سمت متقاضی است باید پیوست دادخواست باشد .
دفتر هیأت حل اختلاف پس از وصول درخواست و تطبیق فتوکپی اسناد و مدارک با اصل آن، باید آنها را گواهی نموده و در صورت کامل بودن درخواست و برگهای پیوست و قبول آنها، رسید به متقاضی تسلیم نماید.
اگر مسئولین ثبت احوال از هیئت های حل اختلاف درخواست رسیدگی نمایند، گزارش آنها باید مستدل و مشروح و متضمن موضوع درخواست بوده و عین مدارک به امضاء مأمور یا نماینده ثبت احوال یا مسئول بایگانی اسناد رسیده و فتوکپی مدرکی که پیوست گزارش است نیز باید از سوی امضاء کننده گزارش گواهی شده باشد.
دفتر هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه باید بلافاصله پس از دریافت گزارش یا درخواست آن را در دفتر مخصوص ثبت و به هیئت حل اختلاف تسلیم نمایند، هیئت مذکور چنانچه پرونده را آماده برای رسیدگی و اخذ تصمیم نهایی تشخیص داد تصمیم مقتضی اتخاذ می نماید . در غیر این صورت درخواست و ضمائم را برای طرف متقاضی ارسال می‌دارد که ظرف ده روز کتباً پاسخ دهد و پس از وصول پاسخ، رسیدگی لازم را انجام می دهد و در صورت ضرورت با تعیین وقت، متقاضی و طرف را برای اخذ توضیح و رسیدگی دعوت می‌نماید.
تاریخ رسیدگی باید طوری معین شود که فاصله بین ابلاغ و روز جلسه کمتر از پنج روز نباشد. مدت مسافت هم طبق مقررات آیین دادرسی مدنی به موعد مقرر اضافه می‌گردد.
ابلاغ در محل دفتر هیأت توسط دفتر و در خارج از محل دفتر هیأت توسط مأمور ابلاغ ثبت احوال و در خارج از شهر به وسیله مأمورین پاسگاه (نیروی انتظامی) به عمل می‌آید.
اگر محل اقامت مخاطب در قلمرو هیئت حل اختلاف دیگر باشد ابلاغ توسط دفتر یا مأمور ابلاغ ثبت احوال همان محل به عمل می‌آید.
دفتر هیأت حل اختلاف باید یک نسخه از درخواست و ضمائم را در پرونده مخصوصی که برای اختلاف مربوط، تشکیل می دهد بایگانی نماید.
دفتر هیئت در صورتی که لایحه ای در مورد درخواست واصل شود آن را پیوست پرونده نموده و در وقت رسیدگی به هیئت حل اختلاف تحویل می‌دهد، به هر حال وصول یا عدم وصول لایحه مانع رسیدگی نمی باشد.
هیأت‌های حل اختلاف می‌توانند جلسه رسیدگی را با رضایت طرفین فقط برای یک بار به تأخیر اندازند و عدم حضور یک طرف مانع ادای توضیحات طرف دیگر و انجام رسیدگی نیست.
هرگاه هیأت حل اختلاف در حین رسیدگی متوجه جعلیت اسناد ثبت احوال گردید باید رسیدگی را متوقف ساخته و پرونده امر را ضمن گزارش جامعی از طریق اداره ثبت احوال مربوط جهت پیگیری موضوع به مرکز ارسال دارد.
یادآور می گردد رسیدگی به درخواست مربوط به اسناد ثبت احوال که در خارج از کشور تنظیم شده باشد با هیأت حل اختلاف
ثبت احوال امور خارجه (تهران) خواهد بود.
نحوه صدور رأی
هیأت حل اختلاف در وقت رسیدگی باید پرونده را مطالعه و بررسی نموده و پس از ملاحظه اوراق و اسناد مربوط و استماع توضیحات طرفین و درج آن در صورت مجلس و اعلام ختم رسیدگی رأی آن را ظرف 48 ساعت صادر نماید.
رأی باید کاملاً مستدل و مشروح نوشته شود و هیأت حل اختلاف پس از امضاء رأی حق تغییر آن را ندارد.
دفتر هیأت حل اختلاف مکلف است رأی هیأت را بلافاصله پس از صدور و ثبت در دفتر مخصوص برای ابلاغ به طرفین به نشانی مندرج در دادخواست ارسال دارد.
شورای عالی ثبت
از جمله مراجع برنامه ریز و تصمیم گیری در ثبت احوال شواری عالی ثبت احوال می باشد که به مطالعه اجمالی آن می پردازیم:
حدود وظایف و اختیارات شورای عالی ثبت
شورای عالی ثبت احوال عهده دار وظایف زیر می باشد:
1- مطالعه روش‌های فنی و پیشنهاد برای بهبود درباره اصلاح و تغییر فرمهای آماری و نحوه جمع آوری و انتشار آنها
2- تهیه و تنظیم دستور العملها و روشهای فنی سجلی
3- نحوه جمع آوری اوراق باطله
4- روش‌های فنی، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک سجلی
لازم به تذکر است که نحوه جمع آوری و انتشار آمار انسانی و تهیه نمونه های مربوط به پیشنهاد سازمان ثبت احوال کشور پس از جلب نظر مرکز آمار ایران و تصویب شورای عالی ثبت احوال تعیین خواهد شد.
ترکیب شورای عالی ثبت
اعضای شورای عالی ثبت احوال عبارتند از :
1- رئیس سازمان ثبت احوال یا قائم مقام او
2- یک نفر از اساتید دانشکده حقوق وانتخاب رئیس دانشگاه تهران
3- یک نفر از قضات دادگستری با انتخاب وزیر دادگستری
4- یک نفر از کارمندان مطلع ثبت احوال به انتخاب رئیس سازمان ثبت احوال
5- نماینده مرکز آمار ایران
لازم به یادآوری است که ریاست شورا با رئیس سازمان ثبت احوال یا قائم مقام او خواهد بود و تصمیمات شورا با اکثریت آراء لازم الاجرا است.